Ή μήπως πρέπει να χρησιμοποιείτε και τα δύο; Η Microsoft Access και το Excel περιλαμβάνουν και το φιλτράρισμα δεδομένων, την ταξινόμηση και την ερώτηση, αλλά ποιο πρόγραμμα ταιριάζει στις απαιτήσεις εργασίας σας και πώς αποκτάτε το καλύτερο και των δύο κόσμων;
Κατανόηση του τι είναι για κάθε εργαλείο
Ο παραπάνω πίνακας πρέπει να σας παρέχει μια περίληψη για τις βασικές συγκρίσεις μεταξύ της χρήσης της Microsoft Access ή του Excel για τις απαιτήσεις δεδομένων σας. Σε έναν ιδανικό κόσμο χρησιμοποιούμε όλα τα Microsoft Excel και Access εναλλακτικά, ένα για τους προχωρημένους μαθηματικούς υπολογισμούς και τις στατιστικές συγκρίσεις, το άλλο για την ικανότητά του να οργανώνει και να εμφανίζει σχεδίες δεδομένων με δομημένο τρόπο.
Βασικές ερωτήσεις πριν από την επιλογή σας
Θα πρέπει να αναρωτηθείτε αυτές τις βασικές ερωτήσεις προτού προχωρήσετε με ένα κομμάτι του λογισμικού πάνω από το άλλο:
- Πώς θέλετε να οργανώσετε τα δεδομένα σας;
- Επαναλαμβανόμενες? Αναπαραγωγή σε πανομοιότυπο?
- Παρακολούθηση ενέργειας / διαχείριση συμβάντων;
- Αποθηκεύετε και διαχειρίζεστε ή αποθηκεύετε και αναλύετε;
- Πόσα δεδομένα έχετε;
- Κείμενο?
- Αριθμητικός?
- Χρειάζεστε μορφοποίηση για παράθεση;
Το Excel είναι για ανάλυση δεδομένων
Το Excel υπερέχει στα αριθμητικά δεδομένα, στην αποθήκευση και στις πολλές μεταβολές της ανάλυσης που μπορεί να χρειαστείτε για να αποκαλύψετε τυχόν πρότυπα, τάσεις ή εσφαλμένες ονομασίες στα δεδομένα σας. Η καμπύλη εκμάθησης για το Excel είναι αρκετά σύντομη - μπορεί να φαίνεται εξαιρετικά δύσκολη η αρχή, αλλά γρήγορα θα κάμψετε άξονες πίνακες. Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα περιστροφής του Excel για ανάλυση δεδομένων Πώς να χρησιμοποιήσετε έναν πίνακα περιστροφής του Excel για ανάλυση δεδομένων ο πίνακας περιστροφής είναι ένα από τα πιο ισχυρά εργαλεία του ρεπερτορίου Excel 2013. Χρησιμοποιείται συχνά για ανάλυση μεγάλων δεδομένων. Ακολουθήστε την επίδειξη βήμα προς βήμα για να μάθετε τα πάντα για αυτό. Διαβάστε περισσότερα για τη δική σας χρήση σε ελάχιστο χρόνο.
Οι πιο πρόσφατες εκδόσεις έρχονται απολύτως μπλοκαρισμένες με πρότυπα 10+ Χρήσιμα πρότυπα Excel για Διαχείριση Έργου & Παρακολούθηση 10+ Χρήσιμα πρότυπα Excel για Διαχείριση Έργων & Πρότυπα Παρακολούθησης είναι για τους διαχειριστές έργων ποια μαχαίρια είναι για επαγγελματίες σεφ: απαραίτητη. Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να αναπαράγετε επιτυχημένα έργα χρησιμοποιώντας έτοιμα πρότυπα στο Microsoft Excel και πέρα από αυτά. Διαβάστε περισσότερα, εύχρηστες συντομεύσεις και ένα πολύ φιλικό γραφικό περιβάλλον, αλλά υπάρχουν σκέψεις που πρέπει να κάνετε. Το Excel είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο όταν χρησιμοποιείτε μερικά υπολογιστικά φύλλα τη φορά, αλλά όταν αρχίζετε να αυξάνετε το μέγεθος της βάσης δεδομένων σας, για παράδειγμα με ένα κυβερνητικό σύνολο δεδομένων, το Excel αρχίζει να σκίζει κάτω από το στέλεχος.
Διατηρώντας ένα τεράστιο υπολογιστικό φύλλο Excel με χιλιάδες, αν όχι δεκάδες χιλιάδες καταχωρίσεις, γίνεται όλο και πιο δύσκολο και καθώς τα δεδομένα σας εξελίσσονται με την ανάγκη ενημέρωσης των τύπων σας, οι συγκεντρωτικές σειρές και οι μακροεντολές μπορεί να οδηγήσουν σε λάθη που εμφανίζονται στα δεδομένα σας.
Πόροι του Excel
Εδώ είναι μερικοί εξαιρετικοί πόροι σε απευθείας σύνδεση, μαθήματα και πρότυπα για να σας δώσουν το ανώτερο χέρι όταν παίρνετε στο χέρι με το Excel:
- Μάθετε το Excel χωρίς να δαπανάτε μια Penny - λίστα αναφοράς για τα σεμινάρια Excel, καλύπτοντας κυριολεκτικά όλα όσα χρειάζεστε μέσω ενός από τους συνδέσμους
- Πρότυπα για το Excel - το πρότυπο του Microsoft Office Store για πρότυπα του Excel. Το Excel 2013 έχει μια εκτεταμένη λίστα όταν ανοίγετε το λογισμικό - δώστε του μια περιήγηση για περισσότερες επιλογές!
- Chandoo.org - τόνοι δωρεάν πληροφοριών που καλύπτουν όλα τα επίπεδα μάθησης
- Ο κ .Excel - παρόμοιος με τον Chandoo, έχει χιλιάδες hands-on βίντεο και tutorials
- YouTube: Howcast Tech - μεγάλη εισαγωγική σειρά, κινούμενη προς κάποια ενδιάμεσα εργαλεία του Excel
Οι Chandoo, MrExcel και οι σειρές YouTube από το Howcast Tech είναι ιδιαίτερα καλοί, εκάστη εκ των οποίων παρέχουν εξαίρετα μαθήματα που καλύπτουν σχεδόν κάθε εργαλείο που μπορεί να συναντήσετε στο Excel, λαμπρές πηγές για ταπεινούς αρχάριους μέχρι τους Excel savants μεταξύ μας.
Αποκτήστε πρόσβαση στα Excel στο Data Management
Η Microsoft Access είναι ένα ελαφρώς διαφορετικό κτήνος στο Excel. Όπου το Microsoft Excel διατηρεί την εστίαση σε αριθμητικές, δυνητικά μοναδικές ακολουθίες δεδομένων, η Access παρέχει μια λύση αποθήκευσης για πληροφορίες που μπορούν να ανακληθούν και να αναφερθούν σε πολλαπλά σημεία. Θα αναγνωρίσω την καμπύλη εκμάθησης για την Access Μια γρήγορος οδηγός για να ξεκινήσετε με τη Microsoft Access 2007 Ένας σύντομος οδηγός για να ξεκινήσετε με τη Microsoft Access 2007 Read More είναι προβληματικός σε μέρη, αλλά μόλις μάθετε τα βασικά του λογισμικού, θα βρείτε αυτά δεξιότητες σχετικώς εναλλάξιμες με σχεδόν οποιοδήποτε λογισμικό βάσης δεδομένων.
Ίσως η μοναδική μεγαλύτερη διαφορά μεταξύ της Microsoft Access και του Excel είναι η μέθοδος για τη διατήρηση αρχείων. Τα αρχεία της Microsoft Access είναι ελεύθερα για τροποποίηση ανά πάσα στιγμή. Η παραπάνω εικόνα δείχνει Microsoft Access (κορυφή) και Excel (κάτω) για σύγκριση. Σημειώστε ότι όταν χρησιμοποιείτε τη Microsoft Access, κάθε ξεχωριστή εγγραφή λαμβάνει έναν συγκεκριμένο αριθμό ταυτότητας - την πρώτη στήλη - για να μπορείτε να ταξινομείτε, να φιλτράρετε και να κάνετε ερώτηση σε ολόκληρη τη βάση δεδομένων σας. Τι είναι λοιπόν μια βάση δεδομένων; [MakeUseOf Εξηγεί] Έτσι τι είναι μια βάση δεδομένων, ούτως ή άλλως; [Explications MakeUseOf] Για έναν προγραμματιστή ή έναν ενθουσιώδη τεχνολογίας, η έννοια μιας βάσης δεδομένων είναι κάτι που μπορεί πραγματικά να θεωρηθεί δεδομένο. Ωστόσο, για πολλούς, η ιδέα της ίδιας της βάσης δεδομένων είναι λίγο ξένη .... Διαβάστε περισσότερα. Και η βάση δεδομένων σας είναι ακριβώς αυτό - ένα ψηφιακό κατάστημα πληροφοριών. Η προσθήκη περισσότερων πληροφοριών, η τροποποίηση, η αφαίρεση, το φιλτράρισμα και η ερώτηση δεν επηρεάζουν την υπάρχουσα εγγραφή, ούτε τους τύπους, τις συγκεντρωτικές σειρές, τους πίνακες και τις αναφορές που έχετε ήδη ρυθμίσει. Όταν χρησιμοποιείτε ένα τεράστιο σύνολο δεδομένων στο Excel, υπάρχει πιθανότητα η εκτέλεση οποιωνδήποτε από τις προαναφερθείσες εργασίες να μπορεί να σπάσει κάτι, κάπου.
Ένα βήμα περισσότερο από το Excel
Η Microsoft Access πηγαίνει ένα βήμα πιο πέρα από το Excel όσον αφορά την αποθήκευση καθαρών δεδομένων, διαθέτοντας συγκεκριμένα εσωτερικά εργαλεία για την εξασφάλιση της ποιότητας των δεδομένων:
- Χρησιμοποιήστε λίστες αναζήτησης και κανόνες επαλήθευσης για μεμονωμένα πεδία σε επίπεδο πίνακα
- Τα έντυπα μπορούν να προσθέσουν επιπλέον κανόνες στον πίνακα πρόσβασης σας Ένα γρήγορο πρόγραμμα οδήγησης σε πίνακες της Microsoft Access 2007 Ένα γρήγορο πρόγραμμα οδήγησης στους πίνακες της Microsoft Access 2007 Διαβάστε περισσότερα κατά την εισαγωγή δεδομένων
- Αντιμετώπιση της επιλογής χρηστών και προκαθορισμένων συμβάντων
- Αναφορά ακεραιότητας μεταξύ των πινάκων που διατηρούνται συνεχώς από τη Microsoft Access - διασφαλίζοντας ότι όλα τα δεδομένα σας έχουν νόημα, σχεδόν πάντοτε
Συγκεντρώσεις τεράστιων βάσεων δεδομένων είναι σχετικά απλές και στη Microsoft Access. Η ερώτηση και το φιλτράρισμα μπορούν να πραγματοποιηθούν ανεξάρτητα από τον τρόπο αποθήκευσης με τη Microsoft Access παρέχοντας ισχυρές λύσεις ανάλυσης δεδομένων - αλλά δεν υπάρχει άξονας!
Πόροι της Microsoft Access
Παρόμοια με τις προσφορές μας για το Microsoft Excel, μπορείτε να βρείτε μερικούς εξαιρετικούς πόρους στο διαδίκτυο, σεμινάρια και πρότυπα για να σας προσφέρουμε το ανώτερο χέρι όταν χειρίζεστε την Access:
- Εύκολη πρόσβαση με πρότυπα - επίσημο φροντιστήριο MS Office για τη χρήση προτύπων πρόσβασης για την επιτάχυνση της εργασίας σας
- Εισαγωγή στα πρότυπα της Access 2010 - μια εισαγωγή στην επιλογή και την εφαρμογή προτύπων πρόσβασης
- GCF Μάθετε Ελεύθερο - 14 εξάμηνο tutorial που καλύπτει την εισαγωγή δεδομένων στην παρουσίαση δεδομένων και πολλά άλλα
- Τα πάντα για την πρόσβαση - απολύτως τεράστια λίστα με ερωτήσεις και tutorials για την πρόσβαση
- Baycon Group - σε βάθος tutorials που κυμαίνονται από την εισαγωγή των δεδομένων σας σε προηγμένους πίνακες ερωτημάτων
Και ο νικητής είναι…
Κανενα απο τα δυο!
Απάντηση: Λυπάμαι ... αλλά ελπίζω ότι είδαμε κάθε κομμάτι λογισμικού, ώστε η επόμενη απόφαση αποθήκευσης / ανάλυσης δεδομένων να είναι ευκολότερη. Μπορείτε να εισαγάγετε τα δεδομένα της Microsoft Access στο Excel και το αντίστροφο με πολλούς τρόπους, αναπτύσσοντας άπειρα τις δυνατότητες και των δύο λογισμικών. Οι λύσεις που παρέχονται από τη Microsoft Access και το Excel παρέχουν ένα φάσμα τεχνικών διαχείρισης δεδομένων που εξελίσσονται παράλληλα με τις απαιτήσεις μας για δεδομένα.
Η επάνω γραμμή απεικονίζει τις επιλογές εισαγωγής και εξαγωγής που είναι διαθέσιμες μέσω της καρτέλας " Εξωτερικά δεδομένα " της Microsoft Access. Το δεύτερο δείχνει παρόμοιες επιλογές εξαγωγής μέσω της καρτέλας Excel> Δεδομένα . Και οι δύο καρτέλες δεδομένων παρέχουν στους χρήστες μια διευρυμένη διασταυρούμενη λειτουργικότητα που σας επιτρέπει να απολαύσετε το καλύτερο και των δύο κόσμων: κορυφαίους μαθηματικούς υπολογισμούς, μορφοποίηση και πίνακες, μαζί με άριστη διαχείριση δεδομένων, ανάλυση και ρεπορτάζ. 
Οι αναγνώστες με ευαισθησία στο μάτι θα σημειώσουν την έλλειψη καρτέλας εξαγωγής του Excel. Η κοινή χρήση δεδομένων μεταξύ του Microsoft Excel και της Access είναι συνήθως ένας δρόμος μονής κατεύθυνσης, δηλαδή δεν υπάρχει μόνιμη σύνδεση δεδομένων που έχει οριστεί μεταξύ των δύο πλατφόρμων MS Office όταν μετακινείται από το Microsoft Excel στην Access. Χρησιμοποιώντας την καρτέλα "Εισαγωγή & Σύνδεση" της Microsoft Access, μπορούν να επιλεγούν συγκεκριμένοι πίνακες ή πλαίσια εντός του Excel, να συνδεθούν και να αναφερθούν στη βάση δεδομένων σας, αλλά τα αριθμητικά δεδομένα πρέπει να ενημερώνονται στην πηγή, δηλαδή στο Microsoft Excel. Ο πίνακας σας εντός της Microsoft Access θα ενημερώνεται συνεχώς με την είσοδο του Excel, αλλά μόλις κλείσετε το Excel, κλείνετε τη σύνδεση δεδομένων (αλλά διατηρείτε τα δεδομένα σας!). Για οτιδήποτε άλλο υπάρχει πάντα Συντομεύσεις των Windows Συντομεύσεις των Windows Συντομεύσεις Windows Διαβάστε περισσότερα ή CMD + C! Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου Mac OS X Όλα όσα πρέπει να ξέρετε για τις συντομεύσεις πληκτρολογίου Mac OS X Ανεξάρτητα από το λειτουργικό σύστημα ή το πρόγραμμα που χρησιμοποιείτε, οι συντομεύσεις πληκτρολογίου είναι ένα εργαλείο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τα πράγματα αρκετά πιο εύκολο για σύ ο ίδιος. Απλά δεν χρειάζεται να βγάλετε τα χέρια σας από το ... Διαβάστε περισσότερα
Κατανόηση του τι ακριβώς μπορεί να κάνει κάθε εργαλείο για εσάς και για τα δεδομένα σας μπορεί να κάνει μια τεράστια διαφορά, γι 'αυτό χρησιμοποιήστε και το δικό σας πλεονέκτημα διαβάζοντας και παρακολουθώντας κάποια από τα μαθήματα για να αποκτήσετε κάποια πρακτική εμπειρία με αυτά τα ισχυρά εργαλεία δεδομένων.
Μας χάσαμε τίποτα; Ποιες είναι οι αγαπημένες σας εναλλακτικές λύσεις Microsoft Access και Excel; Ενημερώστε μας παρακάτω!