Η ζωή περιστρέφεται γύρω από την επικοινωνία και κυριολεκτικά τίποτα δεν επιτυγχάνεται χωρίς αυτό. Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που διευκολύνει τη ζωή σας. Αντί να χρειαστεί να γράψετε μια επιστολή ή να προσπαθήσετε να πιάσετε κάποιον στο τηλέφωνο ή αυτοπροσώπως, μπορείτε να πληκτρολογήσετε μερικές γραμμές και να τις ολοκληρώσετε γρήγορα.
Αλλά το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί επίσης να είναι ένα σημαντικό νεροχύτη χρόνου. Αυτό συμβαίνει συνήθως όταν χρησιμοποιείται με λάθος τρόπο. Πολλοί άνθρωποι σάς στέλνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν χρειάζεστε, με θέματα που δεν αντικατοπτρίζουν το περιεχόμενο και με περισσότερες λέξεις από ό, τι είναι απαραίτητο. Αλλά μπορεί επίσης να είναι δική σας υπαιτιότητα, για παράδειγμα αν δεν επεξεργάζεστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σωστά ή καταχραστείτε τα εισερχόμενά σας ως μια λίστα "Για να κάνετε" ή "ανάγνωση". Γεγονός είναι ότι μπορείτε να περάσετε τα μηνύματά σας ταχύτερα, βελτιώνοντας τις συνήθειες σας και υιοθετώντας αυστηρά μερικές βασικές συμβουλές σχετικά με την αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Προγραμματισμός χρόνου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Αν φοβάστε να τείνετε στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας ή εάν περνάτε τακτικά πολύ χρόνο για να καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας, προσπαθήστε να ακολουθήσετε ένα πρόγραμμα. Μερικοί άνθρωποι συστήνουν να κάνουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για μια καθορισμένη ώρα δύο φορές την ημέρα. Ο χρονοπρογραμματισμός είναι έξυπνος επειδή δημιουργεί το χρονικό πλαίσιο και το χώρο του νου για να επικεντρωθεί στην επίτευξη της εργασίας. Εκτός αυτού, θα υπολογίσετε πόσο χρόνο ξοδεύετε πραγματικά με τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο έλεγχος μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μόνο δύο φορές την ημέρα δεν λειτουργεί για όλους. Αν πρέπει να παραμείνετε στην κορυφή των πραγμάτων και να ελέγχετε τα μηνύματά σας πολλές φορές όλη την ημέρα, δώστε στον εαυτό σας λίγα λεπτά κάθε ώρα, εκτός από τον έλεγχο και την επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το πρωί και το βράδυ. Αυτά τα σύντομα σπριντ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι μια ευκαιρία να απαντήσετε σε επείγοντα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να απαντήσετε σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το οποίο χρειάστηκε να λάβετε για πρώτη φορά πληροφορίες.
Η ιδέα είναι να ...
- να δημιουργήσετε ένα χρονικό όριο από τον προγραμματισμό του χρόνου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
- έχουν τη φιλοδοξία να παραμείνουν εντός αυτού του ορίου,
- γίνονται ταχύτερα, και
- σταδιακά ελευθερώστε χρόνο για το χρονοδιάγραμμά σας.
Αυτή η νοοτροπία σάς βοηθά να εστιάζετε και να γίνετε πιο αποτελεσματικοί. Συνδυάστε αυτό με όλες τις άλλες συμβουλές αποτελεσματικότητας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτό το άρθρο και σύντομα θα επιταχύνετε μέσω των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας όπως ποτέ άλλοτε.
Διαδικασία Κάθε Email που ανοίγετε
Κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανοίγετε απαιτεί να ενεργείτε με τον ένα ή τον άλλο τρόπο. Κάνοντας αυτό εξοικονομεί άμεσα χρόνο, διότι δεν θα χρειαστεί να αντιμετωπίσετε ξανά αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Επίσης, θα καθαρίσετε τα εισερχόμενά σας τουλάχιστον μία φορά την ημέρα, κάτι που αποτελεί αίσθηση απελευθέρωσης.
Για κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανοίγετε, ενεργήστε αμέσως αν είναι δυνατόν ή προγραμματίστε μια εργασία εάν είναι απαραίτητο, κατόπιν αρχειοθετήστε ή διαγράψτε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η άμεση ενέργεια μπορεί να σημαίνει ότι θα ανταποκριθείτε γρήγορα, θα κάνετε μια σύντομη τηλεφωνική κλήση, θα μεταφέρετε ημερομηνίες στο ημερολόγιό σας, θα προσθέσετε εργασίες στη λίστα σας, ηλεκτρονικά μηνύματα ή οποιοδήποτε περιεχόμενο που θα διαβάσετε αργότερα. Κάθε φορά που δεν μπορείτε να απαντήσετε ή να δράσετε αμέσως, σχεδιάστε μια απάντηση και προγραμματίστε μια εργασία για να αντιμετωπίσετε ό, τι χρειάζεται να κάνετε. Σε κάθε περίπτωση, λάβετε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τα εισερχόμενά σας.
Σημειώστε ότι στο Gmail, κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχει μια μοναδική διεύθυνση URL Ξέρετε ότι μπορείτε να μαρκάρετε συγκεκριμένα μηνύματα Gmail; Εδώ είναι πώς & γιατί ξέρατε ότι μπορείτε να σημειώσετε συγκεκριμένα μηνύματα Gmail; Εδώ είναι πώς & γιατί Πολλές περιπτώσεις έχουν γίνει για το γιατί το Gmail είναι ένα έξυπνο webmail πελάτη. Τώρα, παρόλο που είναι σχεδόν ασήμαντο να βρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail, γνωρίζοντας ότι μπορείτε να τα βρείτε δεν σημαίνει ότι θα ... Διαβάστε περισσότερα. Τώρα μην το χρησιμοποιείτε για να προσθέσετε σελιδοδείκτες στα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία σας! Αντ 'αυτού, προσθέστε το σύνδεσμο στην αντίστοιχη εργασία στη λίστα σας ή στην καταχώρηση ημερολογίου. Είναι πολύ καλύτερο από το να παρακολουθείτε αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά σας.
Για να αξιοποιήσετε στο έπακρο το χρόνο σας ...
- να ενεργείτε σε κάθε email που ανοίγετε,
- να μεταφέρετε εργασίες και ημερομηνίες στη λίστα ή στο ημερολόγιό σας
- να προσθέσετε διευθύνσεις URL ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αναφορά,
- να απαντήσετε αμέσως εάν είναι δυνατόν,
- σχεδιάστε μια απάντηση, αν χρειαστεί,
- αρχειοθετήστε ή διαγράψτε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ανοίξατε και,
- επεξεργαστείτε το φάκελο Πρόχειρα και τη λίστα εργασιών μία φορά την ημέρα.
Φιλτράρισμα και ετικέτα μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Πολλοί άνθρωποι διατηρούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στα εισερχόμενά τους επειδή δεν γνωρίζουν έναν καλύτερο τρόπο για να τα παρακολουθήσουν. Συμβάλλει στην ακαταστασία και με την πάροδο του χρόνου δυσκολεύει να βρει πράγματα. Στο Gmail, μπορείτε να βρείτε εύκολα όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας την ισχυρή λειτουργία αναζήτησης. 5 Προχωρημένοι χειριστές αναζήτησης Gmail πρέπει να ξέρετε 5 προηγμένες λειτουργίες αναζήτησης Gmail πρέπει να ξέρετε Το Gmail είναι ένας έξυπνος webmail πελάτης με πολλές φοβερές λειτουργίες. Όντας μια υπηρεσία Google, ένα από τα δυνατά της είναι προφανώς η Αναζήτηση. Και αυτό είναι ακριβώς το πώς η Google έκανε επανάσταση στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Στο Gmail δεν έχετε πραγματικά ... Διαβάστε περισσότερα. Εναλλακτικά, μπορείτε να επισημάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα βρείτε γρήγορα, αν τα έχετε κρατήσει στα εισερχόμενά σας ή τα ταξινομήσετε σε φακέλους για να τα ανακτήσετε αργότερα.
Αντί να ρυθμίζετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μη αυτόματο τρόπο, μπορείτε να ρυθμίσετε φίλτρα για να επεξεργάζεστε αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε τακτικά 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ιεραρχήσετε και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας Τι φίλτρα πρέπει να έχουν όλοι οι άνθρωποι στο οπλοστάσιό τους ότι τα εισερχόμενά τους είναι τόσο τακτοποιημένα όσο τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα πρώτα πέντε φίλτρα σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα, συμπεριλαμβανομένων των ειδοποιήσεων, των συνδρομών, των digests, αλλά και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από συγκεκριμένα άτομα. Αντί να δημιουργήσετε ένα νέο φίλτρο για κάθε μεμονωμένη πηγή, δημιουργήστε ένα ψευδώνυμο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Divide & Conquer Το Email σας με τη δύναμη των Alias Gmail Χωρίστε και κατακτήστε το email σας με τη δύναμη των ψευδώνυμων Gmail Όταν πρόκειται για την οργάνωση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η άμεση αντίδραση είναι συχνά όλα σχετικά με φακέλους, ετικέτες, φίλτρα, σήματα προτεραιότητας και τέτοια πράγματα. Όχι ότι κανένα από αυτά δεν είναι κακό - στην πραγματικότητα, το μεγαλύτερο μέρος ... Διαβάστε περισσότερα για τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (π.χ. ειδοποιήσεις φόρουμ ή συνδρομές ενημερωτικών δελτίων) και φιλτράρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου βάσει της ηλεκτρονικής διεύθυνσης στην οποία αποστέλλονται. Κατευθυνόμενοι τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον δικό τους αποκλειστικό φάκελο, δεν θα φράξουν τα εισερχόμενά σας, δεν θα χάνετε χρόνο για να τα επεξεργαστείτε και μπορείτε να τα διαβάσετε όποτε έχετε χρόνο.
Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας είναι να ...
- μάθετε πώς να κάνετε αναζήτηση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο,
- ετικέτα και
- sort emails,
- ιδανικά με αυτοματοποιημένα φίλτρα, όπου είναι δυνατόν, και
- να τους παρακάμψετε τα εισερχόμενά σας, εάν δεν χρειάζεται να τα αντιμετωπίσετε αμέσως.
Μειώστε το εισερχόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Καθώς αρχίζετε να καθαρίζετε τα εισερχόμενά σας καθημερινά, θα παρατηρήσετε ποια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν χρειάζεστε. Αντί να ρυθμίσετε φίλτρα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν θέλετε πραγματικά να λάβετε ή δεν θα έχετε ποτέ το χρόνο να διαβάσετε, να ενεργήσετε. Αυτό μπορεί να σημαίνει ότι καταργείτε την εγγραφή σας από ένα ενημερωτικό δελτίο που δεν έχετε ποτέ διαβάσει, να πείτε σε έναν φίλο να μην σας προωθήσει κινούμενα σχέδια πια, ή να ζητήσετε από έναν συνάδελφο να σας αποστείλει μόνο τα σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Με λίγα λόγια, απευθυνθείτε σε άχρηστα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, καταργήστε την εγγραφή σας αυστηρά και, αν χρειάζεται, φιλτράρετε στον κάδο απορριμμάτων.
Ορίστε ένα παράδειγμα: Κρατήστε τα δικά σας μηνύματα καθαρά και σύντομα
Χρειάζεται χρόνος για να συντάξετε ένα περίπλοκο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Και χρειάζεται χρόνος για να το διαβάσετε και να το επεξεργαστείτε. Αποθηκεύστε τον εαυτό σας και τους άλλους χρόνο και μάθετε να κρατάτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σαφή και σύντομη.
Αυτό ξεκινά με μια καλή γραμμή θέματος. Βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζει σαφώς το περιεχόμενο του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Αυτό γίνεται ευκολότερο εάν κολλήσετε σε ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τέλος, κρατήστε το email σας σύντομο. Δεν θα προτείνω πολιτική μιας φράσης, αλλά τα μηνύματα καθημερινής εργασίας θα πρέπει να είναι σύντομα. Κάνετε τη σκέψη και εξαγάγετε την ουσία του τι θέλετε να επικοινωνήσετε πριν στείλετε.
Οι παραλήπτες σας θα αγαπήσουν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας εάν περιέχουν ...
- μια σαφή γραμμή θέματος,
- ένα θέμα ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,
- βασικές ιδέες που εκφράζονται σαφώς στο
- όχι περισσότερες από 1-5 ποινές.
Χρησιμοποιήστε κονσέρβες απαντήσεις
Εάν λαμβάνετε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περισσότερο ή λιγότερο απαιτούν μία και την ίδια απάντηση, δημιουργήστε ένα πρότυπο και ρυθμίστε μια κονσερβοποιημένη απάντηση. Αυτό μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο και είναι πολύ εύκολο να κάνει με το Gmail. Έχουμε αφιερώσει ένα ολόκληρο άρθρο για το πώς να Email ταχύτερη και καλύτερα με κονσερβοποιημένες απαντήσεις Email ταχύτερη και καλύτερα με κονσερβοποιημένες απαντήσεις Email ταχύτερη και καλύτερα με κονσερβοποιημένες απαντήσεις Δεν έχω χρόνο για να μαγειρέψουν το γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Έχετε κουραστεί να πληκτρολογήσετε τις ίδιες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Σκεφτείτε ... Διαβάστε περισσότερα.
Χρησιμοποιήστε Συντομεύσεις πληκτρολογίου
Τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προσφέρουν συντομεύσεις πληκτρολογίου. Το Gmail για παράδειγμα έχει συντομεύσεις για την απάντηση (α), τη διαγραφή (SHIFT + 3) ή την αρχειοθέτηση ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (α). Συγκεντρώσαμε εδώ μια σύνοψη PDF των χρήσιμων συντομεύσεων Gmail. Σημειώστε ότι ίσως χρειαστεί να ενεργοποιήσετε τις συντομεύσεις πληκτρολογίου. Περάστε μερικά λεπτά για να μάθετε συντομεύσεις πληκτρολογίου για τον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που επιθυμείτε και θα επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πολύ πιο γρήγορα κάθε μέρα.
Εδώ είναι μερικές περισσότερες συμβουλές για την αποτελεσματικότητα του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να σας βοηθήσουμε να χρησιμοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο πιο αποτελεσματικά 10 Συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να στείλετε email πιο αποτελεσματικά 10 Συμβουλές για να σας βοηθήσουμε να στείλετε email αποτελεσματικότερα Η καλύτερη συμβουλή που έχω ακούσει για την παραγωγικότητα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και email είναι - το πρωί. Είναι λίγο παράδοξο, αλλά αλήθεια ότι το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και η παραγωγικότητα είναι στο loggerheads ... Διαβάστε περισσότερα.
συμπέρασμα
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα εργαλείο επικοινωνίας που πρέπει να σας εξυπηρετεί, όχι να ελέγχετε τη ζωή σας. Είναι σαφές τι θέλετε να επιτύχετε με αυτό το εργαλείο επικοινωνίας, πώς θέλετε να περάσετε το χρόνο σας και να αυτοματοποιήσετε ή να εξαλείψετε οτιδήποτε βρίσκεται ανάμεσα σε εσάς και την επεξεργασία του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου γρήγορα. Εάν γίνει σωστά, η εκκαθάριση των εισερχομένων σας δεν χρειάζεται να πάρει πολύ χρόνο. Και μόλις έχετε μια καλή ρουτίνα, δεν θα ανησυχήσετε να μην ελέγχετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για μερικές ώρες ή μια μέρα καθώς κάνετε πιο σημαντική δουλειά. Θα γνωρίζετε ότι η ρουτίνα σας θα σας αφήσει να οργώσετε μέσα από ένα πλημμυρισμένο εισερχόμενό σας σε χρόνο μηδέν.
Έχετε συμβουλές επεξεργασίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχω χάσει;
Εικόνα: Λογότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω Shutterstock, ρολόι & ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μέσω Shutterstock, Inbox μέσω Shutterstock, εισερχόμενων μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Shutterstock, φωνή ομιλίας μέσω του Shutterstock