Έχετε πολλά εργαλεία για τη δημιουργία και την κοινή χρήση εγγράφων. Οι οικοδόμοι των εκθέσεων, οι συντάκτες εγγράφων και οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παίζουν όλα τα καθημερινά σας καθήκοντα.
Αλλά σκεφτήκατε ποτέ σοβαρά τα Έγγραφα Google;
Η σουίτα γραφικής παραγωγικότητας της Google διαθέτει λειτουργίες που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε και να μοιράζεστε τα έγγραφά σας γρήγορα και εύκολα. Οπουδήποτε και αν εργάζεστε, τα Έγγραφα Google μπορούν να σας εξοικονομήσουν χρόνο 10 Συμβουλές Google Docs που παίρνουν δευτερόλεπτα και σας εξοικονομούν χρόνο 10 Συμβουλές για Google Docs που παίρνουν δευτερόλεπτα και σας εξοικονομούν χρόνο Όταν βυθίζετε τα βάθη του Drive, μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έγγραφα επαγγελματικής εμφάνισης. Οι συμβουλές ταχύτητας θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό πολύ πιο γρήγορα. Διαβάστε περισσότερα - και δεν χρειάζεται να περάσετε μια δεκάρα.
Ας δούμε τις χρήσιμες λειτουργίες του Google Docs που μπορούν να λειτουργήσουν για εσάς και την ομάδα σας.
Χρησιμοποιήστε το Google Docs for Business Collaboration
Όταν εργάζεστε σε ένα ομαδικό περιβάλλον, η συνεργασία είναι καθοριστική. Τα Έγγραφα Google διαθέτουν τα εργαλεία που έχουν κατασκευαστεί σωστά, ώστε να συνεργάζονται σε οποιοδήποτε έγγραφο ένα αεράκι.
Βασική κοινή χρήση εγγράφων
Εάν θέλετε να μοιραστείτε ένα έγγραφο με τον συνεργάτη ή την ομάδα σας, τα Έγγραφα Google το καθιστούν απλό με δύο διαφορετικές μεθόδους.
Κοινή χρήση από το Google Drive. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί Κοινή χρήση στην επάνω δεξιά γωνία για να ξεκινήσετε. Αν δεν κατονομάσατε το έγγραφό σας, θα δείτε μια προτροπή πριν το μοιραστείτε.
Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε ονόματα από τις Επαφές σας Google ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους, για να τους στείλετε απευθείας το έγγραφο. Ωστόσο, προτού το στείλετε, θα πρέπει να επιλέξετε τα δικαιώματα κάνοντας κλικ στο κουμπί Επεξεργασία αρχείων . Οι επιλογές κοινής χρήσης θα επιτρέψουν σε άλλους να επεξεργαστούν, να σχολιάσουν ή να προβάλουν το έγγραφό σας. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .
Μοιραστείτε με έναν σύνδεσμο. Αν προτιμάτε να μοιραστείτε ένα σύνδεσμο με το έγγραφό σας, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης στο αναδυόμενο παράθυρο, αντί να εισαγάγετε τις επαφές σας. Στη συνέχεια, θα δείτε παρόμοιες επιλογές για να επιτρέπετε σε άλλους να επεξεργάζονται, να σχολιάζουν ή να προβάλλουν το έγγραφο. Στη συνέχεια, απλά αντιγράψτε το σύνδεσμο και ανοίξτε το σε ένα παράθυρο μηνυμάτων ή συνομιλίας όπου θέλετε να το μοιραστείτε.
Σύνθετες ρυθμίσεις κοινής χρήσης
Έχετε περισσότερες επιλογές όταν έχετε ένα έγγραφο με ευαίσθητες πληροφορίες ή ένα με το οποίο θέλετε πραγματικά να περιορίσετε την πρόσβαση.
Στο αναδυόμενο παράθυρο κοινής χρήσης, κάντε κλικ στην επιλογή Για προχωρημένους στην κάτω δεξιά γωνία.
Στη συνέχεια, μπορείτε να περιορίσετε τους συντάκτες του εγγράφου να αλλάζουν πρόσβαση ή να προσκαλούν άλλους. Μπορείτε επίσης να εμποδίσετε τους σχολιαστές και τους θεατές από την εκτύπωση, αντιγραφή ή λήψη του εγγράφου. Επιπλέον, μπορείτε να αλλάξετε την πρόσβαση που ορίσατε αρχικά.
Αν αποφασίσετε να μοιραστείτε το έγγραφό σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το κάνετε από αυτό το παράθυρο, κάντε κλικ στην επιλογή Μάθετε περισσότερα εάν έχετε ερωτήσεις ή απλώς πατήστε Τέλος όταν τελειώσετε.
Σχόλια Χαρακτηριστικά
Τα σχόλια είναι το πραγματικό καύσιμο για συνεργασία. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σχόλια για να προσθέσετε σημειώσεις σε συγκεκριμένα μέρη, εικόνες ή λέξεις στο έγγραφο. Αυτό είναι ευεργετικό για τις καλύτερες επεξεργασίες, επειδή μπορείτε να έχετε μια πραγματική συζήτηση για το περιεχόμενο πριν κάνετε οποιεσδήποτε αλλαγές.
Για να προσθέσετε ένα σχόλιο, επιλέξτε το τμήμα, την εικόνα ή τη λέξη στην οποία αναφέρεται το σχόλιο. Στη συνέχεια, είτε κάντε κλικ στο κουμπί συν, το οποίο εμφανίζεται στο πλάι του εγγράφου, είτε στο κουμπί Σχόλια στο επάνω μέρος. Πληκτρολογήστε τη σημείωσή σας και πατήστε το κουμπί Σχόλιο .
Μόλις προσθέσετε ένα σχόλιο, παραμένει στο πλάι του εγγράφου ως ανεπίλυτο. Αυτό είναι πρακτικό επειδή όταν λαμβάνεται απόφαση για το αντικείμενο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Επίλυση και το σχόλιο θα εξαφανιστεί από την οθόνη.
Αν θέλετε να δείτε τα επιλυμένα σχόλια ή να τα ανοίξετε ξανά, κάντε κλικ στο κουμπί Σχόλια στην κορυφή. Οποιαδήποτε σχόλια θα ανοίξετε ξανά θα εμφανίζουν αυτές τις ενέργειες τόσο στην οθόνη του εγγράφου όσο και στην ενότητα Παρατηρήσεις.
Οι πρόσθετες ενέργειες σχολίων σάς επιτρέπουν να επεξεργάζεστε, να διαγράφετε ή να λαμβάνετε έναν απευθείας σύνδεσμο προς τη σημείωση. Και όταν κάνετε κλικ στο κουμπί Σχόλια από την κορυφή, έχετε την επιλογή να λαμβάνετε ειδοποιήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να λάβετε ειδοποίηση για κάθε σχόλιο ή μόνο για εκείνους που σας εμπλέκουν. Οι ειδοποιήσεις είναι μια μεγάλη χρονική περίοδος, επειδή δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για να χάσετε.
Ιστορικό εκδόσεων
Η έκδοση εκδόσεων εγγράφων είναι μια απαραίτητη λειτουργία για την κοινή χρήση και τη συνεργασία σε ένα έγγραφο σε πραγματικό χρόνο. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν η ομάδα έχει τη δυνατότητα να επεξεργαστεί το έγγραφο.
Κάντε κλικ στο Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων από το μενού. Στη συνέχεια, μπορείτε να ονομάσετε την τρέχουσα έκδοση ξεχωριστά από το όνομα του κύριου εγγράφου ή απλά να δείτε το ιστορικό εκδόσεων.
Εάν επιλέξετε Εμφάνιση ιστορικού εκδόσεων, θα ανοίξει μια πλευρική γραμμή και θα εμφανιστεί το ιστορικό του εγγράφου. Μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί για να εμφανίζονται μόνο οι ονομαστικές εκδόσεις ή να τις προβάλλετε όλες. Για μια ανώνυμη έκδοση, μπορείτε να κάνετε κλικ στο εικονίδιο περισσότερο (τριών σημείων) για να το προσθέσετε αν θέλετε.
Για κάθε έκδοση στη λίστα, θα δείτε την ημερομηνία και την ώρα επεξεργασίας. Μπορείτε να κάνετε κλικ σε ένα για να δείτε την έκδοση που σας προσφέρει την επιλογή να την επαναφέρετε στην κορυφή. Οι ονομαζόμενες εκδόσεις είναι πολύ χρήσιμες για έγγραφα μεγάλης διάρκειας ή για άτομα με πολλούς συνεργάτες.
Χρησιμοποιήστε τα χρήσιμα πρότυπα του Google Docs
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να ξεκινήσετε τη δημιουργία ενός επιχειρηματικού εγγράφου είναι να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο. Ευτυχώς, τα Έγγραφα Google διαθέτουν πολλά ενσωματωμένα πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Επιπλέον, μπορείτε να βρείτε πολλά περισσότερα πρότυπα εγγράφων Google 24 Πρότυπα Έγγραφα Google που θα σας διευκολύνουν στη ζωή 24 Πρότυπα Έγγραφα Google που θα κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη Τα πρότυπα μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολύ χρόνο. Συγκεντρώσαμε 24 πρότυπα Έγγραφα Google για την εργασία, την υγεία, το σπίτι και τα ταξίδια. Συνεχίστε με τα έργα σας, αντί να παίζετε μαζί έγγραφα. Διαβάστε περισσότερα από εξωτερικές πηγές. Εδώ είναι μερικές που μπορούν να σας βοηθήσουν να δημιουργήσετε καλά μορφοποιημένα και επαγγελματικά επιχειρηματικά έγγραφα.
Ενσωματωμένα πρότυπα
Για να δείτε όλα τα ενσωματωμένα πρότυπα των Εγγράφων Google, κάντε κλικ στα βέλη στην κορυφή δίπλα στη Συλλογή προτύπων, αφού συνδεθείτε. Στη συνέχεια, μπορείτε να δείτε αυτά για εργασίες, όπως προτάσεις και σημειώσεις συσκέψεων, αυτές που είναι συγκεκριμένες στον κλάδο σας, τους ανθρώπινους πόρους και εκείνους για τις επιχειρηματικές επιστολές και τις επαναλήψεις.
Επιλέξτε ένα από τα πρότυπα και θα ανοίξει στο παράθυρο του προγράμματος επεξεργασίας. Στη συνέχεια, απλά αντικαταστήστε το κείμενο του προτύπου με το δικό σας και έχετε ρυθμίσει.
Πρόσθετα πρότυπα
Εάν δεν βλέπετε ένα πρότυπο ενσωματωμένο στα Έγγραφα Google που ταιριάζει με αυτό που χρειάζεστε, μπορείτε να ελέγξετε έξω τις επιλογές. Εδώ είναι λίγα για να ξεκινήσετε.
Επιχειρηματικό σχέδιο
Συμπληρώστε με έναν πίνακα περιεχομένων για αυτό που πρέπει να συμπεριλάβετε, αυτό το πρότυπο επιχειρηματικού σχεδίου είναι καθαρό και καθαρό. Και αν χρειάζεστε επιπλέον βοήθεια ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα για να δημιουργήσετε το δικό σας επιχειρηματικό σχέδιο Πώς να γράψετε ένα επιχειρησιακό σχέδιο Πώς να γράψετε ένα επιχειρηματικό σχέδιο Είστε έτοιμος να ξεκινήσετε τη δική σας επιχείρηση; Ξεκινήστε με ένα σχέδιο! Ακολουθήστε το περίγραμμα επιχειρηματικού μας σχεδίου ή χρησιμοποιήστε ένα από τα πρότυπα που έχουμε συντάξει. Διαβάστε περισσότερα .
Εκκαθαριστικό σημείωμα
Όταν ένα επίσημο έγγραφο τερματισμού είναι αυτό που χρειάζεστε, αυτό το πρότυπο είναι χρήσιμο. Περιλαμβάνει ένα σημείο για το λογότυπο της εταιρείας σας στην κορυφή και χρήσιμες υποδείξεις για τις λεπτομέρειες που πρέπει να συμπεριλάβετε.
Ημερήσια διάταξη συνεδριάσεων
Αν ψάχνετε για μια απλή ατζέντα συσκέψεων με μορφοποίηση πίνακα, αυτή είναι τέλεια. Περιλαμβάνει επίσης σημεία για αντικείμενα που οι συμμετέχοντες σας θα πρέπει να διαβάσουν ή να φέρουν, πράγμα που είναι βολικό.
Προσθέστε πρόσθετα επιχειρήσεων για Έγγραφα Google
Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τα πρόσθετα των Εγγράφων Google, αυτά είναι εργαλεία παρόμοια με τις επεκτάσεις του προγράμματος περιήγησης που μπορείτε να προσθέσετε στην εφαρμογή. Αυτά κυμαίνονται από την επιχείρηση έως την παραγωγικότητα έως τις επιχειρήσεις κοινής ωφέλειας. Για να αποκτήσετε πρόσβαση στο κατάστημα προσθέτων, ανοίξτε ένα έγγραφο Έγγραφα Google, κάντε κλικ στο στοιχείο Πρόσθετα από το επάνω μενού και, στη συνέχεια, Λήψη προσθέτων .
Ακολουθούν διάφορα πρόσθετα που είναι ιδανικά για τις επιχειρηματικές σας εργασίες:
LucidChart Διάγραμμα
Για διαγράμματα ροής, διαγράμματα διεργασιών και παρόμοια εικονοληψία Lucidchart Είναι η εναλλακτική λύση Visio που περιμένατε για Lucidchart Είναι η εναλλακτική λύση Visio που περιμένατε Μπορείτε ίσως να μην έχετε ακούσει για το Lucidchart πριν, αλλά στοιχημάτισα ότι έχετε ακούσει για το Microsoft Visio . Διαβάστε περισσότερα, το Lucidchart Diagrams είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο. Και αν χρησιμοποιείτε ήδη την ηλεκτρονική εφαρμογή, απλώς συνδεθείτε και αποκτήστε πρόσβαση στα διαγράμματα σας απευθείας μέσα από τα Έγγραφα Google. Ή δημιουργήστε έναν δωρεάν λογαριασμό για να το δοκιμάσετε.
HelloSign
Εάν εργάζεστε με συμβάσεις, συμφωνίες και άλλα έγγραφα που απαιτούν υπογραφή, ρίξτε μια ματιά στο HelloSign. Εγγραφείτε για έναν δωρεάν λογαριασμό για να δοκιμάσετε με τρία έγγραφα ανά μήνα και στη συνέχεια να ελέγξετε την πληρωμένη έκδοση για απεριόριστες υπογραφές.
Έλεγχος συνέπειας
Όταν δημιουργείτε έγγραφα που περιέχουν ασυνέπειες, μπορεί να είναι κακό για τις επιχειρήσεις. Έλεγχος συνέπειας είναι ένα πρόσθετο που θα σαρώσει το έγγραφό σας και θα ελέγξει για αντικείμενα όπως συλλαβισμό, συντομογραφίες και ορθογραφικές παραλλαγές.
MindMeister
Είστε ένας χαρτογράφος μυαλού Γυρίστε τον εγκεφάλό σας σε ένα μυαλό χάρτη για μέγιστη διορατικότητα Γυρίστε το μυαλό σας σε ένα μυαλό χάρτη για μέγιστη διορατικότητα Η καταγραφή της καταιγίδας σας σε ένα χάρτη μυαλού θα μπορούσε να σας βοηθήσει να αποκτήσετε βαθύτερες γνώσεις. Και είναι εύκολο. Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να συνδυάσετε τις δύο στρατηγικές για την έρευνα, το σχεδιασμό και την καινοτομία. Διαβάστε περισσότερα ? Αν ναι, τότε το MindMeister είναι το εργαλείο για εσάς. Ενώ μπορείτε να χρησιμοποιήσετε σίγουρα ένα πρόσθετο όπως το Lucidchart Diagrams για τους χάρτες μυαλού σας, το MindMeister το διευκολύνει. Απλά επιλέξτε το κείμενο στο έγγραφό σας, ανοίξτε το πρόσθετο και δημιουργήστε έναν χάρτη μυαλού για εσάς και εισαγάγετε αυτόματα στο έγγραφό σας.
Bkper
Για να δημιουργήσετε και να ενημερώσετε οικονομικά δεδομένα από τα βιβλία σας, το Bkper είναι ένα δροσερό εργαλείο. Μπορείτε εύκολα να προσθέσετε ένα νέο βιβλίο στον ιστότοπο του Bkper όπως ένα γενικό βιβλίο, ένα βιβλίο ρεκόρ ή μια αναφορά εξόδων. Στη συνέχεια, με το πρόσθετο, ανοίξτε τις λεπτομέρειες στο έγγραφο του Έγγραφα Google.
Άλλα χρήσιμα πρόσθετα
- Συγχώνευση αλληλογραφίας: Συγχώνευση εγγράφων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και γράμματα
- Supermetrics: Εισαγάγετε τις μετρήσεις της επιχείρησής σας σε ένα έγγραφο
- Βασικό νομικό λεξικό: Αποκτήστε ορισμούς των νομικών όρων
- LanguageTool: Διόρθωση πρόσβασης σε περισσότερες από 20 γλώσσες
- Ultradox Email Designer: Δημιουργήστε επαγγελματικά μηνύματα στα Έγγραφα Google και τα παρακολουθήστε στα Φύλλα Google
Χρησιμοποιείτε τα Έγγραφα Google για Επιχειρήσεις;
Όπως μπορείτε να δείτε, τα Έγγραφα Google διαθέτουν ενσωματωμένες λειτουργίες μαζί με τα εργαλεία που μπορείτε να αποκτήσετε για να τα κάνετε χρήσιμα για επαγγελματικά έγγραφα 10 Πρότυπα για εξοικονόμηση χρόνου στο γραφείο 10 Πρότυπα για εξοικονόμηση χρόνου στο γραφείο Υπάρχουν έγγραφα που γράφετε ξανά και ξανά πάλι? Είτε πρόκειται για ημερήσιες διατάξεις, τιμολόγια ή αναφορές κατάστασης, τα πρότυπα μπορούν να διευκολύνουν την εργασία σας. Έχουμε συντάξει 10 ιδέες για πρότυπα για να σας εξοικονομήσουμε χρόνο. Διαβάστε περισσότερα . Μπορείτε να δημιουργείτε, να επεξεργάζεστε, να μοιράζεστε και να συνεργάζεστε με ευκολία στο επόμενο επιχειρησιακό σας έγγραφο.
Χρησιμοποιείτε ήδη τα Έγγραφα Google για επιχειρήσεις; Εάν ναι, έχετε εργαλεία, συμβουλές ή κόλπα που το καθιστούν ακόμα πιο επωφελές στον επιχειρηματικό κόσμο; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας παρακάτω!