Με τη σημερινή τεχνολογία Διαδικτύου, η διεξαγωγή συναντήσεων στο διαδίκτυο μπορεί να είναι αποδοτική και οικονομικά αποδοτική, ειδικά αν τα προγραμματίζετε και χρησιμοποιείτε εργαλεία εξοικονόμησης χρόνου. Για τους τελευταίους μήνες, συμμετείχα σε ηλεκτρονικές συναντήσεις χρησιμοποιώντας το Google Hangouts.
Αν και έχει περιορισμούς, η πλατφόρμα φωνής και βίντεο είναι αρκετά εύκολη στη χρήση και περιλαμβάνει επιπλέον χαρακτηριστικά χρήσιμα για τη διεξαγωγή συναντήσεων.
Προετοιμασία Google Hangouts
Ο καλύτερος τρόπος για να έχετε τους συμμετέχοντες στη συνάντηση στο Google Hangouts είναι να τους στείλετε οδηγίες για τη λήψη και την εγκατάσταση της προσθήκης Hangouts. Κάνετε αυτό αρκετές ημέρες πριν από τη συνάντηση για να εξασφαλίσετε ότι οι συμμετέχοντες έχουν χρόνο να εγκατασταθούν.
Ενημερώστε τους συμμετέχοντες ότι θα χρειαστούν κάμερα και μικρόφωνο για να συμμετάσχουν. Ένα μικρόφωνο, ακόμη και ένα ζευγάρι ακουστικών iPhone, χωρίζει την έξοδο ήχου από την είσοδο ήχου, διατηρώντας έτσι τις φωνές να επαναλαμβάνονται στην συνομιλία.
Στη συνέχεια, αναπτύξτε με μια ημερήσια διάταξη της συνάντησης. Ένα ολόκληρο άρθρο θα μπορούσε να γραφτεί για την ημερήσια διάταξη. Αλλά ένα σημαντικό ζήτημα με τη δημιουργία ημερήσιας διάταξης είναι εκτός από τα στοιχεία ημερήσιας διάταξης, θα πρέπει επίσης να δώσετε μια σύντομη περιγραφή ή σκοπό για κάθε αντικείμενο. Για παράδειγμα, αν το στοιχείο είναι "εταιρικό potluck" ή "κοινωνική δικτύωση", δηλώστε τι θέλετε εσείς ή τα άλλα μέλη να ολοκληρώσετε με αυτό το στοιχείο.
Θα συζητήσετε γιατί πρέπει να δημιουργήσετε ένα κοινωνικό δίκτυο ή θέλετε να αναθεωρήσετε ένα υπάρχον σχέδιο κοινωνικής δικτύωσης; Ή ίσως ο σκοπός είναι η αναφορά και η αξιολόγηση δεδομένων σχετικά με την κοινωνική δικτύωση. Η παροχή ενός σκοπού για κάθε στοιχείο θα σας βοηθήσει να αποφασίσετε πόσο χρόνο χρειάζεται κάθε αντικείμενο και ποιοι πόροι χρειάζονται για να συζητήσετε για να τις συζητήσετε.
Στείλτε μια πρόσκληση στο Hangout τουλάχιστον 30 λεπτά πριν από τη συνεδρίαση. Αυτό θα δώσει στους συμμετέχοντες χρόνο για να ρυθμίσουν την κάμερα και το μικρόφωνο τους. Δυστυχώς, πρέπει να στείλετε προσκλήσεις κάθε φορά που πραγματοποιείτε μια συνάντηση στο Hangouts. Οι προσκλήσεις μπορούν να γίνουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή από τη σελίδα Hangouts και μόνο ένα άτομο μπορεί να συμμετάσχει σε ένα Hangout ταυτόχρονα. Επίσης, προσπαθήστε να ξεκινήσετε και να ολοκληρώσετε τις συναντήσεις εγκαίρως.
Συνάντηση εφαρμογών
Στην περιοχή Hangouts, ένας από τους πρώτους συμμετέχοντες στο εργαλείο θα πρέπει να γνωρίζει είναι η λειτουργία Συνομιλίας, στην επάνω αριστερή άκρη της σελίδας. Οι γραπτές συνομιλίες μπορούν να είναι χρήσιμες για την ανταλλαγή ιδεών, την κοινή χρήση συνδέσμων και τη δημοσίευση άλλων γραπτών πληροφοριών.
Το κουτί συνομιλίας είναι γρήγορο και εύκολο, αλλά το Google Hangouts ενσωματώνεται με τα Έγγραφα Google, το οποίο βρίσκεται επίσης στη γραμμή μενού του Hangouts. Κάθε συμμετέχων μπορεί να ξεκινήσει ένα έγγραφο στο Hangouts, αλλά το έγγραφο δεν θα προβληθεί από άλλους συμμετέχοντες μέχρι να επιλέξουν τα Έγγραφα Google στη γραμμή μενού.
Μπορείτε φυσικά να μοιραστείτε τα υπάρχοντα έγγραφα χρησιμοποιώντας αυτό το εργαλείο, το οποίο είναι ένας άλλος αποτελεσματικός τρόπος για να κάνετε τις συναντήσεις πιο παραγωγικές. Εάν ένα θέμα της ημερήσιας διάταξης, για παράδειγμα, απαιτεί συζήτηση και αναθεώρηση ενός δελτίου τύπου, το έγγραφο αυτό θα μπορούσε να τραβηχτεί και να συνεργαστεί κατά τη διάρκεια της συνάντησης.
Η εφαρμογή Screenshare είναι ένα άλλο χρήσιμο εργαλείο. Ένας συμμετέχων μπορεί να κάνει κλικ στο κουμπί Screenshare και να επιλέξει να μοιραστεί ένα ανοικτό παράθυρο ή μια ολόκληρη οθόνη στην επιφάνεια εργασίας τους. Το screenshare θα αντικαταστήσει την κάμερα βίντεο και θα δείξει τι είναι στην οθόνη της επιφάνειας εργασίας σας. Απλώς καταργήστε την επιλογή του κουμπιού "Οθόνη οθόνης" για να επιστρέψετε στην κάμερα.
Λήψη λεπτών
Εάν πραγματοποιείτε τακτικές συναντήσεις ως ομάδα, οργάνωση ή επιχείρηση, πιθανότατα θέλετε να πάρετε λεπτά για τις συνεδριάσεις σας για να εξετάσετε τις εργασίες, τις εργασίες και τις περιλήψεις των συζητήσεων. Υπάρχουν διάφορα εργαλεία για να γίνει αυτό. Ένα χρήσιμο είναι απλά να δημιουργηθεί ένα πρότυπο λεπτών στα Έγγραφα Google.
Ωστόσο, όταν πληκτρολογείτε ενώ βρίσκεστε στο Google Hangouts, οι συμμετέχοντες θα ακούσουν την πληκτρολόγηση στο πληκτρολόγιό σας, ακόμα κι αν χρησιμοποιείτε ηχητικά ακουστικά. Έτσι, όποιος πληκτρολογεί και παίρνει λεπτά θα χρειαστεί πιθανώς να σίγαση το μικρόφωνο του / της όταν πληκτρολογείτε.
Προτιμώ όμως να χρησιμοποιήσω μια εφαρμογή iPad που ονομάζεται MinuteTaker ($ 7.99.) Είναι πολύ χρήσιμη για τη λήψη και τη διαχείριση των λεπτών και δεν υπάρχει θόρυβος όταν χρησιμοποιείτε το ενσωματωμένο πληκτρολόγιο στο iPad.
Όταν χρησιμοποιώ το MinuteTaker, μπορώ τελικά να τελειώσω και να στείλω τα ηλεκτρονικά μηνύματα αμέσως μετά τη συνάντηση. Το μεγαλύτερο μειονέκτημα για την εφαρμογή είναι ότι μπορείτε να μοιράζεστε μόνο λεπτά σε μορφή PDF. Ωστόσο, μπορείτε να αντιγράψετε και να επικολλήσετε το περιεχόμενο σε ένα κανονικό αρχείο κειμένου. Η online εφαρμογή, minutes.io, είναι ένα άλλο εργαλείο για την λήψη λεπτών.
Οι συναντήσεις δεν είναι ποτέ τέλειες, αλλά με καλό προγραμματισμό και τα σωστά εργαλεία, μπορούν να είναι πιο αποδοτικές και λιγότερο χρονοβόρες.
Έχουμε γράψει προηγουμένως για το Google Hangouts. Ελέγξτε μερικά από τα προηγούμενα άρθρα παρακάτω:
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google+ Hangouts για να συναντήσετε φίλους Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google+ Hangouts για να συναντήσετε φίλους Πώς να χρησιμοποιήσετε το Google+ Hangouts για να συναντήσετε φίλους Το Google Hangouts είναι μια βασική λειτουργία του Google+. Αν δεν χρησιμοποιείτε ήδη το Hangouts, λείπεις! Ίσως δεν έχετε ακόμα συνδεθεί στο Google+. Λοιπόν, αν έχετε έναν λογαριασμό Google, στη συνέχεια να συμμετάσχετε ... Διαβάστε περισσότερα
5 λόγοι για τους οποίους το Google Hangouts είναι πιο δροσερό από το Skype για συνομιλίες βίντεο 5 λόγοι για τους οποίους το Google Hangouts είναι πιο δροσερό από το Skype για βίντεο συνομιλίες 5 λόγοι για τους οποίους το Google Hangouts είναι πιο δροσερό από το Skype για βίντεο συνομιλίες Το Hangouts είναι το Google που παίρνει στα δωμάτια συνομιλίας. Όπως πολλές φορές πριν, η Google έχει μετατρέψει μια καλή ιδέα σε κάτι εξαιρετικά χρήσιμο, διατηρώντας παράλληλα την απλότητα και την ευκολία χρήσης και καθιστώντας έτσι φανταστική. Σε αυτό ... Διαβάστε περισσότερα
Ενημερώστε μας αν χρησιμοποιείτε το Google Hangouts για να πραγματοποιήσετε συναντήσεις. Ποια είναι τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα;