Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο έχει σχεδόν αντικαταστήσει την επικοινωνία με το σαλιγκάρι Τώρα όλοι προσπαθούν να μπουν στα εισερχόμενά σας. Από την οικογένεια και τους φίλους σε εταιρείες και διαφημιστές, όλοι απαιτούν ένα κομμάτι της προσοχής σας. Εάν δεν έχετε διαχειριστεί τα εισερχόμενά σας με φίλτρα και άλλα εργαλεία ιεράρχησης, θα πρέπει να είναι ένα χάος. Και με όλο και περισσότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να τα γεμίζουν, είναι εύκολο να χάσετε κομμάτι. Έχετε χάσει ποτέ ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου;
Περίπου ένα χρόνο πριν, είπα αντίο στον πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου της επιφάνειας εργασίας μου και επέστρεψα στο διαδικτυακό περιβάλλον του Gmail για πάντα. Ήταν μια μεγάλη αλλαγή, αλλά από τότε έχω μάθει ένα ή δύο πράγματα σχετικά με τη διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Αυτό το άρθρο σάς δείχνει τρεις τρόπους χωρίς προβλήματα και αυτόματο τρόπο για να δώσετε προτεραιότητα στα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένου ενός μηνύματος που δεν απαιτεί το Gmail. Αυτά τα εργαλεία θα σας εξασφαλίσουν ότι ποτέ δεν θα χάσετε πάλι ένα σημαντικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ξεκινώντας με Email ή για πρώτη φορά Οργανώνοντας τα Εισερχόμενά σας
Όταν μεταβαίνετε σε μια νέα διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ένα πρόγραμμα-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή ποτέ δεν έχετε καταβάλει μεγάλη προσπάθεια για να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας, σας συνιστώ να δοκιμάσετε το OtherInbox Organizer. Αυτό συμβαίνει αν χρησιμοποιείτε AOL, GMail, Yahoo !, ή iCloud με τη μητρική τους / διεπαφή ιστού ή το IMAP. Ο οργανωτής αναλύει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τα ταξινομεί σε διαφορετικούς φακέλους. Αποκόπτει την ακαταστασία και αφήνει μόνο τα σημαντικότερα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας στα εισερχόμενά σας.
Δοκίμασα τον Οργανωτή με το λογαριασμό μου στο Gmail. Μετά την εγγραφή, ο οργανωτής προχωρά στη σάρωση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την οργάνωση αποστολέων. Αυτό μπορεί να διαρκέσει λίγο και δεν χρειάζεται να παραμείνετε για να τελειώσει.
Την επόμενη μέρα παρατήρησα ότι οι νέες ετικέτες είχαν εμφανιστεί στον λογαριασμό μου στο Gmail. Στο Gmail, ο Organizer δημιουργεί μια ετικέτα ρίζας OIB με αρκετές υπο-ετικέτες, που κυμαίνονται από το Business to Travel και όλα τα ενδιάμεσα. Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναγνωρίζει ο οργανωτής, αλλά δεν είναι σίγουρο ότι φαίνεται να φέρουν ετικέτα ως Αρχική σελίδα. Στην περίπτωσή μου που περιλάμβανε ειδοποιήσεις από το Doodle, το Dropbox και το Skype. Μετά από προσεκτικό έλεγχο, διαπίστωσα ότι ο διοργανωτής είχε ταξινομήσει πάνω από 30.000 μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο λογαριασμό μου στο Gmail.
Από την αρχή, ο Οργανωτής αναγνώρισε σχεδόν όλα τα ενημερωτικά μου δελτία, τις ειδοποιήσεις κοινωνικού δικτύου, τα μηνύματα ομάδας ή λίστας λίστας και πολλά άλλα. Σε σύγκριση με τις ετικέτες και τα φίλτρα που είχα εγκαταστήσει στο παρελθόν - όλα σε κουραστική χειρωνακτική εργασία - Ο διοργανωτής εκτελούσε πολύ καλά. Φροντίζει ακόμη και μερικούς νέους αποστολείς που δεν είχα υποβληθεί σε φίλτρα. Και κάθε μέρα, υπάρχει μια ημερήσια ανασκόπηση που συνοψίζει τι έκανε ο Οργανωτής με τα εισερχόμενα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Ο διοργανωτής δεν είναι απαραιτήτως τέλειος, ωστόσο, είναι ευέλικτο. Αν υπάρχουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να ταξινομήσετε με διαφορετικό τρόπο, μπορείτε να επιστρέψετε στην διεπαφή ιστού OtherInbox, να βρείτε τον αντίστοιχο αποστολέα και να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζεται. Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα νέο φάκελο / ετικέτα ή να απενεργοποιήσετε τη διαλογή για επιλεγμένους αποστολείς.
Αυτό που δεν είναι αμέσως προφανές είναι ότι ο Διοργανωτής μπορεί να μάθει. Εάν βρείτε έναν αποστολέα που ο οργανωτής δεν αναγνωρίζει αυτόματα, σύρετε το αντίστοιχο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φάκελο OIB ή επισημάνετε το με το χέρι. Αυτό θα διδάξει τον Οργανωτή να ταξινομήσει όλα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από αυτόν τον αποστολέα στον επιλεγμένο φάκελο και θα πρέπει να λάβετε ένα αντίστοιχο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ειδοποίησης, το οποίο μπορεί να διαρκέσει λίγο.
Το OtherInbox Organizer είναι ένα πραγματικά εντυπωσιακό εργαλείο. Θα ξεκαθαρίσει τα εισερχόμενά σας και θα σας βοηθήσει να εστιάσετε σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν έχουν σημασία. Και όπου δεν είναι τέλειο, μπορείτε να το βοηθήσετε να βελτιωθεί. Αν δεν είχα καταβάλει τόση προσπάθεια για τη δημιουργία σύνθετων ετικετών και φίλτρων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα έμενα με τον διοργανωτή σε καρδιακό ρυθμό. Η μόνη ανησυχία μου θα βασιζόταν σε ένα εξωτερικό εργαλείο και τι θα συμβεί εάν σταμάτησε να είναι μια δωρεάν υπηρεσία ή έπαψε να λειτουργεί. Με αυτή την έννοια, χαίρομαι που έχω ήδη ένα σύστημα που λειτουργεί για μένα.
Ετυμηγορία: Τέλειο εργαλείο εάν δεν έχετε ιδέα πώς να διαχειριστείτε το χάος στα εισερχόμενά σας!
Προσδιορισμός υπάρχοντος λογαριασμού Gmail με τα Εισερχόμενα προτεραιότητας και τα φίλτρα
Στο λογαριασμό μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας, έχω χρησιμοποιήσει τα Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail από πέρυσι. Αυτός είναι ο μόνος φάκελος εισερχομένων που έχω καταφέρει ποτέ να καθαρίσω σε καθημερινή βάση. Δεν θέλετε τα εισερχόμενά σας να μοιάζουν κάπως με το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης; Τα Εισερχόμενα προτεραιότητας βάζουν σημαντικά και μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κορυφή, τα μηνύματα με αστέρι ή σημαντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή άλλες επιλεγμένες ετικέτες (μέχρι δύο) που βρίσκονται κάτω από το κάτω μέρος και όλα τα υπόλοιπα είναι στο κάτω μέρος.
Μπορείτε να ενεργοποιήσετε τα Εισερχόμενα προτεραιότητας στις ρυθμίσεις εισερχομένων. Είναι ένας από τους πέντε τύπους εισερχομένων. Έχουμε γράψει προηγουμένως για τα Εισερχόμενα προτεραιότητας εδώ Εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail Επιλύει το πρόβλημα του Bacn Τα εισερχόμενα προτεραιότητας του Gmail λύνουν το πρόβλημα του Bacn Διαβάστε περισσότερα.
Βρήκα ότι τα Εισερχόμενα προτεραιότητας είναι πολύ αξιόπιστα. Σε μερικές σπάνιες περιπτώσεις, τα ηλεκτρονικά ταχυδρομεία εμφανίστηκαν σε σημαντικά και αδιάβαστα μηνύματα, αν και δεν ήταν από τακτική επικοινωνία και δεν μου είχαν σταλεί προσωπικά. Ωστόσο, σε καθημερινή βάση, βρίσκω μόνο ηλεκτρονικά ταχυδρομεία που έχουν σημασία πάνω από τα εισερχόμενά μου. Είχα ξεχάσει ότι έχω ενεργοποιήσει τα Εισερχόμενα προτεραιότητας - αυτό είναι καλό που έχει δουλέψει για μένα!
Ετυμηγορία: Ορίστε το και βρείτε ότι λειτουργεί. Ωστόσο, ίσως χρειαστεί να ρυθμίσετε φίλτρα email.
Φυσικά τα Εισερχόμενα προτεραιότητας δεν είναι όλα αυτά που χρησιμοποιώ για τη διαχείριση του λογαριασμού μου ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εργασίας. Έχω επίσης δημιουργήσει μια δέσμη των φίλτρων για να κρατήσει τα εισερχόμενά μου, ιδιαίτερα το τμήμα όλων των άλλων, μακριά από ακαταστασία. Αυτό πηγαίνει πίσω σε ένα από τα βασικά άρθρα του Gmail, 3 Things Pro Οι χρήστες του Gmail έχουν εγκαταστήσει στους λογαριασμούς τους 3 πράγματα Οι χρήστες του Gmail Pro έχουν εγκαταστήσει τους λογαριασμούς τους 3 πράγματα Οι χρήστες Pro Gmail έχουν δημιουργήσει τους λογαριασμούς τους Διαβάστε περισσότερα. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα 5 φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να ιεραρχήσετε και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας 5 Φίλτρα Gmail για να βοηθήσετε να δώσετε προτεραιότητα και να οργανώσετε τα εισερχόμενά σας Τι φίλτρα πρέπει να έχουν όλοι οι άνθρωποι στο οπλοστάσιό τους ότι τα εισερχόμενά τους είναι τόσο τακτοποιημένα όσο τα δικά μου; Είμαι εδώ για να σας βοηθήσω να ξεκινήσετε τη δημιουργία των πέντε πρώτων φίλτρων σας, ή ... Διαβάστε περισσότερα.
Διαχείριση πολλών λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail με πολλά εισερχόμενα
Με το Gmail μπορείτε να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email Πώς να εισάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο Gmail Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Gmail Δεν είναι ασυνήθιστο να έχετε πολλούς λογαριασμούς email, αλλά ο έλεγχος πολλών λογαριασμών σε διαφορετικά μέρη είναι κουραστικό. Ως εκ τούτου, πολλοί άνθρωποι επιστρέφουν σε έναν υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας, όπως το Thunderbird ή το Outlook για τη διαχείριση όλων των ... Διαβάστε περισσότερα από μια ενιαία διασύνδεση. Ωστόσο, μπορεί να γίνει αρκετά συγκεχυμένη αν τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διάφορους λογαριασμούς καταλήγουν σε ένα μόνο φάκελο εισερχομένων. Ενώ οι ετικέτες προσφέρουν έναν εξαιρετικό τρόπο για να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και να διακρίνουν διαφορετικές κατηγορίες, δεν παρέχουν κατ 'ανάγκη μια καλή επισκόπηση. Εισαγάγετε τα πολλαπλά εισερχόμενα, μια λειτουργία Labs του Gmail που σας επιτρέπει να προβάλετε έως και πέντε επιπλέον εισερχόμενα στο παράθυρο του Εισερχομένου Gmail.
Κατά το παρελθόν έτος, έχω χρησιμοποιήσει τα Πολλαπλά Εισερχόμενα για να πάρετε μια επισκόπηση των εισερχομένων μου, των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με αστέρι, των πρόχειρων και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάτω από διαφορετικές ετικέτες. Παραδέχομαι ότι τα μηνύματα με αστέρι έχουν ξεπεραστεί λίγο. Εκτός από αυτό, δουλεύει σαν γοητεία.
Το Multiple Inboxes είναι εύκολο να το εγκαταστήσετε και το εξήγησα λεπτομερώς και με πολλές στιγμιότυπα εδώ Πώς να εισαγάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο Gmail Πώς να εισάγετε και να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς email στο Gmail Δεν είναι ασυνήθιστο να έχετε πολλούς λογαριασμούς email, ο έλεγχος πολλών λογαριασμών σε διαφορετικά μέρη είναι κουραστικό. Ως εκ τούτου, πολλοί άνθρωποι επιστρέφουν σε έναν υπολογιστή-πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου επιφάνειας εργασίας, όπως το Thunderbird ή το Outlook για τη διαχείριση όλων των ... Διαβάστε περισσότερα; απλά μετακινηθείτε προς τα κάτω στην κεφαλίδα Διαχείριση πολλαπλών λογαριασμών email στο Gmail .
Ετυμολογία: Εξαιρετικό εργαλείο για τη διατήρηση μιας επισκόπησης σε πολλαπλές ετικέτες ή λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Απαιτεί να ορίσετε φίλτρα / ετικέτες.
Εναλλακτικές λύσεις
Ένα άλλο εργαλείο που κουράστηκα ήταν η εφαρμογή desktop με δυνατότητα cloud Inky. Φαίνεται καθαρό, αλλά δεν φαίνεται πολύ χρήσιμο όταν πρόκειται για την ιεράρχηση email. Δεν βρήκα τη λειτουργία Ταξινόμηση κατά Συνάφεια πολύ χρήσιμη, αλλά αντί να βρεθεί η εφαρμογή να είναι λίγο πολύ απλή και οδυνηρά αργή. Αναφέραμε το Inky σε αυτό το άρθρο: Το Email Goes Modern: Τρία Windows 8 Εφαρμογές Email Email Πηγαίνοντας Μοντέρνα: Τρία Windows Email Apps Email Goes Modern: Τρία Windows 8 Εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Με τη λάμψη της νέας σας συσκευής Windows 8 ή αναβαθμισμένη εκκίνηση, και το κλείδωμα με χρήσιμες πληροφορίες, μπορείτε να πάρετε μερικές στιγμές έχοντας μια ματιά πριν να πάρετε την ευκαιρία ... Διαβάστε περισσότερα
Για όσους από εσάς χρησιμοποιείτε το Outlook ή το Yahoo και επιθυμείτε να διαχειριστείτε πολλούς λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αυτό το άρθρο Συνδυάστε τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων: Εδώ είναι πώς συνδυάζουν τους λογαριασμούς ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας σε ένα ενιαίο εισερχόμενο μήνυμα: Εδώ είναι πώς ελέγχετε πολλαπλά εισερχόμενα καθημερινά; Σταματήστε να χάνετε χρόνο! Συνδυάστε τους λογαριασμούς email σε ένα ενιαίο φάκελο εισερχομένων. Σας δείχνουμε πώς για το Gmail, το Outlook και το Yahoo. Διαβάστε περισσότερα μπορεί να είναι χρήσιμη.
συμπέρασμα
Το να πωλείται πλήρως στο Gmail και να έχει επενδύσει πολύ χρόνο στη δημιουργία φίλτρων, έχω διαπιστώσει ότι τα εγγενή εργαλεία Gmail και τα Εισερχόμενα προτεραιότητας (μέσω των Εργαστηρίων Gmail) εξακολουθούν να λειτουργούν καλύτερα για μένα. Ωστόσο, αν ξεκινάτε με την ιεράρχηση προτεραιοτήτων, αν έχετε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δεν είναι Gmail και εάν τα εισερχόμενά σας είναι ένα τρομερό χάος, τότε το OtherInbox Organizer θα είναι ένας σωστός τρόπος ζωής!
Χρησιμοποιείτε εργαλεία ή τεχνικές για τη διαχείριση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να γνωρίζετε; Παρακαλώ μοιραστείτε τα σχόλια!
Πιστωτικές Εικόνες: Vector Mail μέσω Shutterstock