Υπηρεσίες όπως τα Έγγραφα Google και τα Φύλλα Google έχουν πάρει ψηφιακούς ντόπιους από θύελλα και χρησιμοποιούνται σε ολόκληρο τον κόσμο για να συνεργαστούν σε σχολικά και επαγγελματικά προγράμματα.
Τα φύλλα του Google είναι το ισοδύναμο σε απευθείας σύνδεση του Excel Excel έναντι του Google Sheets: Ποιο είναι καλύτερο για εσάς; Excel vs. φύλλα Google: Ποιο είναι καλύτερο για εσάς; Χρειάζεστε πραγματικά το Excel; Και οι επιτραπέζιες και οι ηλεκτρονικές λύσεις έχουν τα πλεονεκτήματά τους Αν έχετε πρόβλημα να επιλέξετε μεταξύ του Excel και του Google Sheets για τη διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων σας, ας σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε. Διαβάστε περισσότερα και δεν είναι το πρώτο εργαλείο που έρχεται στο νου στη σφαίρα της ομαδικής εργασίας. Αλλά όταν συλλογίζετε δεδομένα, το λογιστικό φύλλο ως εργαλείο επεξεργασίας πληροφοριών καθίσταται αναπόφευκτο.
Αυτό το άρθρο θα σας μεταφέρει μέσω των λειτουργιών του Google Sheets και των χαρακτηριστικών που είναι απαραίτητα για τα ομαδικά προγράμματα. Ορισμένα είναι καθολικά και μπορούν να βρεθούν στο Excel, άλλα είναι μοναδικά για τα Φύλλα Google και τις επιλογές συνεργασίας που προσφέρει.
Τα βασικά
Αντικείμενο της επίδειξης
Για να αποδείξουμε τη δύναμη των Φύλλων Google, χρησιμοποιώ ένα υπολογιστικό φύλλο που δημιουργήθηκε για να αξιολογήσει τα αποτελέσματα μιας άσκησης δυναμικής ομάδας. Το σημείο της άσκησης είναι να προσδιοριστούν τα μέλη της ομάδας που υιοθέτησαν τους ρόλους μέσα στην ομάδα, όπως βλέπουν οι συνάδελφοί τους. Εάν θέλετε να μάθετε περισσότερα σχετικά με τη δυναμική της ομάδας και τους ρόλους, συνιστώ να κοιτάξετε το πλαίσιο Belbin.
Ρύθμιση υπολογιστικών φύλλων & Πηγή δεδομένων
Εν συντομία, έχω δημιουργήσει ένα φύλλο για κάθε συμμετέχοντα, στο οποίο μπορούν να αξιολογήσουν κάθε άλλο μέλος της ομάδας για καθέναν από τους εννέα ρόλους στο πλαίσιο του Belbin. Αφού δημιουργήσαμε το πρώτο πρότυπο, το έκανα διπλό αντίγραφο για να δημιουργήσω πολλαπλά πανομοιότυπα φύλλα. Τα δεδομένα εισάγονται σε ένα φύλλο επεξεργασίας, το οποίο με τη σειρά του απελευθερώνει τα αποτελέσματα στο κύριο φύλλο. Όταν λέω φύλλα, εννοώ καρτέλες μέσα σε ένα ενιαίο έγγραφο υπολογιστικού φύλλου. Εκτός από τη μέση βαθμολογία για κάθε μέλος και ρόλο της ομάδας, το κύριο φύλλο αποκαλύπτει επίσης τους ρόλους που καλύπτει η ομάδα και ποιες από αυτές λείπουν ή υποεκπροσωπούνται.
Για να δημιουργήσετε ένα τυχαίο σύνολο δεδομένων για αυτήν την επίδειξη, χρησιμοποίησα την τυχαία γεννήτρια, ένα από τα πολλά χρήσιμα πρόσθετα στο Google Drive 5 πρόσθετα στο Google Drive που χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε 5 πρόσθετα στο Google Drive που χρειάζεστε για να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google και το Google Τα υπολογιστικά φύλλα είναι και οι δύο εκπληκτικές δωρεάν υπηρεσίες, αλλά όταν συμπεριλάβετε κάποια από τα πρόσθετα που αναφέρονται εδώ, μπορεί να ανανεώσει νέα ζωή σε αυτά τα εργαλεία. Διαβάστε περισσότερα .
Έχω επισημάνει τα κελιά που χρειάζομαι γεμίσει, ορίστε το πρόσθετο για να εισαγάγετε ακέραιους αριθμούς από το 0 έως το 3 (οι επιλογές αξιολόγησης για τη δοκιμή μας), αφαιρέσατε το σημάδι ελέγχου για τις Μοναδικές τιμές και κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία . Επαναλάβω τη διαδικασία για όλα τα μεμονωμένα φύλλα δεδομένων. Δεδομένου ότι τα μέλη της ομάδας δεν υποτίθεται ότι αξιολογούν τον εαυτό τους, πήγα μέσα και αφαιρέσα τα αντίστοιχα τυχαία σημεία δεδομένων από κάθε φύλλο, δημιουργώντας μια κενή γραμμή.
Εκτός από την εισαγωγή ακέραιων αριθμών, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την τυχαία γεννήτρια για να προσθέσετε τιμές Boolean Βελτιώστε την εξεύρεση αντικειμένων με τις μηχανές αναζήτησης: Boolean Search Logic Explained Γίνετε καλύτεροι στο να βρείτε αντικείμενα με τις μηχανές αναζήτησης: Boolean Search Logic Explained Χρειάζεται μόνο χιλιάδες servers της Google μισό δευτερόλεπτο για να αναζητήσετε περίπου 50 δισεκατομμύρια σελίδες με ευρετήριο, σας χρειάζεται πολύ περισσότερο χρόνο για να σαρώσετε μόνο την πρώτη σελίδα των αποτελεσμάτων αναζήτησης. Επιπλέον, ... Διαβάστε περισσότερα, ημερομηνίες, προσαρμοσμένες λίστες και χορδές.
Πώς να βρείτε τους τύπους που χρειάζεστε
Σημειώστε ότι κάθε φορά που αρχίζετε να πληκτρολογείτε μια φόρμουλα, δηλαδή μια ισοτιμία που ακολουθείται από τουλάχιστον ένα γράμμα, το auto-suggest θα εμφανιστεί με τις διαθέσιμες λειτουργίες. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω στις προτεινόμενες λειτουργίες για να δείτε τι έχουν σχεδιαστεί να κάνουν.
Μπορείτε να ανατρέξετε σε όλους τους τύπους της λίστας λειτουργιών της Google ή να αναθεωρήσετε μερικές βασικές ενότητες, λαμβάνοντας το μάθημα Creating Simple Formulas στο GCFLearnFree.org.
Κάντε το Google Sheets Work for You
Εισαγωγή δεδομένων από άλλα φύλλα Google
Με την προϋπόθεση ότι έχετε άδεια προβολής, μπορείτε να εισάγετε δεδομένα από οποιοδήποτε φύλλο Google Πώς να εισαγάγετε δεδομένα από άλλα φύλλα εργασίας Google Πώς να εισαγάγετε δεδομένα από άλλα φύλλα εργασίας Google Οι περισσότεροι χρήστες χρησιμοποιούν μόνο ένα μικρό μέρος του δυναμικού του υπολογιστικού φύλλου Google. Ξέρετε πώς να λαμβάνετε πληροφορίες από ένα υπολογιστικό φύλλο Google σε ένα άλλο; Εδώ είναι μια λειτουργία κυττάρων για να κάνει τη δουλειά. Διαβάστε περισσότερα, αν είναι μια άλλη καρτέλα στο παρόν φύλλο ή ένα διαφορετικό έγγραφο υπολογιστικού φύλλου εξ ολοκλήρου. Μπορείτε είτε να εισαγάγετε μεμονωμένα κελιά είτε ολόκληρες στήλες ή / και σειρές. ο βασικός τύπος είναι ο ίδιος:
= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE") Το SHEET_ID αναφέρεται στη σειρά χαρακτήρων που βρίσκονται μεταξύ δύο εμπροσθίων γραμμών στην διεύθυνση URL του εγγράφου, όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. Η σειρά μπορεί να είναι αρκετά μεγάλη.
Το TAB_NAME αναφέρεται στο όνομα του μεμονωμένου φύλλου μέσα σε ένα έγγραφο. Βεβαιωθείτε ότι το κάνετε κάτι απλό, ιδανικά χωρίς κενά. Εάν το όνομα καρτέλας περιέχει κενά, χρησιμοποιήστε μεμονωμένα εισαγωγικά για να το τυλίξετε. Διαχωρίζεται από το CELL_OR_RANGE με ένα θαυμαστικό. Το CELL_OR_RANGE μπορεί να αναφέρεται σε ένα μόνο κελί, όπως το B4 ή σε μια σειρά κελιών, όπως το B: B για την αντιγραφή μιας ολόκληρης στήλης, B4: J4 για αντιγραφή από μία γραμμή ή B4: J15 για αντιγραφή σε διάφορες γραμμές και στήλες .
Προσθέστε τον τύπο στο πρώτο κελί του επιθυμητού "εύρους εισαγωγής" και θα συμπληρώσει αυτόματα όλα τα ζητούμενα κελιά στα δεξιά και / ή κάτω. Παρόλο που όταν προσπαθήσετε πρώτα να το κάνετε αυτό, μπορεί να έχετε ένα #REF! σφάλμα, όπως φαίνεται παρακάτω. Απλώς κάντε κλικ στην επιλογή Να επιτρέπεται η πρόσβαση για την εισαγωγή.
Αν αναφέρετε δεδομένα από το ίδιο έγγραφο υπολογιστικού φύλλου, θα πρέπει να λειτουργήσει μια απλουστευμένη φόρμουλα, αν και για μένα αυτό λειτουργεί μόνο με μεμονωμένα κελιά:
= TAB_NAME! CELL
Μετρήστε τα σημεία δεδομένων και υπολογίστε τους μέσους όρους
Για να υπολογίσω τη μέση βαθμολογία για κάθε μέλος της ομάδας, εισήγαγα τις αξιολογήσεις τους από όλα τα μεμονωμένα φύλλα σε ένα φύλλο επεξεργασίας χρησιμοποιώντας τον τύπο που περιγράφεται παραπάνω. Με άλλα λόγια, για κάθε μέλος της ομάδας, έχω 11 σειρές δεδομένων, με τουλάχιστον μία κενή σειρά, αφού κανείς δεν βαθμολογεί τον εαυτό του. Θα έπρεπε επίσης να λάβω υπόψη ότι αν εμφανιστούν λιγότεροι από 11 συμμετέχοντες για την άσκηση, περισσότερες από μία γραμμές θα είναι κενές, γεγονός που δημιουργεί μια πρόκληση για τον υπολογισμό του μέσου όρου. Εδώ το λύγισα.
Για να υπολογίσω τον μέσο όρο, απλώς πρόσθεσα το σύνολο τους από όλες τις μεμονωμένες αξιολογήσεις. Αυτός είναι ο τύπος για αυτό:
= SUM (START: ΤΕΛΟΣ)
Το START αναφέρεται στο πρώτο κελί, π.χ. το B5 και το END αναφέρονται στο τελευταίο κελί που θέλετε να συμπεριλάβετε, π.χ. B15.
Για να προσδιορίσω τον αριθμό των σημείων δεδομένων, χρησιμοποίησα τον τύπο COUNTIF:
= COUNTIF (B5: B15, "<4")
Ήξερα ότι οι αξιολογήσεις θα είναι οποιοσδήποτε αριθμός μεταξύ 0 και 3. Ένα κελί που περιέχει οτιδήποτε άλλο από έναν από αυτούς τους αριθμούς, που είναι όλα μικρότερα από 4, ιδανικά ένα κενό κελί, δεν χρειάζεται να μετρηθεί. Ως εκ τούτου, το αποτέλεσμα αυτής της μέτρησης θα είναι ίσο με τον αριθμό των υποβληθέντων σημείων δεδομένων.
Στη συνέχεια, συνδυάσαμε τους δύο τύπους σε μια ένθετη λειτουργία, δηλαδή να DIVIDE το SUM μου με το αποτέλεσμα COUNTIF και έτσι να υπολογίσω τον μέσο όρο σε ένα μόνο κελί:
= DIVIDE ((SUM (Β5: Β15)), (COUNTIF (Β5: Β15, "<4"))
Είναι καλό να έχετε κατά νου ότι η λειτουργία μέσα στις παρενθέσεις θα επεξεργαστεί πρώτα.
Λάβετε υπόψη ότι η απουσία παρενθέσεων ή απόσπασμα είναι η πιο συνηθισμένη πηγή σφάλματος υπολογιστικού φύλλου. Επίσης, αν χρησιμοποιείτε μορφοποίηση ευρωπαϊκών αριθμών, όπου χρησιμοποιούνται κόμματα αντί για σημεία για να διαχωρίσετε δεκαδικά ψηφία, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε προβλήματα με το κόμμα που χρησιμοποιείται για τον διαχωρισμό τιμών στον τύπο σας. δοκιμάστε να χρησιμοποιήσετε ένα ερωτηματικό αντί αυτού.
Χρησιμοποίησα και πάλι αυτόν τον τύπο, για να μετράω πόσοι άνθρωποι εμφανίζονται σε συγκεκριμένους ρόλους μέσα στην ομάδα μας. Σε αυτή την περίπτωση, χρησιμοποίησα το "> 1", δεδομένου ότι οι βαθμολογίες μεγαλύτερες από 1, δηλ. 2 ή 3, δείχνουν ότι εφαρμόζεται η δεξιότητα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη φόρμουλα COUNTIF Μίνι Excel Tutorial: Χρήση προωθημένων μετρήσεων και προσθήκη λειτουργιών στο Excel Μίνι Excel Tutorial: Χρήση προχωρημένων καταμέτρησης και προσθήκης λειτουργιών στο Excel Η μέτρηση και η προσθήκη τύπων μπορεί να εμφανίζονται γενικά σε σχέση με τους πιο εξελιγμένους τύπους Excel. Αλλά μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο όταν πρέπει να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τα δεδομένα στο υπολογιστικό σας φύλλο. Διαβάστε περισσότερα για πολλές προηγμένες λειτουργίες, όπως περιγράψαμε σε ξεχωριστό άρθρο. Ομοίως, αν χρειαστεί να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες σε ένα υπολογιστικό φύλλο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις λειτουργίες καθολικής αναζήτησης Εύρεση οτιδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο Excel με λειτουργίες αναζήτησης Βρείτε οτιδήποτε στο υπολογιστικό φύλλο Excel με λειτουργίες αναζήτησης Σε ένα γιγαντιαίο υπολογιστικό φύλλο Excel, μέχρι τώρα. Να είστε έξυπνοι και αφήστε τους τύπους να κάνουν τη σκληρή δουλειά. Οι τύποι αναζήτησης εξοικονομούν χρόνο και είναι εύκολο να εφαρμοστούν. Διαβάστε περισσότερα . Τέλος, εάν είστε περίεργοι για τη μορφοποίηση υπό όρους, συνδυάζοντας δεδομένα από διαφορετικά κελιά ή εισάγοντας εξωτερικά δεδομένα, συνιστώ το άρθρο μας σχετικά με τις χρήσιμες λειτουργίες του Φύλλων Google Εκτελέστε εκπληκτικά επιτεύγματα με αυτές τις χρήσιμες λειτουργίες του υπολογιστικού φύλλου Google Εκτελέστε εκπληκτικά διαδραστικά με αυτές τις χρήσιμες λειτουργίες του υπολογιστικού φύλλου Google ντρέπομαι να παραδεχτώ ότι μόλις πρόσφατα αποφάσισα να αρχίσω να πειραματίζομαι με το Google Spreadsheets, και αυτό που έχω ανακαλύψει είναι ότι όποια γοητεία ή δύναμη το Excel είχε πάνω μου λόγω των καταπληκτικών πραγμάτων ... Διαβάστε περισσότερα.
Απόκρυψη & Προστασία φύλλων
Για να βοηθήσω την ομάδα μου να επικεντρωθεί στα δεδομένα που έχουν σημασία, επέλεξα να αποκρύψω το φύλλο επεξεργασίας. Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στο βέλος βέλους δίπλα στο όνομα του φύλλου για να αναπτύξετε το μενού και, στη συνέχεια, επιλέξτε Απόκρυψη φύλλου . Όπως μπορείτε να δείτε στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης, μπορείτε να εμφανίσετε ένα κρυφό φύλλο μεταβαίνοντας στην προβολή Προβολή> κρυμμένα φύλλα και επιλέγοντας ξανά το φύλλο που θέλετε να εμφανίζεται.
Για να αποτρέψετε τους χρήστες από τυχαία αναστάτωση των σύνθετων τύπων ή την αλλαγή των δεδομένων, μπορείτε επίσης να επιλέξετε την επιλογή Προστασία φύλλου ... από το μενού που φαίνεται παραπάνω. Αυτό θα σας δώσει την επιλογή να προστατεύσετε μια σειρά κελιών ή ένα ολόκληρο φύλλο . Αν πάτε με το τελευταίο, μπορείτε να Εκτός από ορισμένα κελιά . Και στις δύο περιπτώσεις, μπορείτε να ορίσετε δικαιώματα και να περιορίσετε ποιος μπορεί να επεξεργαστεί αυτό το εύρος, επιτρέποντας κατ 'ουσία σε επιλεγμένους χρήστες να εκτελούν επεξεργασίες ή γενικά να εμφανίζεται μια προειδοποίηση κατά την επεξεργασία αυτού του εύρους .
Ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις για να ειδοποιηθείτε για τις αλλαγές
Όταν απελευθερώνετε ένα έγγραφο για ασύγχρονη ομαδική συνεργασία, είναι καλή ιδέα να κάνετε check in κάθε μέρα και να δείτε τι όλοι οι άλλοι έχουν κάνει. Ή ρυθμίστε τις ειδοποιήσεις, ώστε να γνωρίζετε ακριβώς τι συμβαίνει όταν.
Μεταβείτε στο Εργαλεία> Κανόνες ειδοποίησης ... και επιλέξτε την προτιμώμενη ρουτίνα σας. Μπορείτε να ειδοποιείτε κάθε φορά που γίνονται οποιεσδήποτε αλλαγές ή όταν ένας χρήστης υποβάλει μια φόρμα και μπορείτε να ειδοποιηθείτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μια ημερήσια πρόσληψη ή αμέσως .
Εφόσον τα φύλλα του Google υποστηρίζουν σχόλια, μπορείτε επίσης να λαμβάνετε ειδοποιήσεις σχετικά με σχόλια ή απαντήσεις. Κάντε κλικ στην επιλογή Σχόλια στην επάνω δεξιά γέφυρα, αναπτύξτε το μενού Ειδοποιήσεις και επιλέξτε την προτίμησή σας.
Για να δημιουργήσετε ένα σχόλιο, επισημάνετε πρώτα τα κελιά στα οποία θέλετε να σχολιάσετε, μετά πηγαίνετε στο Σχόλια> Σχόλιο .
Χρησιμοποιήστε το Ιστορικό αναθεωρήσεων για να επαναφέρετε τις εκδόσεις εγγράφων
Μερικές φορές συμβαίνουν τα πράγματα που δεν προορίζονται ή ίσως θέλετε να επαναχρησιμοποιήσετε ένα φύλλο και να το μετατρέψετε σε ένα πρότυπο 10 εκπληκτικά χρήσιμα πρότυπα υπολογιστικών φύλλων για να οργανώσετε τη ζωή σας 10 εκπληκτικά χρήσιμα πρότυπα υπολογιστικών φύλλων για να οργανώσετε τη ζωή σας Είναι η ζωή σας ένα hotch-potch of missed προθεσμίες, ξεχασμένα ψώνια και αναλήψεις υποχρεώσεων; Ακούγεται σαν να χρειάζεται να οργανωθείς. Διαβάστε περισσότερα, πράγμα που σημαίνει ότι πρέπει να διαγράψετε όλα τα δεδομένα που καταχωρίσατε στο μεταξύ. Αυτό συμβαίνει όταν το ιστορικό των αναθεωρήσεων είναι χρήσιμο. Μπορείτε να έχετε πρόσβαση σε αυτό μέσω του Αρχείου> Ανατρέξτε στο ιστορικό αναθεωρήσεων ή με τη συντόμευση πληκτρολογίου CTRL + ALT + SHIFT + G.
Αρχικά, θα εμφανιστούν οι βασικές επεξεργασίες στο ιστορικό του εγγράφου, μαζί με την ημερομηνία, την ώρα και το όνομα χρήστη του ατόμου που επεξεργάστηκε το έγγραφο. Για να δείτε κάθε βήμα, κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση λεπτομερέστερων αναθεωρήσεων στο κάτω μέρος της λίστας. Όταν εντοπίσετε την κατάσταση στην οποία θέλετε να δείτε το έγγραφο, κάντε κλικ στην επιλογή Επαναφορά αυτής της αναθεώρησης .
Κάντε περισσότερα με τα Φύλλα Google
Δεν είναι μόνο οι δυνατότητες συνεργασίας που κάνουν το Google Sheets ένα πολύ πιο ευέλικτο εργαλείο από το Excel. Σε συνδυασμό με άλλα εργαλεία Google, μπορείτε να δημιουργήσετε σύνθετες λειτουργίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδυάσετε τα Φύλλα Google με τα έντυπα Google για να δημιουργήσετε ένα κουίζ αυτοαξιολόγησης Πώς να χρησιμοποιήσετε τις φόρμες του Google για να δημιουργήσετε το δικό σας Self-Grading Quiz Πώς να χρησιμοποιήσετε τα έντυπα της Google για να δημιουργήσετε το δικό σας Self-Grading Quiz Είστε δάσκαλος ή προπονητής? Κάποιος που συμμετέχει σε μια διαδικασία πρόσληψης; Πρέπει να ελέγξετε κατά κάποιον τρόπο ότι άλλοι άνθρωποι έχουν τις δεξιότητες ή τις γνώσεις που περιμένετε από αυτούς; Λοιπόν, πρόκειται να ... Διαβάστε περισσότερα ή με το Google Analytics για την παραγωγή αυτοματοποιημένης αναφοράς Πώς να δημιουργήσετε μια αυτόματη αναφορά φύλλου εργασίας Google από τα δεδομένα του Analytics Πώς να δημιουργήσετε μια αυτόματη αναφορά του υπολογιστικού φύλλου Google από τα δεδομένα του Analytics Διαβάστε περισσότερα. Η φαντασία σας είναι το όριο.
Τι κάνετε με τα Φύλλα Google και ποιοι τύποι, δέσμες ενεργειών Google Sheets Ενισχύστε την παραγωγικότητα με αυτές τις εξαιρετικές δέσμες ενεργειών υπολογιστικών φύλλων Google Ενισχύστε την παραγωγικότητα με αυτές τις εξαιρετικές δέσμες ενεργειών υπολογιστικών φύλλων Google Εάν χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή υπολογιστικού φύλλου για την εκκαθάριση δεδομένων, τότε τα προσαρμοσμένα σενάρια θα μπορούσαν να είναι το κύριο κλειδί. Ξεκινήστε με αυτές τις εξαιρετικές δέσμες ενεργειών του Google Spreadsheet και χρησιμοποιήστε τα δεδομένα σας με νέους τρόπους. Διαβάστε περισσότερα ή πρόσθετα δεν θα μπορούσατε να ζήσετε χωρίς;