Εάν πραγματοποιείτε συναντήσεις χωρίς ημερήσια διάταξη ή κρατάτε πρακτικά σε απλά παλιά έγγραφα του Word, οι συναντήσεις και οι αναφορές σας δεν είναι ίσως τόσο χρήσιμες όσο θα μπορούσαν. Ενώ οι περισσότεροι από εμάς δεν ανυπομονούμε να παρευρεθούμε σε συναντήσεις, υπάρχουν εντούτοις φοβερά ηλεκτρονικά εργαλεία 10+ Μεγάλη Εργαλεία Online Για Συναρμολόγηση Ομάδων & Συνεδριάσεις 10+ Μεγάλη Εργαλεία Online Για Συναρμολόγηση Ομάδων & Συνεδριάσεις Πώς διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπους που είναι διανεμημένοι γεωγραφικά; Πώς συντονίζετε τις διεθνείς ζώνες ώρας; Η έννοια της εργασίας μέσω του Διαδικτύου έχει αρχίσει να εισέρχεται στο καθημερινό εργασιακό περιβάλλον, ... Διαβάστε περισσότερα που μπορούν να βοηθήσουν τις συναντήσεις να γίνουν πιο παραγωγικές και λιγότερο χρονοβόρες για όσους σχεδιάζουν και διευκολύνουν.
Πρόσφατα σκόνταψα σε μια κορυφαία ηλεκτρονική εφαρμογή διαχείρισης συσκέψεων που ονομάζεται yaM (που αντιπροσωπεύει ακόμα μια συνάντηση). Το yaM είναι σαν ένας εικονικός βοηθός για την παραγωγή επαγγελματικών αναζητήσεων και μικρών αναφορών, παρέχοντας παράλληλα εργαλεία που βοηθούν τους συμμετέχοντες στην ανταλλαγή ιδεών, κάνουν ανάλυση προϊόντων και κόστους και ενσωματώνουν τους λογαριασμούς cloud online, όπως το Dropbox, το Ημερολόγιο Google και το Evernote.
Το yaM μπορεί να χρησιμοποιηθεί και με τους δύο διαδικτυακούς χώρους συνάντησης όπως το Google Hangouts Συμβουλές Σχεδιασμός & Κράτηση Αποτελεσματικές Συναντήσεις Με το Google Hangouts Συμβουλές Σχεδιασμός & Κράτηση Αποτελεσματικών Συναντήσεων Με το Google Hangouts Με την τεχνολογία του Διαδικτύου σήμερα, οι συναντήσεις στο διαδίκτυο μπορούν να είναι αποδοτικές και οικονομικές, μπορείτε να τα προγραμματίσετε και να χρησιμοποιήσετε εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου. Για τους τελευταίους μήνες, συμμετείχα σε ηλεκτρονικές συναντήσεις ... Διαβάστε περισσότερα, ή σε παραδοσιακές ρυθμίσεις εκτός σύνδεσης. Ως μια εφαρμογή web, είναι παρόμοια με Agreedo Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε τα δικά σας επαγγελματικά πρακτικά για δωρεάν online Agreedo: Γράψτε & Διαχειριστείτε τις επαγγελματικές σας συνάντηση λεπτά για δωρεάν online Για αρκετές εβδομάδες τώρα έχω ψάξει για ένα εύκολο στη χρήση ιστοσελίδα ή εφαρμογή που θα μου επέτρεπε να τηρούν και να αποθηκεύει τα πρακτικά των συνεδριάσεων. Η παραδοσιακή προσέγγιση του εγγράφου κειμένου δεν είναι πλέον παραγωγική ... Διαβάστε περισσότερα, αλλά είναι πολύ πιο προηγμένη χωρίς να είναι περίπλοκη.
Δημιουργία ημερησίας διάταξης
Μετά την εγγραφή ενός λογαριασμού στο yaM, μπορείτε να ξεκινήσετε αμέσως την ανάπτυξη μιας ημερήσιας διάταξης για την επόμενη σας συνάντηση. Μπορείτε απλά να προσθέσετε στοιχεία της ατζέντας στην αριστερή πλευρά του χώρου εργασίας, μαζί με τη διάρκεια του χρόνου και το όνομα του υπεύθυνου για αυτό το θέμα.
Μπορείτε εύκολα να ορίσετε ονόματα στα στοιχεία της ημερήσιας διάταξης, αλλά οι συμμετέχοντες πρέπει να εγγράψουν ένα λογαριασμό στο yaM, το οποίο μπορείτε να τους στείλετε πρόσκληση για να το κάνετε μέσα από το χώρο εργασίας. Έχοντας καταγραφεί οι συμμετέχοντες καθιστά το yaM ένα πολύ πιο συνεργατικό εργαλείο διαχείρισης συνάντησης, επειδή κάθε συμμετέχων μπορεί ταυτόχρονα να προσθέσει σημειώσεις στο χώρο εργασίας κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ενώ είναι πιο αποδοτικό να έχει ένα άτομο εκχωρηθεί ως λεπτό αποδέκτη, υπάρχουν και άλλα χρήσιμα εργαλεία στο yaM που το κάνουν εξαιρετικό για συνεργασία.
Όταν δημιουργείτε την ατζέντα σας, μπορείτε να την εκτυπώσετε ή να την μεταφέρετε στους συμμετέχοντες. Κάθε εγγεγραμμένος συμμετέχων θα λάβει μια αναφορά συνεδρίασης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, η οποία φυσικά περιλαμβάνει την υλικοτεχνική υποστήριξη των μέσων μαζικής ενημέρωσης, τον κατάλογο των στοιχείων της ημερήσιας διάταξης και έναν σύνδεσμο στον εργασιακό χώρο του online yaM. Το καλύτερο από όλα, η κυκλοφοριακή σας ατζέντα είναι επαγγελματικά μορφοποιημένη και εύκολη στην ανάγνωση. Τα στοιχεία της ατζέντας μπορούν επίσης να αντιγραφούν και να προστεθούν σε μια νέα συνάντηση. Θα ήταν ακόμη καλύτερο, ωστόσο, αν οι προγραμματιστές μπορούσαν να δημιουργήσουν έναν τρόπο δημιουργίας πρότυπων θεμάτων της ατζέντας που αποτελούν αυτόματα μέρος κάθε νέας συνάντησης.
Λήψη λεπτών
Η προσθήκη σημειώσεων και στοιχείων δράσης στο yaM είναι εξίσου εύκολη με τη δημιουργία ατζέντας. Τα πρακτικά αποτελούνται από τέσσερις τύπους περιεχομένου: σημειώσεις, στοιχεία δράσης, συνημμένα αρχεία και εργαλεία συνεργασίας σε πραγματικό χρόνο.
Ο τρόπος με τον οποίο το yaM δημιουργείται στην πραγματικότητα θα μπορούσε να βοηθήσει τους συμμετέχοντες στις συνεδριάσεις να μείνουν εστιασμένοι, ειδικά αν όλοι έχουν το χώρο εργασίας ανοιχτό στον υπολογιστή τους κατά τη διάρκεια της συνάντησης. Ο αποδέκτης λεπτών μπορεί εύκολα να προσθέσει ένα στοιχείο δράσης, με ημερομηνία λήξης, και το όνομα του υπευθύνου. Παραδόξως, ωστόσο, μόνο ένα άτομο μπορεί να καταγραφεί ως υπεύθυνο για κάθε στοιχείο ενέργειας.
Όπου yaM επίσης λάμπει είναι η συλλογή του ενσωματωμένα εργαλεία συνεργασίας που επιτρέπουν στα μέλη να κάνουν Pro / Con Ανάλυση, Product Analysis, ιδέες brainstorming ή να ψηφίσουν για σημαντικές αποφάσεις. Υπάρχει επίσης ένα εργαλείο για την λεγόμενη ανάλυση SWAT, η οποία συνεπάγεται τη συζήτηση και την καταγραφή των δυνατών, των αδυναμιών, των ευκαιριών και των απειλών ενός συγκεκριμένου έργου, ιδέας ή απόφασης.
Θα δείτε ότι αυτά τα εργαλεία συνεργασίας και διαχείρισης συνεδριάσεων μπορούν να είναι πολύ χρήσιμα για τη δέσμευση των συμμετεχόντων και, ενδεχομένως, για την καλύτερη ανάλυση και λήψη αποφάσεων. Μπορείτε επίσης να εκτυπώσετε ή να στείλετε με email το περιεχόμενο των μεμονωμένων εργαλείων συνεργασίας στους συμμετέχοντες κατά τη διάρκεια της συνάντησης. (Σημείωση: οι ιδέες για άλλα ηλεκτρονικά εργαλεία συνεργασίας εξετάζονται εδώ) Τα 6 καλύτερα εργαλεία συνάντησης ελεύθερης σε απευθείας σύνδεση για να συνεργαστείτε με την ομάδα σας Τα 6 καλύτερα δωρεάν εργαλεία συνάντησης σε απευθείας σύνδεση Συνεργάτες με την ομάδα σας Οι μικρές ομάδες δεν χρειάζονται δαπανηρές εφαρμογές για συνεργασία. έξι φανταστικά εργαλεία που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να διαχειριστείτε τα δεδομένα της ομάδας σας, την επικοινωνία και πολλά άλλα.
Όπως και με τις ημερήσιες διατάξεις, οι αναφορές λεπτών μπορούν επίσης να εκτυπωθούν ή να κυκλοφορήσουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Τα πρακτικά είναι τόσο καλά διαμορφωμένα ώστε οι συμμετέχοντες στη συνάντηση δεν θα έχουν καμία δικαιολογία για να μην τις επανεξετάσουν. Οι ημερήσιες διατάξεις και τα πρακτικά αρχειοθετούνται επίσης για το yaM, οπότε οι συμμετέχοντες μπορούν να συνδεθούν στο λογαριασμό τους και να τους αναθεωρήσουν ανά πάσα στιγμή.
Άλλα εργαλεία
Το yaM περιλαμβάνει πρόσθετα εργαλεία για την παρακολούθηση του χρόνου κατά τη διάρκεια των συναντήσεων, τη ρύθμιση των ημερομηνιών των συναντήσεων στο ενσωματωμένο ημερολόγιο (το οποίο ενσωματώνεται με το Google Calendar, το Exchange και τις ροές του Outlook / iCal) και ένα βιβλίο διευθύνσεων.
Οι προγραμματιστές του yaM έχουν συμπεριλάβει πολλά χρήσιμα χαρακτηριστικά στην εφαρμογή τους στο διαδίκτυο, αλλά έχουν δώσει ιδιαίτερη προσοχή στην εξασφάλιση ότι η διεπαφή χρήστη είναι προσβάσιμη και εύκολη στην εκμάθηση μέσα σε λίγα λεπτά από την εγγραφή ενός λογαριασμού. Υπάρχει επίσης μια έκδοση iPad της εφαρμογής.
Το yaM διαθέτει έναν βασικό δωρεάν λογαριασμό ο οποίος περιλαμβάνει όλα τα βασικά χαρακτηριστικά και τη δυνατότητα κράτησης έως και 10 συναντήσεων ανά μήνα, με έως και πέντε συμμετέχοντες ανά συνεδρίαση. Ένας premium account επιτρέπει απεριόριστες συναντήσεις και συμμετέχοντες, προσαρμόσιμη διασύνδεση και κρυπτογράφηση SSL.
yaM κατά τη γνώμη μου θέτει το πρότυπο για online εργαλεία διαχείρισης συνεδριάσεων. Αλλά ενημερώστε μας τι σκέφτεστε για αυτή την online αίτηση. Υπάρχουν πρόσθετα χαρακτηριστικά που θα θέλατε να δείτε;