Οι λίστες υποχρεώσεων είναι βασικά εργαλεία στην αδιάκοπη αναζήτηση μας για το πώς να είμαστε πιο παραγωγικοί. Υπάρχουν αμέτρητες εφαρμογές, στρατηγικές, θεωρίες και μέθοδοι για τη διατήρηση της καλύτερης και πιο παραγωγικής λίστας υποχρεώσεων.
Αλλά θα μπορούσαμε να το κάνουμε λάθος; Θα μπορούσε η λίστα των υποχρεώσεων να μας κρατήσει πίσω; Πολλοί εξαιρετικά παραγωγικοί άνθρωποι λένε ναι. Και έχουν μερικές ενδιαφέρουσες ιδέες για το πώς να είναι πιο παραγωγικό χωρίς να χρησιμοποιήσετε μια λίστα υποχρεώσεων.
Γιατί οι λίστες επίλυσης μπορεί να είναι αντιπαραγωγικές
Οι κατάλογοι εργασιών έχουν βεβαίως οφέλη - αν δεν το έπρατταν, δεν θα τους χρησιμοποιούσαμε πρώτον. Αλλά έχουν και κάποια σοβαρά μειονεκτήματα.
Για παράδειγμα, οι λίστες υποχρεώσεων μπορούν να γίνουν ένα σημαντικό εργαλείο αναβολής. Έχετε αποφασίσει ποτέ να καθίσετε και να οργανώσετε τον κατάλογό σας αντί να ξεκινήσετε μια εργασία σε αυτό; Ασφαλώς έχω - και περισσότερο από μερικές φορές. Αισθανόμαστε ότι είμαστε παραγωγικοί όταν δουλεύουμε στη λίστα μας αντί να δουλεύουμε πραγματικά.
Από την άλλη πλευρά, οι λίστες υποχρεώσεων μας κάνουν να αισθανόμαστε ότι δεν έχουμε κάνει ποτέ αρκετά. Πότε ήταν η τελευταία φορά που απενεργοποιήσατε όλα τα στοιχεία της λίστας σας; Νομίζω ότι το έκανα μία φορά τα τελευταία τρία ή τέσσερα χρόνια. Ακόμη και αν ανακαλύψετε πώς να είστε πιο παραγωγικοί, ποτέ δεν θα νιώσετε σαν να έχετε πετύχει.
Ένας λόγος που δεν ελέγξουμε ποτέ όλα τα πράγματα στη λίστα είναι ότι οι λίστες υποχρεώσεων δεν λαμβάνουν υπόψη το χρόνο. Εκτός αν κρατάτε μια εξαιρετικά λεπτομερή λίστα, ένα έργο 10 ωρών θα φανεί ακριβώς το ίδιο με ένα 10λεπτο. Και αισθάνεστε εξαιρετικά παραγωγικοί αν ελέγξετε πολλά μικρά, λιγότερο σημαντικά καθήκοντα που χρειάζονται μόνο λίγα λεπτά.
Όλες αυτές οι επιλογές μπορεί να φαίνονται ωραίες γιατί έχετε πάντα κάτι στο οποίο μπορείτε να εργαστείτε, αλλά οι λίστες υποχρεώσεων μας συντρίβουν με επιλογές. Εάν έχετε 47 πράγματα στη λίστα σας, ο εγκέφαλός σας αρχίζει να αγωνίζεται πίσω. Παίρνει συντριπτική, και τα αρνητικά συναισθήματα αρχίζουν να επιφανειακά. ¶Και τότε παραλύετε και μην καταλήγετε να κάνετε κάτι.
Φυσικά, πολλοί άνθρωποι βρίσκουν ότι οι λίστες υποχρεώσεων τους βοηθούν να είναι πιο παραγωγικοί. Βρίσκοντας το τέλειο σύστημα παραγωγικότητας Πώς να δημιουργήσετε το τελευταίο τέλειο σύστημα διαχείρισης χρόνου που θα χρησιμοποιήσετε ποτέ Πώς να δημιουργήσετε το τελευταίο τέλειο σύστημα διαχείρισης χρόνου που θα χρησιμοποιείτε ποτέ Η παραγωγικότητα είναι μια συνεχής αναζήτηση για περισσότερους οργανισμούς με λιγότερη εργασία. Ένας τρόπος για να ολοκληρώσετε ό, τι ονειρεύεστε να ολοκληρώσετε, χωρίς να χάσετε τον ύπνο. Μπορεί αυτό το αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης χρόνου να τα κάνει όλα; Διαβάστε περισσότερα για τη δική σας ζωή είναι το πρώτο βήμα για να μάθετε πώς να κάνετε περισσότερα μέσα σε μια μέρα. Το εάν χρησιμοποιείτε μια λίστα υποχρεώσεων ή όχι εξαρτάται από εσάς.
Θα ήθελα όμως να σας ενθαρρύνω να εξετάσετε πώς μπορείτε να είστε πιο παραγωγικοί κάνοντας τις ακόλουθες αλλαγές στο ημερήσιο πρόγραμμα παραγωγικότητας.
Ζώντας στο Ημερολόγιό σας
Ο Daniel Markowitz, σε ένα κομμάτι για το Harvard Business Review, παρουσιάζει μια εναλλακτική λύση στις λίστες εργασιών που ονομάζει "ζωντανά στο ημερολόγιό σας". Η ιδέα είναι απλή: αφαιρέστε τις εργασίες σας από τον κατάλογό σας, υπολογίστε πόσο χρόνο θα πάρουν και μετακινήστε τους στο ημερολόγιό σας.
Οι εργασίες προγραμματισμού - όχι μόνο με τη χρήση του ημερολογίου σας ως της λίστας υποχρεώσεων - έχουν πολλά οφέλη. Πολλοί άνθρωποι διαπιστώνουν ότι στην πραγματικότητα βλέποντας αφιερωμένο χρόνο για συγκεκριμένες δραστηριότητες τους καθιστά πιο πιθανό να κάνουν αυτά τα καθήκοντα και να μείνουν εστιασμένα. Άλλοι αναφέρουν ότι τους εμποδίζει να προσπαθούν να προγραμματίσουν πάρα πολύ σε μια μέρα.
Έχοντας μια οπτική υπενθύμιση του πόσα πράγματα εργάζεστε θα σας βοηθήσει να δώσετε προτεραιότητα στα τρέχοντα έργα σας και να διαπιστώσετε αν μπορείτε να πείτε "ναι" σε νέα.
Ο Kevin Kruse έδωσε συνέντευξη σε «πάνω από 200 δισεκατομμυριούχους, Ολυμπιονίκες, ευθείες φοιτητές και επιχειρηματίες» σχετικά με τη διαχείριση του χρόνου και τον τρόπο με τον οποίο είναι πιο παραγωγικοί. Πόσοι νομίζετε ότι είπαν ότι χρησιμοποιούν μια λίστα υποχρεώσεων; Ούτε ένα. Αλλά πολλοί από αυτούς ζούσαν στα ημερολόγιά τους.
Συζητήσαμε το χρόνο αποκλεισμού Πώς να αποκλείσετε το Χρόνο στο Ημερολόγιο Google για μια παραγωγική Ημέρα Πώς να Αποκλεισμός Χρόνου στο Ημερολόγιο Google για μια Παραγωγική Εργαλεία Αγωνίζεστε με τη διαχείριση του χρόνου; Σας παρουσιάζουμε πώς μπορείτε να αποκλείσετε το χρόνο σας στο Ημερολόγιο Google για να αυξήσετε την εστίαση, να μειώσετε το άγχος και να αυξήσετε την παραγωγικότητα. Διαβάστε περισσότερα στο παρελθόν και γι 'αυτό ακριβώς μιλάμε εδώ. Ορίστε συγκεκριμένες ώρες όπου θα εργάζεστε σε συγκεκριμένες εργασίες και ακολουθήστε το πρόγραμμά σας.
Ακολουθήστε τον κανόνα δύο λεπτών
Ένας από τους λόγους για τους οποίους οι λίστες υποχρεώσεων γεμίζουν τόσο γρήγορα είναι ότι συχνά βάζουμε τόνους μικρών καθηκόντων εκεί. Τότε τα πράγματα αρχίζουν να γίνονται συντριπτικά και τονίζουμε. Μια από τις καλύτερες μεθόδους αντιμετώπισης αυτού του προβλήματος είναι να ακολουθήσετε τον κανόνα των δύο λεπτών. Εάν μια εργασία θα διαρκέσει λιγότερο από δύο λεπτά, μην την τοποθετήσετε σε μια λίστα - απλά το κάνετε.
Αυτό θα κρατήσει έναν συγκλονιστικό αριθμό στοιχείων μακριά από τη λίστα σας. Ενεργοποιήστε την πιστωτική σας κάρτα, επιστρέψτε αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, σηκώστε και τεντώστε, θα εκπλαγείτε με το πόσες πράξεις μπορείτε να κάνετε σε δύο λεπτά. Και αυτό μεταφράζεται απευθείας στη λήψη στοιχείων από τη λίστα σας. Τελικά, μπορεί να διαπιστώσετε ότι δεν χρειάζεστε καθόλου λίστα!
Εστίαση στις αναπτυσσόμενες συνήθειες
Ξέρετε για τα μεγάλα πράγματα που πρέπει να κάνετε. Είναι οι μικρότερες που γεμίζουν τη δουλειά σας και συνηθίζουν να χρονοτριβούν για τα πιο σημαντικά πράγματα. Αντικείμενα όπως "καθαρίστε το σπίτι", "αγοράστε είδη παντοπωλείου" και "διαχειριστείτε το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο" συχνά κάθονται στη λίστα σας για αρκετές ημέρες, σας παρασύροντας επανειλημμένα.
Αυτό είναι όπου οι συνήθειες έρχονται σε πρακτικό.
Κάντε μια συνήθεια να διαχειρίζεστε τα εισερχόμενά σας για 30 λεπτά κάθε απόγευμα πριν φύγετε από την εργασία σας. Ή αμέσως το πρωί. Ξεκινήστε την αγορά ψαριών σε συγκεκριμένες ημέρες της εβδομάδας μετά την εργασία. Επιστρέψτε τις τηλεφωνικές κλήσεις σε μια συγκεκριμένη ημέρα της εβδομάδας.
Μπορείτε να κάνετε μια συνήθεια από οτιδήποτε 12 Συνήθειες παραγωγικότητας για να χτυπήσει τελικά τη ζωή σας στο νέο έτος 12 Συνήθειες παραγωγικότητας για να χάσετε την ζωή σας στο νέο έτος Μια κοινή λύση για τους περισσότερους εργαζόμενους είναι να είναι πιο παραγωγική. Σε αυτό το άρθρο, θα εξετάσουμε δώδεκα κακές συνήθειες που μπορείτε να αλλάξετε - μία ανά μήνα - για να βελτιώσετε δραστικά την παραγωγικότητα του φόρτου εργασίας σας. Διαβάστε περισσότερα . Και όταν έχετε δημιουργήσει περισσότερες συνήθειες, μπορείτε να αφαιρέσετε περισσότερα από τη λίστα των υποχρεώσεών σας. Τελικά, θα είστε κάτω μόνο για τα μεγάλα, και αυτό συμβαίνει όταν το μπλοκάρισμα χρόνου και το ημερολόγιο αρχίζει πραγματικά να έχει θετικό αποτέλεσμα.
Αυτοματοποίηση και ανάθεση μικρών εργασιών
Και πάλι, είναι τα μικρά πράγματα που γεμίζουν τη λίστα σας και σας τονίζουν. Η αυτοματοποίηση μπορεί να βοηθήσει σε μεγάλο βαθμό στην επίλυση αυτού του προβλήματος. Μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τα οικονομικά σας Πώς ο οικονομικός μινιμαλισμός σας βοηθά να εξοικονομήσετε χρήματα και να εξαλείψετε το άγχος Πώς ο οικονομικός μινιμαλισμός σας βοηθάει να εξοικονομήσετε χρήματα και να εξαλείψετε το στρες Είναι εύκολο να αφήσετε τα οικονομικά σας να ξεπεραστούν, αλλά χρησιμοποιώντας τις αρχές του μινιμαλισμού μπορούν να σας βοηθήσουν να τους κρατήσετε υπό έλεγχο μείωση του στρες. Διαβάστε περισσότερα, ώστε να μην χρειάζεται να κάνετε τίποτα - και αυτό θα σας εξοικονομήσει πολύ χρόνο. Μπορείτε επίσης να αυτοματοποιήσετε τα επακόλουθα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, τα οποία (ανάλογα με το πόσα e-mail στέλνετε) θα σας εξοικονομήσουν ώρες κάθε εβδομάδα.
Με το IFTTT ή το Zapier, μπορείτε να αυτοματοποιήσετε σχεδόν οποιαδήποτε ψηφιακή εργασία. Η έξυπνη τεχνολογία στο σπίτι σας επιτρέπει να αυτοματοποιήσετε τα πράγματα γύρω από το σπίτι σας. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα Arduino για την αυτοματοποίηση του σπιτιού σας Arduino Έργο Ιδέες για ένα Αυτοματοποιημένο Σπίτι Έργο Arduino Ιδέες για ένα Αυτοματοποιημένο Σπίτι Δεν θα ήταν υπέροχο να το νερό θερμοκήπιο σας χωρίς να αφήσετε την καρέκλα σας; Ένα Arduino μπορεί να εμπλακεί ως το βασικό συστατικό ορισμένων έργων οικιακής αυτοματοποίησης - εδώ είναι πέντε! Διαβάστε περισσότερα .
Όταν δεν μπορείτε να αυτοματοποιήσετε κάτι, μπορείτε να το μεταβιβάσετε σε κάποιον άλλο. Είναι δύσκολο να ζητήσετε βοήθεια, αλλά μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στη ζωή σας. Μπορείτε να μεταβιβάσετε στο σπίτι: ρωτήστε το σύζυγό σας ή τα παιδιά σας για βοήθεια γύρω από το σπίτι. Ή στη δουλειά: ζητήστε από κάποιον που βρίσκεται σε καλύτερη θέση να ολοκληρώσει ένα έργο για να το αναλάβει. Μπορείτε ακόμη να μεταβιβάσετε μεταξύ των φίλων σας: να έχετε κάποιον άλλο να προγραμματίσει την επόμενη συγκέντρωση για να σας εξοικονομήσει χρόνο.
Αν δεν έχετε κοντά σας ανθρώπους που μπορούν να αναλάβουν καθήκοντα, σκεφτείτε να προσλάβετε έναν βοηθό. Εικονικοί βοηθοί 20 τρόποι ένας ανθρώπινος εικονικός βοηθός μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο 20 τρόποι ένας ανθρώπινος εικονικός βοηθός μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο Μάθετε τι είδους εργασίες μπορείτε να αναθέσετε αξιόπιστα σε έναν εικονικό βοηθό και θα εξοικονομήσετε ώρες κάθε μέρα. Σας παρουσιάζουμε πώς να ξεκινήσετε. Διαβάστε περισσότερα (VAs) είναι σχετικά προσιτές, ειδικά αν τους μισθώνετε μόνο για μερικές ώρες την εβδομάδα, και μπορεί να φροντίσει για πολλές επαναλαμβανόμενες εργασίες για σας. Αν ψάχνετε τρόπους για να είστε πιο παραγωγικοί, μια VA είναι δύσκολο να νικήσει.
Χρειάζεται χρόνος για να τεθεί σε λειτουργία η αυτοματοποίηση και η εκχώρηση, αλλά μόλις το κάνετε, θα εκπλαγείτε με πόσες πράξεις δεν χρειάζεται πλέον να βάζετε σε μια λίστα.
Ή να αλλάξετε τον τρόπο δημιουργίας λιστών
Εάν προγραμματίζετε τα πάντα, επιβάλλετε τον κανόνα των δύο λεπτών, βελτιώσετε τις συνήθειες σας και βρείτε τρόπους αυτοματοποίησης και ανάθεσης, υπάρχει μια πολύ καλή πιθανότητα να μην χρειάζεστε πλέον τη λίστα υποχρεώσεων. Εάν δεν είστε έτοιμοι να κάνετε το άλμα ακόμα, ωστόσο, σκεφτείτε να αλλάξετε τον τρόπο με τον οποίο θα φτιάξετε τη λίστα των υποχρεώσεών σας.
Η αγαπημένη μου μέθοδος γι 'αυτό είναι η υιοθέτηση του καταλόγου των τριών στοιχείων. Είναι ακριβώς αυτό που ακούγεται σαν: βάζετε μόνο τρία πράγματα σε αυτό.
Όταν γνωρίζετε ότι περιορίζεστε σε τρία στοιχεία, θα τοποθετήσετε μόνο τα πιο σημαντικά καθήκοντα για την ημέρα σας σε χαρτί. Αυτό σας ενθαρρύνει να εστιάσετε στα μεγάλα ζητήματα και αφήστε τα μικρότερα να εγκατασταθούν αργότερα.
Δεν πρόκειται να είναι εύκολο. Σας ενθαρρύνω όμως να δώσετε μια βολή. Η μείωση του αριθμού των στοιχείων στη λίστα σας μπορεί να είναι μια πολύ χαλαρωτική εμπειρία.
Σκοτώστε τις λίστες που θέλετε να κάνετε και είστε πιο παραγωγικοί
Αν θέλετε συμβουλές για το πώς να έχετε μια πιο παραγωγική ζωή, ίσως να εκπλαγείτε με την πρότασή μου να αναζητήσετε μια εναλλακτική λύση στη λίστα των υποχρεώσεών σας. Αντιβαίνει σε πολλές συμβουλές που έχετε διαβάσει προηγουμένως. Και θα αισθανθεί πραγματικά παράξενο.
Υπάρχουν κάποιες πειστικές αποδείξεις ότι είναι ένας καλός τρόπος να πάτε. Η αναζήτηση για το πώς να είναι πιο παραγωγική δεν τελειώνει ποτέ. Αλλά να απαλλαγείτε από τη λίστα των υποχρεώσεών σας είναι ένα καλό επόμενο βήμα.
Χρησιμοποιείτε ακόμα μια λίστα υποχρεώσεων; Ή χρησιμοποιείτε το ημερολόγιό σας; Πώς παραμένετε παραγωγικοί; Μοιραστείτε τις σκέψεις σας στα παρακάτω σχόλια!