Στην ψηφιακή εποχή, ποιος έχει χρόνο για υπογραφές χαρτιού; Ίσως είστε μια μικρή επιχείρηση που θέλει να κρατήσει όλα τα έγγραφά σας ψηφιακά ή έναν ελεύθερο επαγγελματία που αγωνίζεται με την παραγωγικότητα. Όποια και αν είναι η περίπτωση, οι ηλεκτρονικές υπογραφές είναι τόσο ευκολότερες από την παρακολούθηση των αντιγράφων.
Σταματήστε να προσπαθείτε να παρακολουθείτε τα πάντα με το χέρι και αφήστε τις εφαρμογές να κάνουν την εργασία αντ 'αυτού. Γνωρίστε eversign, τη μόνη υπηρεσία που χρειάζεστε για να διαχειριστείτε όλες τις υπογραφές σας.
Ρύθμιση του Eversign
Προχωρήστε στην σελίδα εγγραφής του eversign για να ξεκινήσετε. Εισαγάγετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και έναν κωδικό πρόσβασης, και στη συνέχεια συμπληρώστε μερικές βασικές πληροφορίες όπως το όνομα και τη διεύθυνσή σας. Μετά από αυτό, το eversign θα σας ρωτήσει ποιο σχέδιο θέλετε να δοκιμάσετε, αλλά κάντε κλικ στο κουμπί Παράβλεψη για τώρα για να δοκιμάσετε το δωρεάν σχέδιο πρώτα. Τέλος, ορίστε τη διεύθυνση URL ματαιοδοξίας χρησιμοποιώντας την επιχείρησή σας ή το δικό σας όνομα. Επιβεβαιώστε τη διεύθυνσή σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και έχετε ρυθμίσει όλους.
Ο Πίνακας ελέγχου σας δείχνει όλα όσα πρέπει να γνωρίζετε με μια ματιά. Μπορείτε να δείτε πόσα έγγραφα περιμένουν μια υπογραφή, πόσα στοιχεία έχετε στείλει αυτό το μήνα και τι συνέβη πρόσφατα με το λογαριασμό σας. Είναι καλή ιδέα να αποκτήσετε την υπογραφή σας προτού αρχίσετε να στέλνετε έγγραφα, οπότε κάντε κλικ στο πεδίο Η υπογραφή μου για να ρίξετε μια ματιά.
Θα δείτε ήδη μια προεπιλεγμένη υπογραφή και ένα αρχικό σύνολο. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη νέας στην επάνω δεξιά γωνία για να προσθέσετε μια νέα. Εδώ μπορείτε να επιλέξετε από τρεις επιλογές τόσο για την υπογραφή σας όσο και για τα αρχικά σας. Όποια και αν επιλέξετε, αναγνωρίζετε ότι πρόκειται για νομική εκπροσώπηση της υπογραφής σας:
- Πληκτρολογήστε το όνομά σας και επιλέξτε μια γραμματοσειρά στυλ χειρογράφου για να την εκπροσωπήσετε.
- Σχεδιάστε την υπογραφή σας χρησιμοποιώντας το ποντίκι ή την οθόνη αφής, αν έχετε.
- Ανεβάστε μια φωτογραφία της υπογραφής σας.
Για να ολοκληρώσετε τη ρύθμισή σας, θα πρέπει επίσης να αλλάξετε κάποιες επιλογές, κάνοντας κλικ στο όνομα χρήστη σας στην επάνω αριστερή γωνία του ιστότοπου. Στη συνέχεια, επιλέξτε Ρυθμίσεις χρήστη και μπορείτε να αλλάξετε τις μορφές ημερομηνίας / ώρας και να ορίσετε τη ζώνη ώρας σας. Μπορείτε επίσης να αποφασίσετε αν θέλετε να λαμβάνετε ειδοποιήσεις όταν οι άνθρωποι ανοίγουν έγγραφα και μια ημερήσια περίληψη των εκκρεμών σας εγγράφων.
Δημιουργία και αποστολή εγγράφων
Αφού ολοκληρώσετε την αρχική ρύθμιση, θα θελήσετε να δημιουργήσετε ορισμένα έγγραφα. Το δωρεάν σχέδιο δεν μπορεί να χρησιμοποιήσει πρότυπα, επομένως θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα νέο έγγραφο κάθε φορά. Κάντε κλικ στην επιλογή Έγγραφα στην αριστερή πλαϊνή μπάρα και, στη συνέχεια, Νέο έγγραφο στην επάνω δεξιά γωνία για να προσθέσετε την πρώτη σας.
Η Eversign συνδέεται άψογα με υπηρεσίες όπως το Dropbox, το Google Drive και το Evernote, επιτρέποντάς σας να εισάγετε έγγραφα εάν τα έχετε ήδη έτοιμο. Αν όχι, πληκτρολογήστε τη φόρμα σας στο Microsoft Word ή στις Σελίδες και μεταφορτώστε την εδώ.
Στο επάνω μέρος της οθόνης, επιλέξτε αν αυτό το έγγραφο χρειάζεται υπογραφή από εσάς, εσείς και άλλους ή απλώς άλλους. Στη συνέχεια, εισάγετε το όνομα και τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε μέρους. Μπορείτε να καθορίσετε αν αυτά τα άτομα πρέπει να υπογράψουν ή μόλις λαμβάνουν ένα αντίγραφο για αναφορά. Αν θέλετε, μπορείτε επίσης να επιλέξετε ποια σειρά θα πρέπει να υπογράψουν οι παραλήπτες. Τέλος, για επιπλέον ασφάλεια, μπορείτε να ορίσετε έναν κωδικό PIN, ώστε κανείς να μην μπορεί να το ανοίξει αν δεν γνωρίζει τον κωδικό.
Ορίστε έναν τίτλο και ένα μήνυμα για το έγγραφο και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Προετοιμασία . Στη δεξιά πλευρά, μπορείτε να σύρετε και να αποθέσετε πολλά πεδία για να γεμίσει ο παραλήπτης. Τοποθετήστε χώρους για υπογραφές, ημερομηνία υπογραφής, όνομα εταιρείας και άλλες παρόμοιες επιλογές όπου θέλετε. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στην επιλογή Αποστολή στην επάνω δεξιά γωνία. Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση πρόχειρου και να επιστρέψετε αργότερα σε αυτήν.
Ο παραλήπτης σας θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα του ζητάει να υπογράψει το έγγραφο. Όταν κάνουν κλικ στο κουμπί Εγγραφή τώρα στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορούν να διαβάσουν τη φόρμα και να συμπληρώσουν τις επισημασμένες περιοχές με τις πληροφορίες που ζητήσατε. Κάθε φορά που κάνουν κλικ στο πεδίο που ζητά την υπογραφή τους, μπορούν να επιλέξουν από τις ίδιες επιλογές που περιγράφονται παραπάνω. Όταν τελειώσετε, κάνουν κλικ στο Τέλος και θα λάβετε ειδοποίηση ότι έχουν υπογράψει τη φόρμα. Οι υπογράφοντες μπορούν επίσης να κατεβάσουν ένα PDF ή να το εκτυπώσουν αν τους αρέσουν, μαζί με την απόρριψή τους εάν αρνούνται τη σύμβαση.
Μετά από λίγα λεπτά, η υπογραφή του εγγράφου ολοκληρώνεται. Μπορείτε να ελέγξετε την τελική φόρμα ανά πάσα στιγμή από την καρτέλα " Έγγραφα " και ο υπογράφων θα λάβει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με ένα σύνδεσμο προς το έγγραφο για τα αρχεία του. Οποιοδήποτε από τα μέρη μπορεί να κατεβάσει ένα αντίγραφο PDF, αν χρειαστεί.
Προσθήκη επαφών
Οι πιθανότητες είναι ότι θα στείλετε φόρμες στους ίδιους ανθρώπους πολλές φορές. Για να εξοικονομήσετε χρόνο, μπορείτε να προσθέσετε άτομα ως επαφές, ώστε να μην χρειάζεται να εισάγετε τις πληροφορίες τους κάθε φορά. Κάντε κλικ στην καρτέλα Επαφές στα αριστερά για να προσθέσετε μια νέα. Αν έχετε ήδη στείλει ορισμένες φόρμες, θα δείτε ότι έχουν προστεθεί αυτόματα εδώ. Πατήστε το κουμπί Νέα επαφή στην επάνω δεξιά γωνία για να δημιουργήσετε ένα.
Οι πληροφορίες που εισάγετε εδώ είναι απλές. Μόνο ένα όνομα και η διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι υποχρεωτικά, αλλά μπορείτε να συμπληρώσετε τη διεύθυνση του πελάτη, τον αριθμό τηλεφώνου, το όνομα της εταιρείας και τις σημειώσεις, αν χρειαστεί. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση όταν τελειώσετε για να τα προσθέσετε στο βιβλίο διευθύνσεών σας.
Από την κύρια καρτέλα " Επαφές ", μπορείτε να αρχειοθετήσετε πελάτες που δεν χρειάζεστε πια. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε γρήγορα μια νέα φόρμα για έναν πελάτη ή να δείτε όλα τα έγγραφα που έχετε στείλει στο παρελθόν.
Επιχειρηματικές ρυθμίσεις
Κάντε κλικ στην καρτέλα Επιχειρηματικές ρυθμίσεις στην αριστερή πλαϊνή μπάρα για να προσαρμόσετε ορισμένες προεπιλεγμένες επιλογές.
- Στο πλαίσιο Γενικών ρυθμίσεων, μπορείτε να απενεργοποιήσετε την απαίτηση ότι όλοι οι υπογράφοντες πρέπει να υπογράψουν για να ολοκληρώσουν ένα έγγραφο. Μπορείτε επίσης να αλλάξετε την προεπιλεγμένη καρτέλα στη σελίδα του εγγράφου και να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις ώρας.
- Οι προτιμήσεις υπογραφής περιέχουν επιλογές, όπως η παρεμπόδιση των υπογραφόντων να βλέπουν συνημμένα που προστέθηκαν από άλλους υπογράφοντες. Μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε τις αναληφθείσες ή μεταφορτωμένες υπογραφές αν προτιμάτε τους πελάτες να τις πληκτρολογούν. Αυτή η καρτέλα σας επιτρέπει επίσης να ζητήσετε από τους υπογράφοντες να προσθέσουν ένα λόγο όταν αρνούνται να υπογράψουν μια φόρμα. Εάν έχετε μια μοναδική επιχειρηματική ανησυχία, μπορείτε να προσθέσετε μια προσαρμοσμένη αποποίηση ευθυνών που θα δουν οι υπογράφοντες πριν αποκτήσουν πρόσβαση στα έγγραφα που τα στέλνετε.
- Οι Προτιμήσεις παράδοσης σάς δίνουν τη δυνατότητα να αλλάξετε αν η eversign στέλνει αντίγραφα PDF στους υπογράφοντες και αν θέλετε ειδοποιήσεις όταν τα έγγραφα ανοίγουν για πρώτη φορά.
- Στην ένδειξη Λήξη και υπενθύμιση, μπορείτε να τροποποιήσετε πόσο χρόνο παραμένουν τα έγγραφα πριν από τη λήξη τους και πόσο χρόνο οι παραλήπτες πρέπει να υπογράψουν τα έγγραφά τους. Εάν θέλετε, μπορείτε επίσης να αλλάξετε τις ρυθμίσεις αυτόματης υπενθύμισης που στέλνει η eversign.
- Η επωνυμία σάς επιτρέπει να ορίσετε το λογότυπο του εικονιδίου επιχείρησης και να αλλάξετε χρώματα στην εφαρμογή.
Αμειβόμενες λειτουργίες
Το δωρεάν σχέδιο σας περιορίζει σε πέντε έγγραφα ανά μήνα και δεν σας αφήνει να δημιουργήσετε πρότυπα. Επίσης, αποτρέπει την προσθήκη οποιουδήποτε μέλους της ομάδας που μπορεί επίσης να εργάζεται στο λογαριασμό σας. Εάν χρειάζεστε περισσότερα από την εξημέρωση, ελέγξτε τα αμειβόμενα σχέδια. Το βασικό σχέδιο $ 9.99 / μήνα σας επιτρέπει να στείλετε απεριόριστα έγγραφα, να δημιουργήσετε τρία πρότυπα, να προσθέσετε προηγμένες ενοποιήσεις και να λάβετε ειδική υποστήριξη όταν αντιμετωπίζετε κάποιο πρόβλημα.
Εάν είστε προγραμματιστής, μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο API του eversign για να αυτοματοποιήσετε την υπηρεσία. Θα χρειαστεί να εγγραφείτε για έναν πληρωμένο λογαριασμό για να χρησιμοποιήσετε περισσότερες από τρεις αιτήσεις API ανά μήνα.
Η λύση Total eSignature
Έχουμε πάρει μια περιοδεία της eversign και διαπίστωσε ότι είναι ένα προσαρμόσιμο αλλά εύκολο στη χρήση εργαλείο. Σε λίγα λεπτά, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν λογαριασμό, να ανεβάσετε ένα έγγραφο και να το στείλετε στους πελάτες σας. Εσείς και οι υπογράφοντες έχετε πρόσβαση σε έγγραφα από οποιονδήποτε υπολογιστή ή smartphone. Τα ηλεκτρονικά του σήματα είναι νομικά δεσμευτικά και εκτελεστά σε δικαστήρια των Ηνωμένων Πολιτειών και της Ευρώπης. Και όλα προστατεύονται με τις ρυθμίσεις ασφαλείας που ισχύουν για τη βιομηχανία.
Αν είστε ελεύθερος επαγγελματίας που στέλνει μόνο μερικές φόρμες το μήνα, μπορείτε να πάρετε δωρεάν όλα τα σημαντικά χαρακτηριστικά του Eversign και τα προπληρωμένα σχέδια είναι προσιτά. Είναι ο ευκολότερος τρόπος για να αντιμετωπίσετε την ταλαιπωρία των υπογραφών και να ξεχάσετε όλα τα χαρτιά και θα το συνιστούσαμε σε όποιον ψάχνει για ένα ισχυρό εργαλείο για αυτή τη δουλειά που είναι επίσης ωραία.
Έχετε δοκιμάσει τον εβραϊκό; Ενημερώστε μας τι σκέφτεστε στα σχόλια!