Το Excel είναι ο βασιλιάς των προγραμμάτων υπολογιστικών φύλλων Excel vs. Google Sheets: Ποιο είναι καλύτερο για εσάς; Excel vs. φύλλα Google: Ποιο είναι καλύτερο για εσάς; Χρειάζεστε πραγματικά το Excel; Και οι επιτραπέζιες και οι ηλεκτρονικές λύσεις έχουν τα πλεονεκτήματά τους Αν έχετε πρόβλημα να επιλέξετε μεταξύ του Excel και του Google Sheets για τη διαχείριση των υπολογιστικών φύλλων σας, ας σας βοηθήσουμε να αποφασίσετε. Διαβάστε περισσότερα, αλλά μερικές φορές πρέπει να ανοίξετε ένα έγγραφο που δεν έχει διαμορφωθεί ειδικά για προγράμματα της Microsoft. Και άλλες φορές, θα χρειαστεί να αποθηκεύσετε το έγγραφό σας σε διαφορετική μορφή, έτσι ώστε οι χρήστες που δεν χρησιμοποιούν το Excel να μπορούν να το χρησιμοποιήσουν.
Η εισαγωγή και εξαγωγή δεδομένων στο Excel μοιάζει με μια περίπλοκη διαδικασία, αλλά είναι πραγματικά πολύ εύκολη όταν το κάνατε μερικές φορές. Εδώ είναι τι πρέπει να ξέρετε.
Πώς να εισαγάγετε δεδομένα στο Excel
Ανεξάρτητα από το είδος των δεδομένων που εισάγετε, θα ξεκινήσετε τη διαδικασία με τον ίδιο τρόπο. Πατήστε Αρχείο> Εισαγωγή για να ξεκινήσετε. Θα δείτε αυτό το αναδυόμενο παράθυρο, επιτρέποντάς σας να επιλέξετε τη μορφή του αρχικού αρχείου που θέλετε να εισαγάγετε:
Αυτό το παράθυρο διαλόγου παρέχει την επιλογή εισαγωγής τιμής διαχωριζόμενης με κόμμα (CSV), FileMaker Pro, HTML και αρχείων κειμένου. Αν θέλετε να εισαγάγετε άλλο τύπο αρχείου υπολογιστικού φύλλου, το καλύτερο στοίχημά σας είναι να εξαγάγετε το υπολογιστικό φύλλο σε διαφορετική μορφή από το αρχικό πρόγραμμα. Τα περισσότερα προγράμματα δεν θα πρέπει να έχουν δυσκολία εξαγωγής σε CSV ή κείμενο. Θα χρησιμοποιήσω ένα CSV σε αυτό το παράδειγμα επειδή είναι μια κοινή μορφή δεδομένων, η οποία χρησιμοποιείται για όλα από ερευνητικά δεδομένα έως υπολογιστικά φύλλα επαφών κοινωνικής δικτύωσης. Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας στο Facebook σε οποιονδήποτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [Weekly Facebook Tips] Πώς να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας των επαφών σας στο Facebook σε οποιονδήποτε λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου [Weekly Facebook Tips] Το Facebook κάνει πολλές πτυχές της ζωής σας πιο βολικές. Είναι ένας εύκολος τρόπος να μείνετε σε επαφή, σας υπενθυμίζει τα γενέθλια των φίλων σας και μπορεί να συγχρονίσει τις επαφές σας και τις εκδηλώσεις σας στο Facebook ... Διαβάστε περισσότερα
Εκκίνηση του Οδηγού εισαγωγής κειμένου
Κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή και θα δείτε τον "Οδηγό εισαγωγής κειμένου":
Ο Οδηγός εισαγωγής κειμένου του Excel κάνει ό, τι είναι δυνατό για να καταστήσει τη διαδικασία αυτή εύκολη και ως επί το πλείστον λειτουργεί πολύ καλά. Τις περισσότερες φορές, απλά πατήστε Επόμενο> έως ότου εξαφανιστεί ο οδηγός και τα δεδομένα σας εμφανίζονται στο υπολογιστικό φύλλο. Όπως μπορείτε να δείτε στην παραπάνω εικόνα, ο οδηγός κειμένου ορίζει ότι αυτό το αρχείο είναι οριοθετημένο - κάθε κελί διαχωρίζεται με κόμμα. Επειδή αυτό είναι σωστό, μπορούμε απλά να πατήσουμε το Επόμενο> για να προχωρήσουμε με την εισαγωγή (αν δεν είναι, διαβάστε για συμβουλές σχετικά με την εισαγωγή σταθερού πλάτους).
Ορίστε απομετρητές δεδομένων
Το δεύτερο βήμα σάς επιτρέπει να επιλέξετε μια σειρά διαφορετικών επιλογών που σχετίζονται με την οριοθέτηση που θα σας βοηθήσουν να διασφαλίσετε ότι τα δεδομένα σας θα εισαχθούν σωστά:
Κατ 'αρχάς, μπορείτε να επιλέξετε τον απομεμακρυσμένο σας. Τα δεδομένα που εισάγουμε εδώ χρησιμοποιούν κόμματα για να διαχωρίσουν κελιά, οπότε θα αφήσω το Επιλογές . Η καρτέλα είναι επίσης επιλεγμένη και δεν έχει αρνητικές συνέπειες για αυτή την εισαγωγή, οπότε θα την αφήσω μόνη της. Αν το υπολογιστικό φύλλο σας χρησιμοποιεί διαστήματα ή τετράγωνα για να διαφοροποιήσετε μεταξύ των κελιών, απλά επιλέξτε αυτήν την επιλογή. Αν θέλετε να χωρίσετε τα δεδομένα σε άλλο χαρακτήρα, όπως μια κάθετο ή μια περίοδο, μπορείτε να εισάγετε αυτόν το χαρακτήρα στο πλαίσιο Άλλο:
Το Treat διαδοχικοί οριοθέτες ως ένα κιβώτιο κάνει ακριβώς αυτό που λέει. στην περίπτωση κόμματος, με δύο κόμματα στη σειρά θα δημιουργούσε ένα καινούργιο κελί. Όταν το πλαίσιο δεν είναι επιλεγμένο, το οποίο είναι το προεπιλεγμένο, αυτό θα δημιουργήσει δύο νέα κελιά.
Το πλαίσιο προσδιοριστή κειμένου είναι σημαντικό. όταν ο οδηγός εισάγει ένα υπολογιστικό φύλλο, θα αντιμετωπίσει ορισμένα από τα κελιά ως αριθμούς και κάποια ως κείμενο. Ο χαρακτήρας σε αυτό το πλαίσιο θα δείξει στο Excel ποια κύτταρα θα πρέπει να αντιμετωπίζονται ως κείμενο. Κανονικά, θα υπάρχουν αποσπάσματα ("") γύρω από το κείμενο, επομένως αυτή είναι η προεπιλεγμένη επιλογή. Οι προκριματικοί κειμένου δεν θα εμφανιστούν στο τελικό υπολογιστικό φύλλο. Μπορείτε επίσης να το αλλάξετε σε απλά εισαγωγικά ('') ή κανένα, οπότε όλα τα εισαγωγικά θα παραμείνουν στη θέση τους όταν εισάγονται στο τελικό υπολογιστικό φύλλο.
Ορίστε μορφές δεδομένων
Μόλις όλα φαίνονται καλά, πατήστε Επόμενο> για να μεταβείτε στο τελικό βήμα, το οποίο σας επιτρέπει να ορίσετε μορφές δεδομένων για εισαγόμενα κελιά:
Η προεπιλεγμένη τιμή για τη μορφή δεδομένων της στήλης είναι Γενικά, η οποία μετατρέπει αυτόματα τα δεδομένα σε αριθμητικές, ημερομηνίες και μορφές κειμένου. Ως επί το πλείστον, αυτό θα λειτουργήσει καλά. Αν έχετε συγκεκριμένες ανάγκες μορφοποίησης, μπορείτε να επιλέξετε Κείμενο ή ημερομηνία:. Η επιλογή ημερομηνίας επιτρέπει επίσης να επιλέξετε τη μορφή στην οποία εισάγεται η ημερομηνία. Και αν θέλετε να παραλείψετε συγκεκριμένες στήλες, μπορείτε να το κάνετε και εσείς.
Κάθε μία από αυτές τις επιλογές εφαρμόζεται σε μία μόνο στήλη ή σε πολλές στήλες αν κάνετε κλικ με βέλος για να επιλέξετε περισσότερες από μία. Μπορεί να χρειαστεί πολύς χρόνος για να περάσετε από όλες τις στήλες με αυτόν τον τρόπο εάν έχετε ένα γιγαντιαίο υπολογιστικό φύλλο, αλλά μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο μακροπρόθεσμα εάν τα δεδομένα σας είναι σωστά μορφοποιημένα κατά την πρώτη εισαγωγή τους.
Η τελευταία επιλογή σε αυτό το παράθυρο διαλόγου είναι το μενού "Για προχωρημένους ", το οποίο σας επιτρέπει να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις που χρησιμοποιούνται για την αναγνώριση αριθμητικών δεδομένων. Η προεπιλογή χρησιμοποιεί μια περίοδο ως τον δεκαδικό διαχωριστή και ένα κόμμα ως διαχωριστικό χιλιάδων, αλλά μπορείτε να το αλλάξετε εάν τα δεδομένα σας έχουν μορφοποιηθεί διαφορετικά.
Αφού οι ρυθμίσεις αυτές καλούνται να σας αρέσουν, απλά χτυπήστε το Finish και η εισαγωγή γίνεται.
Χρησιμοποιήστε το καθορισμένο πλάτος αντί για το όριο
Εάν το Excel λάβει τα δεδομένα που οριοθετούν εσφαλμένα ή εισάγετε ένα αρχείο κειμένου χωρίς οριοθέτες, μπορείτε να επιλέξετε το Πάγιο πλάτος αντί για το Delimited στο πρώτο βήμα. Αυτό σας επιτρέπει να διαχωρίζετε τα δεδομένα σας σε στήλες με βάση τον αριθμό των χαρακτήρων σε κάθε στήλη. Για παράδειγμα, εάν έχετε ένα υπολογιστικό φύλλο γεμάτο από κελιά που περιέχουν κωδικούς με τέσσερα γράμματα και τέσσερις αριθμούς και θέλετε να διαχωρίσετε τα γράμματα και τους αριθμούς μεταξύ διαφορετικών κελιών, μπορείτε να επιλέξετε Σταθερό πλάτος και να ορίσετε τη διάσπαση μετά από τέσσερις χαρακτήρες:
Για να το κάνετε αυτό, επιλέξτε Σταθερό πλάτος και κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> . Στο ακόλουθο παράθυρο διαλόγου, μπορείτε να ενημερώσετε το Excel για το πώς να χωρίσετε τα δεδομένα σε διαφορετικά κελιά κάνοντας κλικ στα εμφανιζόμενα δεδομένα. Για να μετακινήσετε ένα διαχωρισμό, απλά κάντε κλικ και σύρετε το βέλος στο επάνω μέρος της γραμμής. Αν θέλετε να διαγράψετε ένα διαχωρισμό, κάντε διπλό κλικ στη γραμμή.
Μετά την επιλογή των διαχωρισμών σας και το πάτημα του Next>, θα έχετε τις ίδιες επιλογές που θα έχετε στην οριοθετημένη εισαγωγή. μπορείτε να επιλέξετε τη μορφή δεδομένων για κάθε στήλη. Τότε χτυπήστε Finish και θα πάρετε το spreadsheet σας.
Εκτός από την εισαγωγή μη αρχειοθετημένων αρχείων, αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διαιρέσετε το κείμενο και τους αριθμούς Πώς να εξαγάγετε έναν αριθμό ή κείμενο από το Excel με αυτή τη συνάρτηση Πώς να εξαγάγετε έναν αριθμό ή κείμενο από το Excel με αυτή τη λειτουργία Ανάμειξη αριθμών και κειμένου σε ένα Το υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να δημιουργήσει προκλήσεις. Θα σας δείξουμε πώς να αλλάξετε τη μορφοποίηση των κελιών σας και ξεχωριστούς αριθμούς από το κείμενο. Διαβάστε περισσότερα από τα αρχεία με τα οποία συνεργάζεστε. Απλά αποθηκεύστε το αρχείο ως αρχείο CSV ή κειμένου, εισαγάγετε αυτό το αρχείο και χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για να το χωρίσετε όσο θέλετε.
Η εισαγωγή HTML είναι ίδια με την εισαγωγή αρχείων CSV ή κειμένου. επιλέξτε το αρχείο, προχωρήστε στις ίδιες επιλογές όπως παραπάνω και το έγγραφο HTML σας θα μετατραπεί σε ένα υπολογιστικό φύλλο με το οποίο μπορείτε να εργαστείτε (μπορεί να το βρείτε χρήσιμο εάν θέλετε να κάνετε λήψη πινάκων HTML από έναν ιστότοπο ή αν τα δεδομένα φόρμας ιστού είναι αποθηκεύονται σε μορφή HTML).
Εξαγωγή δεδομένων από το Excel
Η εξαγωγή δεδομένων είναι πολύ απλούστερη από την εισαγωγή τους. Όταν είστε έτοιμοι να εξαγάγετε, πατήστε Αρχείο> Αποθήκευση ως ... (ή χρησιμοποιήστε μια εύχρηστη συντόμευση πληκτρολογίου Excel 35 Συντομεύσεις πληκτρολογίου Microsoft Excel για Windows & Mac 35 Συντομεύσεις πληκτρολογίου Microsoft Excel για Windows & Mac Οι συντομεύσεις πληκτρολογίου μπορούν να σας εξοικονομήσουν πολλά Χρησιμοποιήστε αυτές τις συντομεύσεις του Microsoft Excel για να επιταχύνετε την εργασία με υπολογιστικά φύλλα στα Windows και Mac (Read More) και θα σας παρουσιάσουμε μια σειρά επιλογών. Απλά επιλέξτε αυτό που χρειάζεστε.
Ακολουθεί μια ανάλυση μερικών από τις πιο συνηθισμένες:
- .xlsx / .xls : τυπικές μορφές Excel.
- .xlt : Πρότυπο Excel.
- .xlsb : μια μορφή Excel γραμμένη σε δυαδική αντί για XML, η οποία επιτρέπει την αποθήκευση εξαιρετικά μεγάλων υπολογιστικών φύλλων ταχύτερα από τα τυπικά φορμά.
- .csv : τιμή διαχωρισμένη με κόμμα (όπως στο πρώτο παράδειγμα εισαγωγής που χρησιμοποιήθηκε παραπάνω · μπορεί να διαβαστεί από οποιοδήποτε πρόγραμμα υπολογιστικού φύλλου).
- .txt : ένας αριθμός ελαφρώς διαφορετικών μορφών που χρησιμοποιούν καρτέλες για να διαχωρίσετε τα κελιά στο υπολογιστικό σας φύλλο (όταν υπάρχει αμφιβολία, επιλέξτε Κείμενο με διαχωρισμό καρτελών αντί για άλλη επιλογή .txt).
Όταν επιλέγετε μια μορφή και πατήσετε Αποθήκευση, μπορεί να εμφανιστεί μια προειδοποίηση που μοιάζει με αυτή:
Εάν θέλετε να αποθηκεύσετε το αρχείο σας ως κάτι άλλο από το .xlsx ή το .xls, αυτό είναι πιθανό να συμβεί. Εκτός αν υπάρχουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά που χρειάζεστε πραγματικά στο υπολογιστικό φύλλο, απλώς πατήστε Συνέχεια και το έγγραφό σας θα αποθηκευτεί.
Ένα βήμα πιο κοντά στο Excel Mastery
Ως επί το πλείστον, οι άνθρωποι χρησιμοποιούν απλώς υπολογιστικά φύλλα Excel και είναι πολύ εύκολο να τα ανοίξετε, να τα τροποποιήσετε και να τα αποθηκεύσετε. Αλλά κάθε άλλη φορά θα έχετε ένα διαφορετικό είδος εγγράφου, όπως ένα που εξάγεται από τον ιστό ή παράγεται σε μια διαφορετική σουίτα του Office Ποια Office Suite είναι καλύτερη για εσάς; Ποια Office Suite είναι καλύτερη για εσάς; Θα πατήσετε για να βρείτε μια επαγρύπνηση που δεν απαιτεί κάποια επεξεργασία λέξεων ή αριθμών. Και μπορείτε να αναρωτηθείτε, είναι το Microsoft Office πραγματικά η καλύτερη λύση; Εδώ είναι οι επιλογές σας. Διαβάστε περισσότερα . Η γνώση του τρόπου εισαγωγής και εξαγωγής διαφορετικών μορφών μπορεί να κάνει την εργασία με αυτά τα φύλλα πολύ πιο βολικό.
Εισάγετε ή εξαγάγετε αρχεία Excel σε τακτική βάση; Για ποιους θεωρείτε χρήσιμο; Έχετε κάποιες συμβουλές για την κοινή χρήση ή για συγκεκριμένα προβλήματα για τα οποία δεν έχετε βρει λύση ακόμα; Μοιραστείτε τα παρακάτω!