Είσαι απλά εισερχόμενος στο εργατικό δυναμικό ή σε μια νέα δουλειά με την υπάρχουσα εταιρεία σου ως διαχειριστής έργου; Μαθαίνουμε πολλά στο κολέγιο και με προγράμματα για αυτή τη θέση.
Ωστόσο, πολλά τμήματα του να είναι ένας διαχειριστής του έργου, μαθαίνονται κατά μήκος της πορείας και μέσω της εμπειρίας. Αν παίρνετε για πρώτη φορά έναν ρόλο διαχειριστή έργου, εδώ είναι μόνο πέντε συμβουλές διαχείρισης έργων που θα σας βοηθήσουν να ξεκινήσετε.
1. Χρησιμοποιήστε τα κατάλληλα εργαλεία
Επιλέγοντας τα σωστά εργαλεία διαχείρισης έργου Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft OneNote για τη Διαχείριση Έργων Πώς να χρησιμοποιήσετε το Microsoft OneNote για τη Διαχείριση Έργων Το OneNote είναι το ιδανικό εργαλείο συνεργασίας για τη διαχείριση απλών έργων σε μικρές ομάδες. Και είναι εντελώς δωρεάν. Δείτε πώς το OneNote μπορεί να βοηθήσει τα έργα σας να ξεκινήσουν! Διαβάστε περισσότερα είναι εξαιρετικά σημαντική. Αυτές οι εφαρμογές θα γίνουν οι καλύτεροι φίλοι σας καθ 'όλη τη διάρκεια των έργων σας. Εάν είστε ακόμα στον αέρα με τον οποίο μπορείτε να επιλέξετε, εδώ είναι τα χαρακτηριστικά που πρέπει να αναζητήσετε και προτάσεις που μπορείτε να εξερευνήσετε.
Ευκολία στη χρήση
Χρησιμοποιώντας ένα εργαλείο που είναι διαισθητικό στο σχεδιασμό και τα χαρακτηριστικά του είναι πιο σημαντικό από ό, τι μπορεί να σκεφτείς. Θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή που είναι εύκολο να κατανοήσετε ακριβώς έξω από την πύλη.
Πρόσβαση σε πολλαπλές πλατφόρμες
Η διατήρηση των έργων και των καταστάσεων είναι απλή με τα εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τόσο στον υπολογιστή σας όσο και στην κινητή συσκευή σας.
Χρήσιμα χαρακτηριστικά
Ορισμένες εφαρμογές είναι ισχυρές και πλήρεις. Σας επιτρέπουν να δημιουργήσετε διαγράμματα Gantt, ημερολόγια συγκεκριμένων ομάδων, λίστες εργασιών, γραμμές βάσης, αυτοματισμοί και πολλά άλλα. Για επαγγελματίες διαχειριστές έργων, όλα τα εργαλεία είναι βολικά. Αυτό περιλαμβάνει εφαρμογές όπως το Microsoft Project, το Smartsheet και το Zoho Projects.
Άλλες εφαρμογές μπορεί να μην περιέχουν όλα τα κουδούνια και σφυρίχτρες σαν παρόμοια εργαλεία, αλλά μπορεί να είναι πιο εύκολο να μάθουν και να περιλαμβάνουν τα ακριβή χαρακτηριστικά που χρειάζεστε. Για αυτήν την κατάσταση, ελέγξτε εφαρμογές όπως το Trello, το Wrike και το Asana για εργασίες, συνεργασία και απλή παρακολούθηση.
Η κατώτατη γραμμή είναι ότι θα πρέπει να προσδιορίσετε ποια χαρακτηριστικά χρειάζεστε και να θέλουν τα περισσότερα, και στη συνέχεια να ελέγξετε διάφορα εργαλεία για να μάθετε ποια είναι η καλύτερη για εσάς.
2. Χρησιμοποιήστε πρότυπα
Δεν πρέπει μόνο να προετοιμαστείτε για το έργο, αλλά και για τη "γραφειοκρατία" που σχετίζεται με τη διαχείριση του. Από το σχεδιασμό των συναντήσεων μέχρι τις αναφορές κατάστασης και τις ενημερώσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ετοιμαστείτε για το έργο σας συγκεντρώνοντας εύχρηστα πρότυπα εξοικονόμησης χρόνου.
Τα πρότυπα έρχονται σε όλα τα σχήματα και μεγέθη και πιο συχνά για εφαρμογές του Microsoft Office όπως το Word, το Excel, το PowerPoint και το OneNote. Το MakeUseOf καλύπτεται από μια ποικιλία άρθρων προτύπων για όλες τις ανάγκες του έργου σας.
- Πρότυπα διαχείρισης έργων Word Πώς να διαχειριστείτε το έργο σας με πρότυπα του Word Πώς να διαχειριστείτε το έργο σας με πρότυπα του Word Στη διαχείριση έργων, η προετοιμασία είναι η μισή μάχη. Για να οργανώσετε και να τεκμηριώσετε το έργο σας, ίσως χρειαστεί πολλές διαφορετικές εκθέσεις, φόρμες ή σχέδια. Έχουμε συντάξει μια επιλογή προτύπων του Word για να ξεκινήσετε. Διαβάστε περισσότερα
- Πρότυπα διαχείρισης έργων του Excel Πώς να κάνετε το έργο σας επιτυχημένο με πρότυπα του Excel Πώς να κάνετε το έργο σας επιτυχημένο με τα πρότυπα του Excel Τα πρότυπα του Excel είναι ένα βασικό εργαλείο στο χαρτοφυλάκιο ενός αποτελεσματικού project manager. Ακόμη και στο μικρότερο έργο, τα πρότυπα μπορούν να κάνουν τη ζωή σας πιο εύκολη και να εξοικονομήσουν χρόνο. Έχουμε καταρτίσει μια επιλογή. Διαβάστε περισσότερα
- Προγράμματα διαχείρισης έργου του PowerPoint Τα καλύτερα πρότυπα του Free PowerPoint για την παρουσίαση του έργου σας Τα καλύτερα πρότυπα δωρεάν PowerPoint για την παρουσίαση του έργου σας Πώς παρουσιάζετε το έργο σας είναι τουλάχιστον εξίσου σημαντικό με αυτό που παρουσιάζετε επειδή αυτό που θα θυμάται το κοινό σας είναι πώς τα κάνατε να αισθάνονται. Πιάστε τους με επαγγελματικά πρότυπα PowerPoint για τη διαχείριση έργων. Διαβάστε περισσότερα
- Μοντέλα διαχείρισης έργων OneNote Πώς να υιοθετήσετε πρότυπα OneNote για τη διαχείριση έργων Πώς να υιοθετήσετε πρότυπα OneNote για τη διαχείριση έργου Μια μεγάλη ποικιλία προτύπων αποτελεί ένα από τα χαρακτηριστικά που καθιστούν το Microsoft OneNote ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη διαχείριση έργων. Ας δούμε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα OneNote στο έργο σας. Διαβάστε περισσότερα
- Πρότυπα ημερήσιας διάταξης συσκέψεων 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για το Word 15 Πρότυπα Agenda Best Meeting για το Word Όταν είναι καιρός να σχεδιάσετε μια συνάντηση, δεν πρέπει να χάσετε χρόνο δημιουργώντας μια ατζέντα από την αρχή. Πολλά πρότυπα ημερήσιας διάταξης συνεδριάσεων για το Microsoft Word μπορούν να σας δώσουν μια εξαιρετική εκκίνηση. Διαβάστε περισσότερα
- Πρότυπα πρακτικών συνεδριάσεων 12 πρότυπα πρακτικών συνεδρίων για επαγγελματίες 12 καλύτερα πρακτικά συνάντησης Πρότυπα για επαγγελματίες Η λήψη σημειώσεων είναι το πρώτο βήμα για τη διατήρηση όλων των συμμετεχόντων στην ίδια σελίδα. Τα πρότυπα καθιστούν εύκολη τη λήψη αυτών των λεπτών συνάντησης. Συγκεντρώσαμε διάφορα πρότυπα για το Word, το OneNote, το Evernote και τα Έγγραφα Google. Διαβάστε περισσότερα
3. Να είστε έτοιμοι για αλλαγή
Θα ήταν υπέροχο αν κάθε έργο πήγε ακριβώς όπως είχε προγραμματιστεί από την αρχή μέχρι το τέλος. Δυστυχώς, αυτό συχνά δεν συμβαίνει. Αντιμετώπιση των ενόχων του έργου, όπως η ερπυσμό της εμβέλειας, αποτελούν μέρος της εργασίας. Ωστόσο, πιθανότατα θα εμφανιστούν άλλα πράγματα που είναι εκτός ελέγχου.
- Μπορεί να έχετε ένα μέλος της ομάδας που δεν μπορεί να ολοκληρώσει τα καθήκοντά του λόγω ασθένειας ή έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να απαιτεί να μετακινηθείτε γρήγορα για να φέρετε ένα νέο μέλος της ομάδας για να ολοκληρώσετε τις εργασίες ή ακόμα και να το πάρετε σε σας, σε ορισμένες περιπτώσεις.
- Μπορεί να έχετε ένα βραχυπρόθεσμο πρόβλημα συστήματος που εμποδίζει ολόκληρη την ομάδα σας να ολοκληρώσει εργασίες. Αυτό μπορεί να απαιτεί από εσάς όλους να εργάζεστε για επιπλέον ώρες για να φτιάξετε το χρόνο και να παραμείνετε σε σωστή πορεία.
- Μπορεί να έχετε έναν επόπτη ο οποίος σας ζητάει να κάνετε αλλαγές που ζητούνται από τον πελάτη στη μέση του έργου. Αυτό θα προκαλέσει εκτίμηση των επιπτώσεων και προσαρμογές των καθηκόντων και των προθεσμιών.
Έτσι, ετοιμαστείτε να χειριστείτε την αλλαγή, με ευελιξία και προσαρμοστικότητα όταν προκύπτουν προβλήματα.
4. Γνωρίστε την ομάδα σας
Ανάλογα με την εταιρεία και τη βιομηχανία σας, μπορεί να έχετε μια μόνιμη ομάδα ή μια ομάδα που συναρμολογείται με κάθε νέο έργο. Είτε έτσι είτε αλλιώς, να γνωρίσετε την ομάδα σας είναι ένα σημαντικό μέρος της διαχείρισης τους για ένα επιτυχημένο έργο. Αλλά αυτό μπορεί να είναι δύσκολο εάν εισέλθετε σε μια νέα εταιρεία ή σε διαφορετικό τμήμα.
Ακούστε και εμπλακείτε
Όταν συναντάμε την ομάδα του έργου σας 5 Συμβουλές για να σας βοηθήσει να κάνετε το τέλειο pitch για το αφεντικό ή την ομάδα σας 5 Συμβουλές για να σας βοηθήσει να κάνετε το τέλειο pitch στο αφεντικό ή την ομάδα σας Παρουσιάζοντας στο αφεντικό σας μπορεί να είναι μια εκφοβιστική εμπειρία. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να βεβαιωθείτε ότι ο χώρος σας είναι τέλειος. Διαβάστε περισσότερα, δώστε προσοχή στη γλώσσα του σώματος, τη στάση και το ενδιαφέρον των παρευρισκομένων σας. Ακούστε τι έχουν να πουν, να κάνουν ερωτήσεις και να ενθαρρύνουν την αλληλεπίδραση. Να είστε επαγγελματίας, αλλά μην φοβάστε να ρίξετε την αίσθηση του χιούμορ σας λίγο για να σπάσετε τον πάγο.
Κράτησε σημειώσεις
Η παρακολούθηση των καθηκόντων και των προθεσμιών των μελών της ομάδας σας αποτελεί μέρος του διαχειριστή έργου. Αλλά σημειώσεις σχετικά με τα μέλη της ομάδας σας μπορούν επίσης να σας βοηθήσουν να τα γνωρίσετε καλύτερα.
- Είναι πάντα έγκαιρα ο Bill που παρέχει τις ενημερώσεις κατάστασης σε εσάς;
- Η Carol έχει πρόβλημα να μιλήσει όταν χρειάζεται βοήθεια;
- Είναι άσχημος ο Μάρκος να ανταποκριθεί στις προθεσμίες του;
Προσπαθήστε να σημειώσετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια συναντήσεων, μετά από συνομιλίες one-on-one ή κατά την ανάγνωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μέλη της ομάδας. Αυτό θα βοηθήσει σίγουρα με τα τρέχοντα και μελλοντικά έργα μαζί τους.
5. Συνεχίστε την επικοινωνία
Ως υπεύθυνος έργου, περιμένετε επικοινωνία από την ομάδα σας . Θέλετε ενημερώσεις κατάστασης που παρέχονται και ερωτήσεις ή ανησυχίες που σας έχουν κοινοποιηθεί. Ταυτόχρονα, θα πρέπει να προγραμματίσετε να κοινοποιήσετε συγκεκριμένα στοιχεία στην ομάδα σας ως διαχειριστή έργου.
Διεξάγετε τακτικές συναντήσεις
Για να κρατήσετε την ομάδα σας σε καλό δρόμο και στην ίδια σελίδα, προγραμματίστε τις τακτικές συναντήσεις του έργου. Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να βρείτε την ημέρα και το χρόνο που λειτουργεί καλύτερα για την ομάδα και να δημιουργήσετε μια επαναλαμβανόμενη εβδομαδιαία συνάντηση. Αυτό επιτρέπει στην ομάδα σας να γνωρίζει τη ρουτίνα και να προετοιμάζεται αναλόγως.
Συνέχεια μετά από συζητήσεις
Μετά από κάθε συνάντηση, θα πρέπει να στείλετε μια συνέχεια στην ομάδα σας. Το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο πρέπει να περιλαμβάνει τα πρακτικά της σύσκεψης και τα στοιχεία δράσης που προκύπτουν από τη συζήτηση. Αυτό είναι όταν αυτά τα τέλεια πρότυπα μπορούν να έρθουν σε πρακτικό.
Παρέχετε ενημερώσεις κατάστασης
Ως υπεύθυνος του έργου, πιθανόν να αναφέρετε την πρόοδο στον άμεσο προϊστάμενό σας και ενδεχομένως να ανοίξετε την αλυσίδα στην εκτελεστική ομάδα. Όταν απαιτούνται αλλαγές από τα υψηλότερα, οι αιτήσεις προέρχονται από τον πελάτη ή η ομάδα σας απλά λαμβάνει έπαινο για την εργασία τους, φροντίστε να το μοιραστείτε μαζί τους.
Έχετε συμβουλές διαχείρισης έργων για προσθήκη;
Η διαχείριση του έργου είναι συχνά κάτι περισσότερο για τη διαχείριση των ανθρώπων. Πώς να χειριστείτε τους δύσκολους ανθρώπους ως υπεύθυνους έργων πληροφορικής. Πώς να χειριστείτε τους δύσκολους ανθρώπους ως υπεύθυνους έργων πληροφορικής. Ο διαχειριστής έργων πρέπει να διαχειριστεί διαφορετικούς ανθρώπους σε μια επιτυχημένη ομάδα έργου. Υπάρχουν κάποιες απαλές δεξιότητες που μπορείτε να καλέσετε για να κρατήσετε το έργο και την ομάδα σε καλό δρόμο. Διαβάστε περισσότερα από ό, τι αφορά τη διαχείριση εγγράφων. Συμφωνείτε;
Ποια πράγματα μάθατε μέχρι στιγμής στον ρόλο του έργου σας; Υπάρχουν διαπροσωπικές, επαγγελματικές ή προσωπικές δεξιότητες που βρίσκετε να σας βοηθήσουμε περισσότερο σε αυτή τη θέση; Υποβάλετε τις προτάσεις και τις συμβουλές σας με άλλους που είναι νέοι σε αυτό το ρόλο σχολιάζοντας παρακάτω.