Οι εφαρμογές λίστας υποχρεώσεων είναι όλες οι οργή αυτές τις μέρες. Η επιστήμη έχει αποδείξει ότι οι λίστες πραγματικά ενθαρρύνουν την παραγωγικότητα και μπορείτε να αυξήσετε περαιτέρω την παραγωγικότητα χρησιμοποιώντας τεχνάσματα, όπως κάνοντας τη δική σας λίστα υποχρεώσεων δημόσια. Μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ακόμη και τα εισερχόμενά τους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως λίστες υποχρεώσεων.
Αλλά τι εάν δοκιμάσατε όλα αυτά και τίποτα από αυτά δεν λειτουργεί;
Τυχερά για σας, εναλλακτικές μεθόδους παραγωγικότητας 5 Νέες τεχνικές παραγωγικότητας που πιθανώς δεν έχετε ακούσει για 5 νέες τεχνικές παραγωγικότητας που πιθανώς δεν έχετε ακούσει Αν ψάχνετε ακόμα τον καλύτερο τρόπο για να αυξήσετε την παραγωγικότητά σας, δοκιμάστε μία από αυτές τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Pomodoro και GTD. Θυμηθείτε να σταματήσετε να ψάχνετε όταν βρείτε μια λύση "αρκετά καλό". Διαβάστε περισσότερα υπάρχουν. Και αν διαπιστώσετε ότι οι κανονικές λίστες υποχρεώσεων είναι πολύ ενοχλητικές ή υπερβολικές, προτείνουμε να δοκιμάσετε μια παλιά αλλά αποτελεσματική τεχνική που ονομάζεται Matrix Eisenhower .
Τι είναι το Matrix του Eisenhower;
Το Matrix Eisenhower είναι ένα πλέγμα 2 × 2 κουτιών. Η πρώτη σειρά είναι για εργασίες που είναι "Σημαντικές", ενώ η κάτω γραμμή είναι για εργασίες που δεν είναι "Σημαντικές". Ταυτόχρονα, η αριστερή στήλη αφορά τις εργασίες "Επείγουσες", ενώ η δεξιά σειρά είναι για εργασίες που είναι "Δεν είναι επείγουσα." Εδώ είναι αυτό που μοιάζει με:
Για τους περισσότερους ανθρώπους, οι όροι Σημαντικό και επείγον είναι συνώνυμοι, οπότε ας πάρουμε λίγο χρόνο για να ορίσουμε τη διαφορά μεταξύ τους:
- Σημαντικό - Εργασίες που συμβάλλουν στους μακροπρόθεσμους στόχους και τις αξίες σας, είτε προσωπικές, επαγγελματικές, κ.λπ. Σημασία έχει σημασία για τη συνάφεια . Ένας τρόπος για να αποφασίσετε αν μια εργασία είναι σημαντική είναι να ρωτήσετε τον εαυτό σας: "Μπορώ ακόμα να φτάσω τους στόχους μου και να παραμείνω αληθινός στις αξίες μου αν παραλείψω αυτό το έργο;"
- Επείγον - Εργασίες που πρέπει να αντιμετωπιστούν μέχρι το τέλος της ημέρας. Εάν το πρόγραμμά σας έχει μεγαλύτερη ελευθερία, μπορείτε να προτιμήσετε μέχρι το τέλος της εβδομάδας. Είτε έτσι είτε αλλιώς, το επείγον είναι ο χρόνος . Ένας τρόπος για να αποφασίσετε αν μια εργασία είναι επείγουσα είναι να αναρωτηθείτε: "Πότε είναι η προθεσμία για αυτό το έργο;"
Προτού να μπορέσετε να αποφασίσετε αν μια εργασία είναι σημαντική ή όχι, πρέπει να γνωρίζετε τους δικούς σας στόχους και αξίες. Για πολλούς, η εξέλιξη της σταδιοδρομίας είναι ένας μακροπρόθεσμος στόχος, επομένως τα καθήκοντα που σχετίζονται άμεσα με αυτό είναι σημαντικά. Ή αν προτιμάτε περισσότερο την οικογένεια, τότε η έγκαιρη είσοδος στο σπίτι μπορεί να είναι σημαντική.
Αλλά πώς μπορεί μια εργασία να είναι επείγουσα αλλά όχι σημαντική; Θυμηθείτε ότι το επείγον είναι μόνο η ώρα. Σκεφτείτε την προθεσμία. Ας υποθέσουμε ότι σήμερα είναι η Διεθνής Ημέρα Καφέ και το τοπικό καφενείο σας δίνει δωρεάν καφέδες. Εάν δεν επωφεληθείτε από αυτό σήμερα, η ευκαιρία χάθηκε - αλλά ο δωρεάν καφές δεν έχει σχέση με τους μακροπρόθεσμους στόχους ή τις αξίες σας. Είναι επείγον, αλλά δεν είναι σημαντικό.
Χρησιμοποιώντας αυτούς τους ορισμούς, γίνεται ευκολότερο να περιγράψουμε τα είδη των εργασιών που ανήκουν σε καθένα από τα τέσσερα πλαίσια. Μπορούμε ακόμη να σκεφτούμε τον πίνακα με αυτόν τον τρόπο:
Γιατί να χρησιμοποιήσετε το Matrix Eisenhower;
Το Matrix Eisenhower είναι απλά ένας τρόπος να δοθεί προτεραιότητα στα καθήκοντά σας .
Οι λίστες υποχρεώσεων είναι εξαιρετικές στην παρακολούθηση του τι πρέπει να κάνετε, αλλά δεν είναι πάντα εύκολο να καθορίσετε ποιες εργασίες έχουν υψηλότερη προτεραιότητα. Ποτέ δεν έχω χρησιμοποιήσει ποτέ τη δυνατότητα "Προτεραιότητας" σε οποιαδήποτε εφαρμογή λίστας υποχρεώσεων, επειδή καταλήγω πάντοτε στην ταύτιση όλων ως "Υψηλής Προτεραιότητας" - και όταν όλα είναι μεγάλης προτεραιότητας, τίποτα δεν είναι.
Επιπλέον, όταν εξετάζετε έναν κατάλογο υποχρεώσεων και βλέπετε 30 συσσωρευμένα καθήκοντα, πώς αποφασίζετε ποια εργασία πρέπει να αντιμετωπίσετε; "Ξεκινήστε με το πιο εύκολο", λένε κάποιοι. "Όχι, ξεκινήστε με το πιο δύσκολο", λένε άλλοι. Αλλά τι είναι εύκολο και τι είναι δύσκολο; Δεν είναι ποτέ μαύρο και άσπρο. Συχνά φορές, έχω χάσει 10, 15, ή ακόμα και 30 λεπτά μόνο προσπαθώντας να διαλέξετε το καθήκον μου!
Αυτός είναι ο λόγος που το Matrix Eisenhower λάμπει. Σε αντίθεση με μια μόνο λίστα υποχρεώσεων, ο πίνακας έχει προτεραιότητα. Σας λέει ποιο έργο θα χειριστείτε στη συνέχεια. Μειώνει το γνωστικό φορτίο επειδή μόνο τα κουτάκια Now and Later έχουν πραγματικά σημασία. Και αν είστε πάντα crunched για το χρόνο, σας βοηθά να δείτε ποια καθήκοντα μπορείτε να παραλείψετε.
Επιπλέον, η μήτρα έχει δύο άλλα μικρά οφέλη. Πρώτον, σας αναγκάζει να είστε πιο προσεκτικοί σε κάθε εργασία. Αντί να ρίχνετε τα πάντα σε ένα μεγάλο βρώμικο σωρό, αποφασίζετε ενεργά εάν οι εργασίες αξίζουν τον χρόνο σας μπροστά, διατηρώντας τον πραγματικό κατάλογο εργασιών σας σφιχτά. Δεύτερον, σας υπενθυμίζει συνεχώς τους στόχους και τις αξίες σας.
Το μόνο πρόβλημα είναι ότι το Matrix Eisenhower μπορεί να είναι λίγο δύσκολο στην αρχή. Συγκεκριμένα, οι νέοι χρήστες τείνουν να μπλοκάρουν από τα Delegate και Trivial boxes. Υπάρχει μια καμπύλη εκμάθησης, οπότε ας δούμε ένα πρακτικό παράδειγμα για το πώς να δημιουργήσουμε μια μήτρα, να οργανώσουμε τα καθήκοντα και να περάσουμε μια μέρα.
Πώς να χρησιμοποιήσετε το Matrix Eisenhower
Παρόλο που το Matrix Eisenhower είναι εννοιολογικά τετράγωνο τεσσάρων κουτιών, μπορείτε πρακτικά να το προσεγγίσετε ως τέσσερις ξεχωριστές λίστες υποχρεώσεων: μια λίστα Now, μια λίστα Delegate, μια λίστα Later και μια λίστα Trivial. Οι δύο λίστες επείγουσας κατάστασης έρχονται πριν από τις μη επείγουσες λίστες.
Θεωρώ ότι το Trello είναι φοβερό γι 'αυτό. Δημιουργήστε μια πλακέτα για κάθε σφαίρα της ζωής σας (π.χ. προσωπική, επαγγελματική, εκκλησία, χόμπι) και δημιουργήστε αυτές τις τέσσερις λίστες σε κάθε ένα από τα συμβούλια. Ή αν δεν έχετε πολλά πράγματα, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα board για όλες τις εργασίες. Από σένα εξαρτάται. Δεν μου αρέσει το Trello; Εξετάστε αυτά τα εναλλακτικά εργαλεία Kanban Αντίο, Trello! 5 Εναλλακτικά Δωρεάν Εργαλεία Board Kanban Αντίο, Trello! 5 Εναλλακτικά Δωρεάν Εργαλεία Board Kanban Το Trello είναι μια απίστευτη εφαρμογή για τη διαχείριση έργων και την οργάνωση των καθηκόντων σας. Υπάρχουν όμως και άλλες εφαρμογές Kanban που θα μπορούσαν να είναι ιδανικές για τις εργασίες σας. Ας μιλήσουμε για τις καλύτερες εναλλακτικές λύσεις Trello. Διαβάστε περισσότερα .
Μόλις οι λίστες σας είναι έτοιμοι, μπορείτε να ξεκινήσετε την προσθήκη εργασιών:
Ας πούμε ότι είστε παραδοσιακός εργαζόμενος γραφείου που θέλει να χρησιμοποιήσει το Matrix Eisenhower για να γίνει πιο παραγωγικός στην εργασία. Αυτό θα είναι το σενάριο που οδηγεί το υπόλοιπο παράδειγμα, αλλά θα πρέπει να είναι εύκολο να εφαρμοστούν αυτές οι έννοιες διαφορετικά.
Τι είναι στο πιάτο σου για σήμερα; Το πρώτο πράγμα που έρχεται στο μυαλό: το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Ας δημιουργήσουμε μια εργασία για να φθάσουμε στο φάκελο εισερχόμενων μηνυμάτων, το οποίο είναι επείγον (το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο θα πρέπει να αδειάζει καθημερινά) και σημαντικό (μιλάμε για τα μηνύματα που σχετίζονται με την εργασία εδώ):
Σήμερα συμβαίνει να είναι η ημέρα του Pretzel στο γραφείο και εσείς επιθυμείτε ένα δωρεάν pretzel με τα έργα. Αυτό μπορεί να είναι επείγον, αλλά δεν είναι σημαντικό:
Το αφεντικό σας υπενθυμίζει ότι η έκθεση τεκμηρίωσης για το τελευταίο έργο της ομάδας σας πρέπει να πραγματοποιηθεί στις 4 μ.μ., η οποία είναι επείγουσα και σημαντική:
Σας υπενθυμίζει επίσης ότι το αίτημα του προϋπολογισμού της ομάδας σας για το επόμενο έργο σας πρέπει να ολοκληρωθεί την τέταρτη ημέρα της Παρασκευής. Αυτό είναι σημαντικό, αλλά όχι επείγον:
Ο διευθυντής γραφείου έρχεται σε εσάς και λέει ότι τα αναλώσιμα χαρτιού και μελανιού είναι χαμηλά. Πρέπει να δώσετε μια παραγγελία όσο το δυνατόν συντομότερα - αλλά αυτό δεν έχει να κάνει με τους στόχους ή τις αξίες της σταδιοδρομίας σας:
Είναι νωρίς το καλοκαίρι (σε αυτό το σενάριο) και το γραφείο παίρνει πολύ muggy με την υγρή περίοδο. Η παραγωγικότητα του καθενός θα εκτοξευόταν με έναν καλό αφυγραντήρα, για να μην αναφέρουμε όλα τα άλλα οφέλη από τη μείωση της υγρασίας 4 Οφέλη για την υγεία από την παρακολούθηση της θερμοκρασίας και της υγρασίας στο σπίτι 4 Οφέλη για την υγεία από την παρακολούθηση της θερμοκρασίας και της υγρασίας στο σπίτι Γνωρίζατε ότι υπάρχουν οφέλη για την υγεία από τη χρήση έξυπνης προϊόντα στο σπίτι; Σωστά. Μία ή δύο έξυπνες αγορές θα μπορούσαν να βελτιώσουν δραστικά την ποιότητα ζωής σας στο σπίτι. Διαβάστε περισσότερα .
Κάνετε μια σημείωση για να το φέρει αυτό το θέμα, αλλά δεν είναι ούτε επείγον ούτε σημαντικό:
Πάνω και επάνω πηγαίνει. Οι συναντήσεις αναδύονται, ο προγραμματισμός πρέπει να γίνει, θυμάστε τα πράγματα που θέλετε να κάνετε, κλπ. Τελικά, ο πίνακας σας (δηλ. Οι λίστες) θα γεμίσει και το καλύτερο μέρος είναι ότι είναι λιγότερο εκφοβιστικό από μια κύρια λίστα εργασιών:
Κάθε φορά που είστε ελεύθεροι για μια άλλη εργασία, απλά ξεκινήστε από αριστερά και μετακινήστε δεξιά. Θα πρέπει να αντιμετωπίσετε τα πάντα στις λίστες Now και Delegate πριν από τον εαυτό σας για τον εαυτό σας με τους μη επείγοντες καταλόγους.
Αν μπορείτε να μεταβιβάσετε, αντιμετωπίσετε πρώτα τον κατάλογο των Delegate και αφαιρέστε όσο το δυνατόν περισσότερα από αυτά τα καθήκοντα. Στη συνέχεια, περάστε από τη λίστα Now. Μόλις φτάσετε στη λίστα Now, θεωρήστε την ημέρα σας επιτυχημένη. Τώρα μπορείτε να ξεκινήσετε από την λίστα Later ή να τερματίσετε την ημέρα νωρίτερα.
Εάν δεν μπορείτε να μεταβιβάσετε, ξεκινήστε με τη λίστα Now. Εάν περάσετε από τη λίστα Now και έχετε περισσότερο χρόνο, μπορείτε να επιλέξετε: να αντιμετωπίσετε τη λίστα Delegate ως λίστα Now, να ξεκινήσετε από την λίστα Later ή να τερματίσετε την ημέρα νωρίτερα. Στην πράξη, πιθανότατα θα θέλετε να εναλλάσσετε τα καθήκοντα Delegate και Later.
Στο τέλος της ημέρας, περάστε από τη λίστα Delegate και πετάξτε όλα τα καθήκοντα των οποίων έχουν λήξει οι προθεσμίες. Κρατήστε αυτά που μπορείτε ακόμα να κάνετε. Αποθηκεύστε τα για αύριο.
Στην αρχή της επόμενης ημέρας, περάστε από τη λίστα αργότερα και αποφασίστε ποιες εργασίες είναι τώρα επείγουσες. Μετακινήστε τις στη λίστα "Τώρα". Κάντε το ίδιο για τη λίστα Trivial, εκτός από τη μετατόπιση αυτών των εργασιών στη λίστα Delegate. Προσθέστε νέες εργασίες που εμφανίζονται καθ 'όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ξεπλύνετε και επαναλάβετε.
Όταν οι λίστες υποχρεώσεων δεν λειτουργούν για εσάς
Σημειώστε ότι μπορείτε να τροποποιήσετε το Matrix Eisenhower όσο θέλετε. Για παράδειγμα, αντί να το χρησιμοποιήσετε για να καθοδηγήσετε ολόκληρη την ημέρα σας, μπορείτε να ταξινομήσετε το email σας με τη δική του μήτρα Εδώ είναι η πιο αποφασιστική λύση ταξινόμησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρειαστείτε Εδώ είναι η πιο αποφασιστική λύση ταξινόμησης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα χρειαστείτε ποτέ Μια απλή λύση διαλογής θα εξασφαλίσει είστε πάντα πάνω από τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Χρειάζεστε μόνο τέσσερις ετικέτες ή φακέλους για να διαχειριστείτε τα εισερχόμενά σας και να μειώσετε το άγχος σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου Διαβάστε περισσότερα . Η όλη έννοια της επείγουσας ανάγκης / σημασίας μπορεί να αποδειχθεί χρήσιμη σε κάθε είδους περιπτώσεις πέρα από την εργασία και το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο.
Πολλοί άνθρωποι έχουν βρει μεγάλη επιτυχία με το Matrix Eisenhower. Αλλά αν έχετε φτάσει σε αυτό το σημείο και δεν νομίζετε ότι θα βοηθήσει, αυτό είναι εντάξει. Συνεχίστε να αναζητάτε τη μέθοδο που λειτουργεί για εσάς. Όταν το μόνο που λέει και κάνει, η μόνη τεχνική παραγωγικότητας που έχει σημασία Το καλύτερο εργαλείο παραγωγικότητας είναι αυτό που χρησιμοποιείτε στην πραγματικότητα Το καλύτερο εργαλείο παραγωγικότητας είναι αυτό που πραγματικά χρησιμοποιείτε Σε έναν κόσμο που κυνηγάει την παραγωγικότητα, κάθε νέα και λαμπερή εφαρμογή παραγωγικότητας υπόσχεται κάτι νέο. Αλλά χάνουμε κάτι όταν αλλάζουμε πολύ συχνά τις εφαρμογές παραγωγικότητας; Διαβάστε περισσότερα είναι αυτό που πραγματικά χρησιμοποιείτε.
Βρίσκετε χρήσιμο το Matrix Eisenhower; Εάν όχι, ποια τεχνική παραγωγικότητας χρησιμοποιείτε για να παραμείνετε οργανωμένοι και μπροστά; Μοιραστείτε μαζί μας στα παρακάτω σχόλια!
Image Credit: Amy Bull μέσω του Shutterstock.com