182.900.000.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
182, 9 δισ. Ευρώ.
Αυτά είναι περισσότερα από 25 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανά κάθε ανθρώπινο μυαλό στον πλανήτη.
Και αυτό ακριβώς στέλνουμε σε μια μέρα (PDF).
Δεδομένου του τρελού ποσού των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται και λαμβάνονται καθημερινά, δεν είναι περίεργο ότι αυτή η ηλεκτρονική επικοινωνία έχει καταστεί πάρα πολύ δύσκολο να χειριστεί για τόσους πολλούς από εμάς. Αλλά μην ανησυχείτε, εδώ είναι μερικά μυστικά παραγωγικότητας που μπορούν να σας βοηθήσουν να δαμάσετε το θηρίο.
Χρησιμοποιήστε κονσέρβες απαντήσεις
Δεν μπορώ να τονίσω τη σημασία αυτού του. Είναι πιθανό, απαντάτε σε πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τον ίδιο τρόπο, αν είναι μια άρνηση υποβολής, αναγνωρίζοντας τις προσπάθειες ενός συνάδελφου ή έναν απλό χαιρετισμό. Το μόνο πράγμα που πρέπει απολύτως να κάνετε είναι να δημιουργήσετε κονσέρβες απαντήσεων για τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Είναι πολύ εύκολο να δημιουργήσετε κονσέρβες απαντήσεων στο Gmail Email Ταχύτερη και καλύτερη με κονσέρβες απαντήσεις Email Ταχύτερη και καλύτερη με κονσερβοποιημένες απαντήσεις Δεν έχετε χρόνο για να μαγειρέψετε το μεσημεριανό γεύμα; Δεν υπάρχει πρόβλημα, αρπάξτε ένα κουτί. Χρειάζεστε κάποιες κάμπινγκ που δεν θα πάει άσχημα; Εύκολο, πάρτε μερικά κονσερβοποιημένα τρόφιμα. Έχετε κουραστεί να πληκτρολογήσετε τις ίδιες απαντήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου; Δοκιμάστε τα κονσέρβες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου! Σκεφτείτε ... Διαβάστε περισσότερα ή οποιοδήποτε άλλο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανεξάρτητα από το πόσο γρήγορα είναι ένας δακτυλογράφος είστε, δεν είστε ταχύτεροι από δύο κλικ του ποντικιού σας, σωστά; Αποθηκεύστε λίγο χρόνο και κάντε αυτό τώρα.
Ρύθμιση φίλτρων & ετικετών / φακέλων
Ο καλύτερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε μια υπερφόρτωση είναι να το λύσετε πρώτα. Αυτό σημαίνει ότι χρησιμοποιείτε φίλτρα και ετικέτες / φακέλους στα εισερχόμενά σας. Το Outlook έχει φακέλους, το Gmail έχει ετικέτες και και τα δύο έχουν φίλτρα που μπορείτε να ρυθμίσετε ώστε να δρομολογούν αυτόματα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε αυτούς τους φακέλους και ετικέτες. Μπορείτε να ορίσετε προηγμένα φίλτρα 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ιεραρχήσετε και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας Τι φίλτρα πρέπει να έχουν όλοι οι άνθρωποι στο οπλοστάσιό τους έτσι ώστε τα εισερχόμενά τους να είναι ομοιόμορφα με τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε να δημιουργείτε τα πρώτα πέντε φίλτρα σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα στο Gmail σύμφωνα με τις προσαρμοσμένες ανάγκες σας. Στην πραγματικότητα, το Gmail προσφέρει να παραγγείλετε αυτόματα κάποια παραγγελία στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο 6 τρόποι να ανακτήσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας 6 τρόποι για να ανακτήσετε τα εισερχόμενα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας Υπάρχει κάτι άλλο που είναι τόσο χρήσιμο, διαδεδομένο και απογοητευτικό ως ένα inbox email; Έχει περάσει για πάντα και συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, και όσο συνεχίζουμε να το χρησιμοποιούμε, άνθρωποι σαν εμένα θα ... Διαβάστε περισσότερα με τα νέα εισερχόμενα προτεραιότητας.
Παίρνουν αρκετό χρόνο για να δημιουργήσουν και να κατηγοριοποιήσουν καλά, και ο πρώτος μήνας απαιτεί σταθερή εισροή από εσάς. Αλλά αξίζει τον κόπο σας μακροπρόθεσμα. Μη βάζετε μόνο τα βιαστικά τα πράγματα κάτω από τις ετικέτες και τα φίλτρα, σκεφτείτε και κατηγοριοποιήστε καλά γιατί αυτή είναι η αυτοματοποίηση που θα χρησιμοποιήσουν τα εισερχόμενά σας για το υπόλοιπο της ζωής σας.
Θεωρώ ότι είναι καλύτερο να κάνετε έναν έλεγχο σε 3 βήματα πριν φιλτράρετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Ρωτήστε τον εαυτό σας ποιο θα είναι το καλύτερο όνομα ετικέτας / φακέλου (εάν υπάρχει ή όχι) για αυτό το μήνυμα.
- Ελέγξτε εάν το όνομα υπάρχει ήδη και, αν όχι, δημιουργήστε το.
- Ρωτήστε τον εαυτό σας εάν αυτό το όνομα πρέπει να είναι ξεχωριστή οντότητα ή να υποδιαιρείται σε έναν από τους υπάρχοντες φακέλους.
Κάνετε αυτό κανονικά και τα εισερχόμενά σας θα είναι μαγικά καθαρότερα.
Λάβετε τον κατάλογο των υποχρεώσεών σας αλλού
Πείτε το με τους φίλους μου: "Τα εισερχόμενά σας δεν είναι η λίστα των υποχρεώσεών σας". Ο Vivek Haldar της Google έγραψε για αυτό κάπου πίσω και δεν θα μπορούσα να συμφωνήσω περισσότερο. Εδώ είναι η λήψη Haldar:
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι ένα τρομερό μέρος για μια λίστα με todo. Πραγματικά δεν καταλαβαίνω πώς μπορεί κανείς να καρφώσει στο GTD να στείλει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν μπορεί να ενεργοποιηθεί. Μόλις το διαβάσετε και το καταλάβετε, μπορεί να καταλήξετε με μια σαφή ενέργεια, αλλά τα εισερχόμενά σας δεν είναι το μέρος για να το σπρώξετε.
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σας αφορά την επικοινωνία, οπότε αφήστε το για αυτό. Υπάρχουν πολλές φανταστικές εφαρμογές για τις λίστες υποχρεώσεων και θα ήθελα να συστήσω ανεπιφύλακτα Any.do ή Wunderlist Wunderlist - Η καλύτερη λίστα εφαρμογών στο iPhone [iOS] Wunderlist - Η καλύτερη λίστα εφαρμογών στο iPhone [iOS] Η λίστα Wunder είναι ένας από τους απλούστερους τρόπους για να παρακολουθείτε τι πρέπει να κάνετε. Έχει ένα κομψό περιβάλλον εργασίας που έχει νόημα. Ο καθένας μπορεί να το πάρει και να καταλάβει πώς ... Διαβάστε περισσότερα.
Κατάργηση εγγραφής από Junk
Δεν θα πιστέψετε πόσες ενημερωτικές εκδόσεις και άλλα μηνύματα ανεπιθύμητης αλληλογραφίας ενοχλούν τα εισερχόμενά σας, παρά το φίλτρο ανεπιθύμητης αλληλογραφίας. Και μόλις αρχίσει να δημιουργείται ακαταστασία, μπορεί γρήγορα να ξεφύγει από τον έλεγχο. Για να το σταματήσει στις διαδρομές του, πρέπει να ξεκινήσετε να καταργείτε την εγγραφή και υπάρχει ένα πραγματικά εύκολο τέχνασμα για να το κάνετε αυτό.
Στο πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, απλά αναζητήστε τη λέξη "unsubscribe". Επισυνάπτεται στο τέλος κάθε ενημερωτικού δελτίου, επομένως θα δείτε ξαφνικά μια λίστα όλων των μαζικών μηνυμάτων στα εισερχόμενά σας. Τώρα απλά ανοίξτε τους ένα προς ένα και καταργήστε την εγγραφή. Συνιστώ να χρησιμοποιείτε το παράθυρο προεπισκόπησης του Gmail όταν κάνετε κάτι τέτοιο για να επιταχύνετε τα πράγματα.
Υπάρχουν επίσης πρόσθετα και υπηρεσίες για την γρήγορη κατάργηση της εγγραφής από τις λίστες αλληλογραφίας Clear Out Your Inbox: Γρήγορη Διαγραφή από πολλαπλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Διαγραφή των εισερχομένων σας: Γρήγορη κατάργηση εγγραφής από πολλαπλά ενημερωτικά δελτία με αυτά τα εργαλεία Η κατάργηση της εγγραφής από τα ενημερωτικά δελτία είναι κάτι περισσότερο από spam. Τα περισσότερα από τα ενημερωτικά δελτία που συμπληρώνουν τα εισερχόμενά μας δεν πωλούν φάρμακα ή προσφέρουν χρηματικά έπαθλα - είναι γνήσια ενημερωτικά δελτία από αξιόπιστες εταιρείες που εγγραφόμαστε εμείς οι ίδιοι ... Διαβάστε περισσότερα ή μάζεμα τους σε e-mail digests.
Η χρυσή ερώτηση για να ρωτήσει κάθε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο
Αυτό είναι το biggie και αυτό είναι που με βοήθησε να κρατήσω πάνω από την υπερβολική φόρτωση των εισερχομένων μου κατά το περασμένο έτος. Ο Tom Stafford του BBC Future πρόσφερε ένα χρυσό ερώτημα για να ρωτήσετε τον εαυτό σας κατά το άνοιγμα οποιουδήποτε μηνύματος:
"Αν δεν έχω αυτές τις πληροφορίες στα εισερχόμενά μου, θα έβγαινα έξω ψάχνοντας για αυτό;"
Εάν η απάντηση είναι αρνητική, μην χτυπάτε απάντηση ή πατήστε διαγραφή χωρίς να το ανοίξετε. Είναι τόσο απλό. Όχι, δεν πρόκειται να χάσετε τίποτα τεράστιο - το έχω κάνει για ένα χρόνο και πραγματικά λειτουργεί. Εδώ είναι η εξήγηση του Stafford για αυτό:
Πουθενά αυτό δεν είναι πιο εμφανές από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο της ομάδας και τη χιονοστιβάδα των απαντήσεων που ακολουθεί συνεχώς. Αντικαταστήστε την υπενθυμίζοντας ότι δεν πρέπει να απαντήσετε σε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ότι πολλά θέματα θα είναι - και θα πρέπει - να αντιμετωπιστούν από άλλους ανθρώπους. Ρωτήστε τον εαυτό σας: "Εάν δεν έχω αυτές τις πληροφορίες στα εισερχόμενά μου, θα έβγαινα έξω ψάχνοντας για αυτό;" Τις περισσότερες φορές η απάντηση είναι πιθανώς "όχι", και αυτό είναι ένα σημάδι ότι κάποιος άλλος ελέγχει την προσοχή σας.
Μοιραστείτε το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο
Ο καθένας έχει τα δικά του ηλεκτρονικά μηνύματα για να διαχειριστεί την ακαταστασία και ο καλύτερος τρόπος για να μάθει είναι να τα μοιράζεται. Έχουμε επίσης τον δικό μας Οδηγό Gmail για όλους. Βοηθά, όπως και οι συμβουλές από pro χρήστες. Αν Stafford δεν είχε γράψει αυτό το άρθρο, θα εξακολουθούσα να πνίγεται σε μηνύματα και είμαι για πάντα ευγνώμων γι 'αυτόν.
Λοιπόν, πείτε μου πώς χειρίζεστε την υπερφόρτωση του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου 3 Συμβουλές για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης email στο Gmail [Show & Tell] 3 Συμβουλές για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail [Show & Tell] Οι περισσότεροι από εμάς υποφέρουν από υπερφόρτωση πληροφοριών. Το να είστε συγκλονισμένοι με ιδιωτικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να μην είναι ένα μεγάλο ζήτημα και να αγνοήσετε το ήμισυ των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι πραγματικά αποδεκτό σε κάποιο βαθμό. Σε μια επαγγελματική ζωή όμως, ... Διαβάστε περισσότερα; Δεν υπάρχουν λανθασμένες απαντήσεις εδώ, παιδιά.
Συντελεστές εικόνας: Pete, Lars Plougmann