Η ενασχόληση με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι το καλύτερο μέρος της ημέρας μου. Δεν είπε ποτέ κανείς.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι αγχωτικό ακόμη και αν δεν επιδιώκετε την εισαγωγή μηδέν. Χρειάζεστε όλες τις συμβουλές που μπορείτε να πάρετε για να παραμείνετε στην κορυφή της, εκτός αν φυσικά σκοπεύετε να απομακρυνθείτε από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο συνολικά 4 Επιρροή άτομα που δεν χρησιμοποιούν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (και γιατί) 4 Επιρροή άτομα που δεν χρησιμοποιούν Email ( Και γιατί) Είναι δύσκολο να φανταστεί κανείς μια ζωή χωρίς ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, αλλά μερικοί άνθρωποι επιλέγουν να σταματήσουν να το χρησιμοποιούν εντελώς. Αυτό περιλαμβάνει τους Γερουσιαστές των ΗΠΑ και τους διάσημους κινηματογραφιστές. Διαβάστε περισσότερα . Σήμερα σας προσφέρουμε έξι συμβουλές που σας βοηθούν να μειώσετε το άγχος που σχετίζεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
1. Προγραμματίστε μαζικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αυτή η συμβουλή έχει διαφορετικό λόγο από ό, τι μπορεί να σκεφτείς. Εφαρμογές όπως το Boomerang και το SndLatr σας επιτρέπουν να προγραμματίσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αργότερα. Εδώ είναι το προφανές όφελος από αυτό. Μπορείτε να σχεδιάσετε μια δέσμη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκ των προτέρων σε μια στιγμή της ευκολίας σας και να τα στείλετε αυτόματα σε μια στιγμή της επιλογής σας.
Το κρυφό πλεονέκτημα εδώ είναι ότι με τη χρήση ενός χρονοπρογραμματιστή έχετε τον έλεγχο της χρονικής σήμανσης που βλέπει ο παραλήπτης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου . Ας δούμε πώς αυτό μπορεί να είναι χρήσιμο, αλλά πρώτα, ρωτήστε τον εαυτό σας αυτό:
- Οι άνθρωποι βλέπουν τα χρονικά σήματα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και υποθέτουν ότι είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο;
- Με βάση αυτό, υποθέτουμε ότι είστε διαθέσιμοι για κλήσεις / συνομιλίες (όταν δεν είστε);
- Οι άνθρωποι σχολιάζουν ή αμφισβητούν τις εργασιακές σας συνήθειες επειδή το χρονικό σημάδι δείχνει μια ώρα μεσονυκτίου;
Αν απαντήσατε ναι σε κάποια ή σε όλες αυτές τις ερωτήσεις, ίσως μαστίζεστε από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ειδοποιήσεις σχετικά με το διαχειριστή κλήσεων σε δυσάρεστες ώρες. Ίσως να αισθανθείτε αναγκασμένοι να πάτε σε περιττές συζητήσεις σχετικά με τη ροή εργασίας σας.
Οι ώρες γραφείων των συμβούλων μου δεν είναι μέχρι δέκα ΑΛΛΑ ΓΝΩΡΙΖΟΥΜΕ ΚΑΤΑΨΥΞΗ ΣΕ EMAIL ΣΕ 5 ΜΑΪΟΥ
- ames. (@μόρια) 6 Νοεμβρίου 2015
Εδώ είναι ένας έξυπνος τρόπος αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος. Προγραμματίστε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους χρόνους που συνήθως αφιερώνετε σε εργασίες χαμηλής προσοχής όπως συντήρηση PC. Με αυτόν τον τρόπο οι πραγματικές ώρες εργασίας σας Μπλοκάρισμα χρόνου - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Χρόνος αποκλεισμού - Το μυστικό όπλο για καλύτερη εστίαση Ψάχνετε για έναν πιο αποτελεσματικό τρόπο οργάνωσης των ημερών εργασίας σας; Δοκιμάστε τον αποκλεισμό χρόνου. Αυτή η τακτική διαχείρισης χρόνου μπορεί να σας βοηθήσει να σας κρατήσουμε σε καλό δρόμο, διατηρώντας ταυτόχρονα την απόσπαση της προσοχής σας, την αναβλητικότητα και την αντιπαραγωγική πολυλειτουργικότητα στον κόλπο. Διαβάστε περισσότερα μυστικό και μπορείτε να κατευθύνετε τους ανθρώπους στη μάθηση όταν είστε διαθέσιμοι για συνομιλία .
2. Αφήστε κενό το πεδίο Διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Είμαστε όλοι εκεί - χτυπώντας κατά λάθος Αποστολή σε ένα ημιτελές μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή στέλνοντας ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και λυπούμαστε αργότερα.
Δεν έχουν όλες οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου λειτουργία Αναίρεση αποστολής Τι είναι νέο στο Good Old Gmail; 5 Χαρακτηριστικά Θα πρέπει να ελέγξετε τι είναι νέο στο Good Old Gmail; 5 Χαρακτηριστικά που πρέπει να ελέγξετε Μπορεί να έχετε χάσει μερικές νέες δυνατότητες Το Gmail έχει προστεθεί σταδιακά κατά το παρελθόν έτος. Ας δούμε λοιπόν τι αξίζει την προσοχή μας. Διαβάστε περισσότερα όπως το Gmail, και ακόμη και αυτό το χαρακτηριστικό έρχεται με ένα ανώτατο όριο των 30 δευτερολέπτων. Εκτός αυτού, δεν μπορείτε να πάρετε τους παραλήπτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να "διαβάσετε" μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο και μόνο επειδή κάνατε λάθος να τα αποστέλλετε.
Έχω ήδη χρησιμοποιήσει τη λειτουργία αποστολής μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αναιρέστε την αποστολή του gmail, όπως και 5 φορές σήμερα.
Η έναρξη της εργασίας σήμερα ήταν ένα λάθος.- LargoSensei (@LargoSensei) 18 Νοεμβρίου 2015
Εδώ είναι ένα απλό τέχνασμα για την αποφυγή τέτοιων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το δάγκωμα των νυχιών που ακολουθεί. Μην προσθέτετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όταν αρχίζετε να γράφετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εκτός από αυτό για το τελευταίο. Θα χρησιμεύσει ως υπενθύμιση για να ελέγξετε διπλά τα πάντα που έχετε γράψει. Ακόμα κι αν συμβεί να χτυπήσετε Αποστολή, δεν θα πρέπει να ανησυχείτε για αυτό επειδή το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν πηγαίνει πουθενά μέχρι να πληκτρολογήσετε τη διεύθυνση του παραλήπτη.
3. Αποκλεισμός ή φίλτρο ανεπιθύμητων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δεν χρειάζεται να διαγράψετε το περίεργο ενοχλητικό ή άχρηστο email. Αλλά όταν λαμβάνετε μια σταθερή ροή τέτοιων ηλεκτρονικών μηνυμάτων κάθε μέρα, αναλαμβάνουν ένα μεγάλο κομμάτι του χρόνου και της προσοχής σας.
Ας πούμε ότι αν είναι στα εισερχόμενά σας, είναι στο μυαλό σας . Και δεν θέλετε το χώρο του μυαλού σας να απορροφηθεί από πράγματα που δεν θέλετε ή χρειάζεστε, τουλάχιστον όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Έχετε ένα σύστημα για να φιλτράρετε τα ανεπιθύμητα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, το Yahoo Mail και το Outlook Το φιλτράρισμα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι το καλύτερο εργαλείο σας για να διατηρείτε τα εισερχόμενά σας οργανωμένα και οργανωμένα . Δείτε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε και να χρησιμοποιήσετε φίλτρα email στο Gmail, στο Yahoo Mail και στο Outlook. Διαβάστε περισσότερα και μπλοκάρετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που στέλνουν τέτοια μηνύματα. Θα πρέπει να αναζητήσετε πώς να το κάνετε αυτό με βάση την υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή το πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα μηνυμάτων στον Thunderbird Πώς να δημιουργήσετε φίλτρα μηνυμάτων στον Thunderbird Διαβάστε περισσότερα που χρησιμοποιείτε.
Στο Gmail, θα βρείτε τις λειτουργίες φίλτρου και μπλοκ αποστολέα που είναι κρυμμένες στο αναπτυσσόμενο μενού Περισσότερα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
Τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αποκλεισμένες διευθύνσεις πηγαίνουν αμέσως στον φάκελο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε φίλτρα Gmail (και να ξεμπλοκάρετε τους αποστολείς) μέσω των ρυθμίσεων> Φίλτρα και αποκλεισμένες διευθύνσεις. Ενώ βρίσκεστε σε αυτό, δείτε τι μπορείτε να κάνετε για να σταματήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τη συσσώρευση των εισερχομένων σας 3 Εύκολοι τρόποι για να σταματήσετε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χτύπημα των εισερχομένων σας 3 Εύκολοι τρόποι για να σταματήσετε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από το χτύπημα των εισερχομένων σας Email έχει μεγάλη φήμη ως παραγωγικότητα φονιάς. Η σωστή διαχείριση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας βοηθήσει να διατηρήσετε τα εισερχόμενά σας καθαρά, αλλά δεν θα ήταν ωραίο αν ξεκινήσατε λιγότερο από αυτό; Διαβάστε περισσότερα στην πρώτη θέση.
Χτυπώντας γύρω στις ρυθμίσεις του Gmail μου και παρατηρήσατε ότι μπορείτε * τώρα * να εμποδίζετε τους ανθρώπους να σας στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα μηνύματα πηγαίνουν κατευθείαν στο spam. Παιχνίδι changer.
- Nneka M. Okona (@afrosypaella) 13 Νοεμβρίου 2015
4. Κολλήστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οθόνη έναρξης στα Windows
Βρίσκω τον εαυτό μου αναφερόμενος σε μερικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σχετίζονται με τη σύνταξη οδηγιών κάθε τόσο. Αν έχετε επίσης μερικά αγαπημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να έχετε συχνά πρόσβαση, μπορείτε να τα κρατήσετε με αστέρι. Αλλά ένας καλύτερος τρόπος για να είναι διαθέσιμος για γρήγορη πρόσβαση είναι να τους συνδέσετε στην οθόνη Έναρξη Οδηγός για τα Windows 10 μενού Έναρξη Οδηγός για τα Windows 10 Μενού Έναρξης Τα Windows 10 επιδιορθώνουν το δίλημμα Start Menu! Για να αντιμετωπίσετε το νέο μενού Start θα υπερφορτώσετε την εμπειρία των Windows 10. Με αυτόν τον εύχρηστο οδηγό, θα είστε ένας εμπειρογνώμονας σε χρόνο μηδέν. Διαβάστε περισσότερα αν βρίσκεστε στα Windows 10.
Ανοίξτε την εφαρμογή "Αλληλογραφία" και κάντε δεξί κλικ σε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να προσθέσετε στην οθόνη "Έναρξη". Στο μενού περιβάλλοντος, κάντε κλικ στο Pin για να ξεκινήσετε. Μπορείτε ακόμη να καρφώσετε έναν μεμονωμένο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην οθόνη Έναρξη:
Για να προσαρτήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μενού Έναρξη στα Windows 7 ή 8, πρώτα να το αποθηκεύσετε στον υπολογιστή σας. Τώρα μεταβείτε στην αποθηκευμένη τοποθεσία και σύρετε και αποθέστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο κουμπί μενού Έναρξη. Εγινε? Ανοίξτε το μενού Έναρξη και θα βρείτε εκείνο το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκεί ως ένα καρφιτσωμένο στοιχείο.
Μπορείτε επίσης να προσαρτήσετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο μενού περιβάλλοντος του εικονιδίου του Outlook στη γραμμή εργασιών, σύροντας το αποθηκευμένο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο εικονίδιο της γραμμής εργασιών.
5. Κύρια αναζήτηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν έχετε καλά οργανωμένα εισερχόμενα, είναι πιθανό να βρείτε τα σωστά ταχυδρομεία ταχύτερα από τα περισσότερα άτομα. Αλλά αυτό που πραγματικά σας εξοικονομεί πολύ χρόνο και πονοκέφαλος γίνεται έξυπνη στην αναζήτηση για τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία Πώς να αναζητήσετε τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία στο Gmail αποτελεσματικά Πώς να αναζητήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail αποτελεσματικά Διαβάστε περισσότερα. Επωφεληθείτε από τις λειτουργίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όπως ετικέτες και χειριστές αναζήτησης, για να περιορίσετε τις αναζητήσεις σας.
Το Gmail διαθέτει ορισμένες επιλογές σύνθετης αναζήτησης που μπορείτε να εμφανίσετε κάνοντας κλικ στο μικρό βέλος που εμφανίζεται δίπλα στο κουμπί αναζήτησης:
Ακολουθεί ένα παράδειγμα για να δείξετε το όφελος της χρήσης των χειριστών αναζήτησης για να βρείτε τα σωστά μηνύματα. Ας υποθέσουμε ότι αναζητάτε μια δέσμη φωτογραφιών PNG που αποστέλλονται ως συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail από έναν φίλο που ονομάζεται Greg.
Μπορείτε να αναζητήσετε greg για να εμφανίσετε τα μηνύματα που στέλνονται από αυτόν και στη συνέχεια να σαρώσετε τα αποτελέσματα για να βρείτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε. Αλλά ένας ταχύτερος και πιο αποτελεσματικός τρόπος για να βρείτε αυτές τις φωτογραφίες θα ήταν να χρησιμοποιήσετε ένα ερώτημα όπως το greg έχει: όνομα αρχείου συνημμένου: .png" .
Δεν ήξερα όλους αυτούς τους χειριστές της αναζήτησης Advance στο Gmail, τόσο χρήσιμο ειδικά όταν ψάχνατε για μεγάλα συνημμένα http://t.co/DK7DwjfSGz
- Onur C. Coban (@onurcancoban) στις 19 Δεκεμβρίου 2014
6. Σηκώστε το τηλέφωνο
Μερικές φορές, μια γρήγορη κλήση μπορεί να σας εξοικονομήσει πολλά email εμπρός και πίσω. Το κλειδί είναι να προσδιορίσετε ποια θέματα αντιμετωπίζονται καλύτερα μέσω τηλεφωνικής κλήσης παρά μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Θα μείνετε σίγουροι για τη διατήρηση της συνομιλίας στο σημείο, όμως. Διαφορετικά, η συνομιλία πέντε λεπτών που είχατε κατά νου θα μπορούσε να μετατραπεί σε ένα gabfest.
Πότε να χρησιμοποιήσετε το Email Versus το τηλέφωνο http://t.co/aSpMN7HzFp Καλή ανάγνωση από @DeckerComm στο @HarvardBiz #Sales #BizDev #Communication
- James Bishop (@ BishopsB2B) 17 Σεπτεμβρίου 2015
Έχετε μια πολύ σύντομη λίστα σημείων που θέλετε να συζητήσετε πριν να πραγματοποιήσετε την κλήση. Εάν φαίνεται ότι έχετε περισσότερα για να συζητήσετε από ό, τι μπορείτε να χωρέσετε σε σύντομη κλήση, αποθηκεύστε την για ένα email ή μια προγραμματισμένη συνάντηση.
Πείτε αντίο στο Inbox Zero, αν ...
Έχω φτάσει στο φάκελο εισερχόμενων μηνυμάτων και είμαι ευτυχής που το έκανα επειδή βελτίωσε τη ροή εργασίας μου. Αλλά, δεν είναι ένας στόχος που θα πρέπει να αισθάνεστε υποχρεωμένος να φτάσετε, ανεξάρτητα από το ποιος το συστήνει ως τέτοιο.
Εάν ένα κενό εισερχόμενο δεν είναι κάτι που θα λειτουργήσει για εσάς, μπορείτε να σταματήσετε ή να παραλείψετε την άσκηση. Μπορεί να αισθάνεστε σαν ένα μεγάλο βάρος έχει αφαιρεθεί από τους ώμους σας.
Ακόμα κι αν αποφασίσετε να εγκαταλείψετε το φρενήρη καθημερινό decluttering, προσπαθήστε να οργανώσετε τα μηνύματά σας . Διαφορετικά, απλά προσθέτετε περισσότερο άγχος στην ημέρα σας αφήνοντας τα εισερχόμενά σας να καταστούν άκαμπτα.
Αρχίσαμε να αγωνιζόμαστε για ένα κενό φάκελο εισερχομένων και τις πιο αποτελεσματικές στρατηγικές για την ταχεία επεξεργασία αυτού του κατακλυσμού. Ο χρόνος απόκρισης των είκοσι λεπτών έγινε ένα πρότυπο προσέλκυσης.
Αλλά θέλω να προτείνω μια εναλλακτική λύση: Δεν πρέπει όλοι να έχουν εύκολη πρόσβαση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Μερικοί άνθρωποι, όπως όσοι ασχολούνται με πελάτες όλη την ημέρα ή διαχειρίζονται μεγάλες ομάδες που επιθυμούν συχνή καθοδήγηση, θα πρέπει να είναι επαγγελματίες σε αυτή την ικανότητα. Αλλά άλλοι άνθρωποι, όπως οι προγραμματιστές υπολογιστών, οι συγγραφείς, οι διαφημιστικοί γκουρού και οι καθηγητές, θα πρέπει να είναι ελεύθεροι να πιπιλίζουν με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ακριβώς όσο θα μπορούσαν να πιπιλίσουν σε άλλες δεξιότητες που δεν σχετίζονται με την βασική τους πρόταση αξίας.
~ Cal Newport, είναι εντάξει να είναι κακό στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Είναι ώρα για κάποιες νέες συνήθειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Δημοφιλή συμβουλές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που σας ενημερώνουν για την κατάργηση της εγγραφής σας από προωθητικά μηνύματα, χρησιμοποιήστε κονσέρβες απαντήσεων 4 τρόποι δημιουργικής χρήσης των κονσερβοποιημένων απαντήσεων για την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου 4 τρόποι δημιουργικής χρήσης των κονσερβοποιημένων απαντήσεων για την παραγωγικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Αν είστε αποτελεσματικοί, κάνετε κάτι σωστό. Αυτός είναι ο λόγος για τον οποίο θα πρέπει να χρησιμοποιείτε φίλτρα email και να προγραμματίζετε την ώρα αλληλογραφίας Ένα τέχνασμα είναι να προετοιμάσετε τις απαντήσεις σε κονσέρβες για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γράφετε συχνά. Διαβάστε περισσότερα, και τα διαλείμματα από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι πρακτικά και χρήσιμα. Αλλά είναι οι μικροσκοπικές αλλαγές όπως αυτές που αναφέρονται παραπάνω που σας φέρνουν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο zen.
Είμαι τόσο # # η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μου τελειώνει σε dot ηρεμία
- Maggie Owsley (@andthen_shesaid) 8 Νοεμβρίου 2015
Ποιο απλό τέχνασμα έχει μειώσει το άγχος του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εσάς αλλάζοντας τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζετε τα εισερχόμενά σας; Πείτε μας για τα σχόλια!