Είτε χρησιμοποιείτε το Gmail, το Outlook, το Google Inbox, το Yahoo Mail ή οτιδήποτε άλλο, το email είναι email και αργά ή γρήγορα, τα εισερχόμενά σας πλημμυρίζουν. Αλλά ένα απλό σύστημα ταξινόμησης θα σας εξασφαλίσει ότι ποτέ δεν αισθάνεστε ότι έχετε ξεπεράσει και είστε πάντα πάνω από τα μηνύματά σας.
Προσπαθήσατε ποτέ να εφαρμόσετε κόλπα για να κάνετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας; Το έκανα. Τις περισσότερες φορές δεν λειτουργούν. Αυτό που δεν καταλαβαίνουμε για τη διαφορά μεταξύ των ηλεκτρονικών μηνυμάτων και των λιστών υποχρεώσεων είναι ότι οι εργασίες απαιτούν μόνο μια ενέργεια από εσάς, ενώ τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αφορούν την επικοινωνία με ανθρώπους.
Αλλά η τροποποίηση ενός δημοφιλούς συστήματος παραγωγικότητας είναι η απάντηση στην εξάντληση της συνεχούς αναταραχής των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο πίνακας των Αμερικανών προέδρων Dwight Eisenhower για την ταξινόμηση των καθηκόντων είναι εξαιρετικά αποτελεσματικός στην ταξινόμηση των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, αν το τσιμπήσετε σωστά.
Τροποποιημένο Matrix Eisenhower για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ο Matrix Eisenhower είναι ο τρόπος με τον οποίο ταξινόμησε τον κατάλογό του σε τέσσερα τεταρτημόρια, ο οποίος τον βοήθησε να καταλάβει ποια αποστολή θα έπρεπε να κάνει στη συνέχεια. Η βασική μήτρα μοιάζει με αυτό και θα την διατηρήσουμε άθικτη:
Θα ταξινομήσετε κάθε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε ένα από αυτά τα τέσσερα τεταρτημόρια. Τα τεταρτημόρια πρόκειται να υπαγορεύσουν τι κάνετε με αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και όταν ενεργείτε επ 'αυτού. Ξεχάστε το "inbox zero", απλά θα επικεντρωθούμε στο να κάνουμε πράγματα.
Είναι καλύτερο να συνδυάσετε το πλέγμα με τους φακέλους στο Outlook ή να χρησιμοποιήσετε τις ετικέτες του Gmail για να εξημερώσετε τα εισερχόμενά σας. Ανακαλύψτε τις ετικέτες Gmail και τελικά να μετρήσετε τα εισερχόμενά σας. Ανακαλύψτε τις ετικέτες του Gmail και τελικά να μετρήσετε τα εισερχόμενά σας Υπάρχουν πολλά κόλπα για την αντιμετώπιση της υπερφόρτωσης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. τη μύτη σας που ίσως να μην χρησιμοποιείτε: παλιές καλές ετικέτες Gmail. Διαβάστε περισσότερα . Έτσι, κάθε τεταρτημόριο θα έχει το δικό του όνομα ετικέτας / φακέλου και ίσως το δικό του χρώμα.
Ό, τι κι αν κάνετε, μην αλλάζετε το όνομα αυτών των τεταρτημορίων. Έτσι, οι φάκελοι ή οι ετικέτες σας θα έχουν μόνο αυτές τις τέσσερις κατηγορίες:
- Σημαντικό και επείγον
- Σημαντικό (όχι επείγον)
- Επείγουσα (δεν είναι σημαντική)
- Δεν είναι σημαντικό ούτε επείγον
Τι είναι "επείγον";
Είναι εύκολο να εντοπίσετε τι είναι "σημαντικό" - είναι μια υποκειμενική κλήση που μπορούμε να πάρουμε εύκολα, ανάλογα με τις προτεραιότητές μας. Αλλά το "επείγον" δημιουργεί μια εικόνα ενός υπολογισμού με βάση το χρόνο και αυτό αποβάλλει τους ανθρώπους.
Χαλαρώστε, μην πανικοβληθείτε. Το "επείγον" εδώ σημαίνει ότι θέλετε να σημαίνει αυτό. Αν έχετε μια γεμάτη μέρα χωρίς να χάσετε τίποτα, τότε το "Urgent" αναλαμβάνει ένα νέο νόημα. Εάν έχετε μια μέρα γεμάτη συναντήσεις, τότε το "Urgent" παίρνει ένα άλλο νόημα. Ας είναι ευέλικτο. στην πραγματικότητα, είναι σημαντικό να είναι ευέλικτο.
Αρκετοί ειδικοί στην παραγωγικότητα επιθυμούν πραγματικά να θέσουν ένα χρονικό όριο στην στήλη "επείγουσας ανάγκης" του Matrix Eisenhower, αλλά απλώς δεν είναι βιώσιμες, δεδομένου ότι οι χρονικές ανάγκες της ζωής και της εργασίας συνεχίζουν να αλλάζουν.
Δεν υπάρχει μαγικός τύπος ή ορισμός χρονικού ορίου για τον ορισμό του "Urgent". Θα το ξέρετε όταν το βλέπετε. Δεν είναι μια δύσκολη λέξη για να καταλάβεις, οπότε μην το ξεχνάς.
Κρατήστε το απλό, μην έχετε "κανόνες τεταρτημορίων"
Θα μπείτε στον πειρασμό να συσχετίσετε μια ενέργεια με το τεταρτημόριο σας. Για παράδειγμα, ο Bryan Lee του Tutum χρησιμοποιεί το σύστημα και έχει θέσει μια συγκεκριμένη ενέργεια για κάθε τεταρτημόριο, όπως "Αποφασίστε πότε να το κάνετε" για "Σημαντικό αλλά όχι επείγον" και "Εκτελέστε το" για "επείγον αλλά όχι σημαντικό".
Αντιστοιχίστε αυτό. Υπάρχουν δύο προβλήματα με αυτό.
Πρώτον, αυτοί οι "κανόνες δράσης" καταλήγουν να επηρεάζουν τον τρόπο με τον οποίο επισημαίνετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Εάν γνωρίζετε ότι πρέπει να ενεργήσετε με ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο αυτή τη στιγμή, αλλά δεν έχετε χρόνο να το κάνετε, θα βρείτε τον εγκέφαλο σας να σας παρακάμπτει για να ταξινομήσετε εσφαλμένα.
Δεύτερον, ένα τεταρτημόριο δεν έχει πάντα την ίδια ενέργεια. Η ανάθεση μιας εργασίας δεν είναι πάντοτε επιλογή. "Δεν είναι επείγουσα ή σημαντική" δεν σημαίνει ότι πρέπει να τη διαγράψετε, ενδέχεται να χρειαστείτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αργότερα.
Αντ 'αυτού, εμπιστευτείτε τον πίνακα του Eisenhower και εμπιστευθείτε τη δική σας ικανότητα να κάνετε τα πράγματα. Ένα υπερβολικά περίπλοκο, υπερβολικά εξειδικευμένο σύστημα παραγωγικότητας είναι αυτό που θα καταλήξετε στο ντάμπινγκ με τον κανόνα παραγωγικότητας των τριών απεργιών Το σύστημα 3-Strike: Πώς να δώσετε προτεραιότητα στη λίστα των δικών σας Το σύστημα 3-Strike: Do List Μην περάσετε από τη λίστα υποχρεώσεων; Το πρόβλημα μπορεί να μην είναι η παραγωγικότητά σας, ίσως να είναι οι προτεραιότητές σας. Ας μάθουμε πώς να δίνουμε προτεραιότητα στη λίστα υποχρεώσεων και να κάνουμε πράγματα. Διαβάστε περισσότερα . Τα ονόματα αυτών των τεταρτημορίων σας δίνουν στην πραγματικότητα μια καλή ιδέα για το τι είναι ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο είναι όλα, και θα είστε σε θέση να λάβει τη σωστή απόφαση αναλόγως.
Ένα χρυσό κανόνα: Δεν κινείται χωρίς την επισήμανση
Η ιδέα είναι να ταξινομήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας αδυσώπητα Δεν μπορείτε να απενεργοποιήσετε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάθε πρωί; Δοκιμάστε αυτό το τελετουργικό αντίθετα δεν μπορεί να απενεργοποιήσει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο κάθε πρωί; Δοκιμάστε αυτό το τελετουργικό Αντ 'αυτού Ξεκινώντας την ημέρα σας, ο τρόπος αποστολής των ηλεκτρονικών μηνυμάτων περιορίζεται τακτικά - παρόλο που οι περισσότεροι από εμάς το κάνουν. Ελέγχει το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μετά από ξυπνήσει πραγματικά τόσο άσχημα; Διαβάστε περισσότερα και περιλαμβάνει μια πράξη αυτοπειθαρχίας - δεν μπορείτε να προχωρήσετε στο επόμενο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς να σημειώσετε το κείμενο που διαβάζετε.
Αυτό είναι κρίσιμο. Κάθε φορά που ανοίγετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα πρέπει να το ταξινομήσετε. Μην επιτρέπετε στον εαυτό σας να ελέγξει την επόμενη αλληλογραφία, αν δεν το έχετε ταξινομήσει σε τεταρτημόριο.
Όπως έχουμε συζητήσει προηγουμένως, η διαλογή ή η ταξινόμηση δεν είναι ο λόγος που η εφαρμογή παραγωγικότητάς σας δεν λειτουργεί. 5 Λόγοι για την εφαρμογή σας To Do Do σας καθιστώντας λιγότερο παραγωγικούς. 5 λόγοι για τους οποίους η εφαρμογή σας κάνει να σας κάνει λιγότερο παραγωγική. -για καταλόγους; Το πρόβλημά σας δεν είναι η φιλοδοξία σας ή η εφαρμογή προγραμματισμού εργασιών που χρησιμοποιείτε. Το πρόβλημα είναι στον τρόπο με τον οποίο χρησιμοποιείτε γενικά τη λίστα υποχρεώσεων. Διαβάστε περισσότερα . Πρέπει να πάρετε το βήμα της ταξινόμησης δεξιά, και στη συνέχεια όλα τα υπόλοιπα ισχύουν.
Πώς να επιτεθεί τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
Εδώ είναι η ομορφιά της: Μόλις ταξινομηθούν τα εισερχόμενά σας, δεν θα χρειαστείτε πολλές συμβουλές σχετικά με το πότε και πώς θα πρέπει να απευθυνθείτε στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο. Για τα επείγοντα και σημαντικά πράγματα, θα καταλήξετε να τα αντιμετωπίζετε τη στιγμή που έχετε κάποιο ελεύθερο χρόνο.
Για όλα τα άλλα, όπως δήλωσε ο Andy Mitchell του ActiveInbox στο MakeUseOf Πώς να αντιμετωπίσει τις υπερβολικές φόρμες εισερχομένων και τις λίστες υποχρεωτικών μηνυμάτων σε ηλεκτρονικά ταχυδρομεία Πώς να αντιμετωπίσετε τις καταστάσεις υπερφόρτωσης και των υποχρεώσεων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο δεν είναι απλώς επικοινωνία, λίστα. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες συμβουλές για να συνδέσετε τα inbox με την παραγωγικότητα μας με τον Andy Mitchell - τον ιδρυτή του ActiveInbox. Διαβάστε περισσότερα,
Διαλέξτε σημεία χαμηλής κατανάλωσης ενέργειας την ημέρα σας (όπως αυτή η ημιδιαφανής μισή ώρα μετά το μεσημεριανό γεύμα) και ρίξτε τα στα εισερχόμενά σας για να κάνετε ζουμ μέσω αυτής.
Εάν έχει ήδη προτεραιότητα, είναι εύκολο να κάνετε τα πράγματα χωρίς να χάσετε κάποιο στοιχείο που πρέπει να κάνετε.
Στο τέλος κάθε ημέρας, ενεργήστε σε όλα τα ταξινομημένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, ακόμα κι αν προέρχονται από την εφαρμογή smartphone σας. Εμπιστευθείτε με, αφού έχει ήδη προτεραιότητα, θα περάσετε μέσα από αυτό το μισό χρόνο.
Είναι αυτό εύκολο ή σκληρό;
Προσωπικά, θεωρώ ότι η μέθοδος Eisenhower Matrix για τη διαλογή ηλεκτρονικών μηνυμάτων είναι η πιο εύκολη που έχω χρησιμοποιήσει. Έχει κάνει πραγματικά τα εισερχόμενά μου πολύ πιο εύχρηστα για μένα και δεν έχω χάσει τίποτα εξαιτίας της.
Πιστεύετε ότι αυτό το σύστημα είναι εύκολο να εφαρμοστεί ή θα το βρείτε δύσκολο; Πείτε μας γιατί!
Συντελεστές εικόνας: Hey Paul Studios / Flickr