Τα Έγγραφα Google είναι το στοιχείο επεξεργασίας κειμένου της online σουίτας γραφείου της Google. Είναι μια δωρεάν εναλλακτική λύση στο Microsoft Word. Έχει επίσης περισσότερα χαρακτηριστικά από ό, τι μπορεί να συνειδητοποιήσετε.
Σε αυτό το άρθρο, θα απαντήσουμε στις πιο συνήθεις ερωτήσεις σχετικά με τα Έγγραφα Google.
Τι είναι τα Έγγραφα Google;
Τα Έγγραφα Google είναι ο επεξεργαστής κειμένου που βασίζεται στον browser. Μπορείτε να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε έγγραφα online και να έχετε πρόσβαση σε αυτά από οποιονδήποτε υπολογιστή με σύνδεση στο διαδίκτυο.
Αυτό που θέτει τα Έγγραφα Google εκτός από τον κύριο ανταγωνιστή της επιφάνειας εργασίας, το Microsoft Word, είναι τα συνεργατικά χαρακτηριστικά του. Τα Έγγραφα Google ήταν ένας από τους πρώτους επεξεργαστές κειμένου που προσφέρουν κοινή επεξεργασία ηλεκτρονικών εγγράφων.
Η Google έχει καταστήσει απίστευτα εύκολη την κοινή χρήση εγγράφων μεταξύ των πλατφορμών και την εργασία τους μαζί σε πραγματικό χρόνο από ένα παράθυρο του προγράμματος περιήγησης. Οι συνεργάτες σας δεν χρειάζονται καν έναν λογαριασμό Google για να προβάλλουν ή να επεξεργάζονται έγγραφα Google που μοιράζεστε μαζί τους.
Πώς να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα Έγγραφα Google ακριβώς όπως θα χρησιμοποιούσατε έγγραφα του Word. Δημιουργήστε νέα έγγραφα, χρησιμοποιήστε πρότυπα Google Docs, μοιραστείτε έγγραφα με την ομάδα σας και συνεργαστείτε σε πραγματικό χρόνο. Θα σας δείξουμε τα βασικά στοιχεία εδώ.
Πώς να δημιουργήσετε ένα Έγγραφο Google
Για να δημιουργήσετε ένα νέο Google Doc, πηγαίνετε πρώτα στο docs.google.com και συνδεθείτε με το Λογαριασμό σας Google. Μόλις είστε στην αρχική σελίδα των Εγγράφων Google, μπορείτε να δημιουργήσετε ένα κενό νέο έγγραφο ή να επιλέξετε ένα πρότυπο. Από ένα υπάρχον Έγγραφο Google μπορείτε επίσης να μεταβείτε στο Αρχείο> Νέο> Έγγραφο ή Αρχείο> Νέο> Από πρότυπο για να κάνετε το ίδιο.
Πώς να αποθηκεύσετε ένα Έγγραφο Google
Δεν θα πρέπει ποτέ να θυμηθείτε να αποθηκεύσετε ένα έγγραφο Google επειδή η Google αποθηκεύει αυτόματα τα έγγραφά σας στο Google Drive σας, το στοιχείο ηλεκτρονικής αποθήκευσης Ο Οδηγός Μόνο Google Drive Θα χρειαστεί ποτέ να διαβάσετε τον Οδηγό μοναδικού Google Drive που θα χρειαστεί να διαβάσετε Το Google Drive είναι ο τέλειος συνδυασμός εργαλείων ηλεκτρονικής αποθήκευσης αρχείων και διαχείρισης εγγράφων. Εξηγούμε πώς να χρησιμοποιείτε το Google Drive online και offline, από μόνοι σας και σε συνεργασία με άλλους. Διαβάστε περισσότερα για την online σουίτα γραφείου της Google. Ως εκ τούτου, δεν θα βρείτε ένα κουμπί Αποθήκευση.
Πώς να κατεβάσετε τα Έγγραφα Google
Η Google αποθηκεύει τα έγγραφά σας στο Google Drive. Για να μεταφορτώσετε ένα Έγγραφο Google στον υπολογιστή σας, μεταβείτε στην επιλογή Αρχείο> Λήψη ως και επιλέξτε τη μορφή αρχείου που επιθυμείτε.
Πώς να στείλετε ένα Έγγραφο μέσω Google
Αν θέλετε να κάνετε λήψη του εγγράφου επειδή θέλετε να το στείλετε με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να το κάνετε απευθείας από το έγγραφο. Μεταβείτε στο Αρχείο> Email ως συνημμένο, επιλέξτε τη μορφή αρχείου που θέλετε να επισυνάψετε και συμπληρώστε τις τυπικές λεπτομέρειες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Πώς να μοιραστείτε ένα Έγγραφο Google
Αντί να στέλνετε μήνυμα σε ένα έγγραφο, συνιστούμε να το μοιραστείτε. Αυτό συμβαίνει επειδή η κοινή χρήση επιτρέπει σε όλους να δουν και να δουλέψουν στην ίδια έκδοση του εγγράφου. Με αυτόν τον τρόπο αποφεύγετε τη δημιουργία αντίφωνων αντιγράφων ή την αναπαραγωγή της εργασίας σας. Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, ο παραλήπτης δεν χρειάζεται λογαριασμό Google για προβολή ή επεξεργασία του εγγράφου.
Για να μοιραστείτε ένα Έγγραφο Google μέσα στο έγγραφο, κάντε κλικ στο κουμπί " Κοινή χρήση " στην επάνω δεξιά γωνία. Τώρα έχετε πολλές επιλογές:
- Κάντε κλικ στο σύνδεσμο Λήψη κοινής χρήσης στην επάνω δεξιά γωνία. Ο σύνδεσμος θα αντιγραφεί στο πρόχειρο σας. και δίπλα στο Anyone με το σύνδεσμο, προσαρμόστε το επίπεδο πρόσβασης από την προεπιλεγμένη προβολή που μπορεί να επεξεργαστεί ή να σχολιάσει . Εάν κάνετε αλλαγές, κάντε κλικ στην επιλογή Αντιγραφή συνδέσμου για να ανανεώσετε το αντίγραφο στο πρόχειρο σας. Μέσα στο ίδιο μενού μπορείτε επίσης να απενεργοποιήσετε την επιλογή κοινής χρήσης συνδέσμων, πράγμα που σημαίνει ότι μόνο συγκεκριμένα άτομα μπορούν να έχουν πρόσβαση στο έγγραφο.
- Εισαγάγετε τα ονόματα ή τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (e-mail) των επιθυμητών παραληπτών. Σημειώστε ότι το προεπιλεγμένο επίπεδο πρόσβασης με αυτή τη μέθοδο μπορεί να επεξεργαστεί . Κάντε κλικ στο εικονίδιο με το στυλό στα δεξιά για να αλλάξετε αυτήν την επιλογή, για να μπορείτε να προβάλετε ή να σχολιάσετε .
- Κάντε κλικ στο κουμπί Για προχωρημένους στο κάτω δεξί μέρος για να μοιραστείτε απευθείας με το Gmail, το Google Plus, το Facebook ή το Twitter για να ελέγξετε την κοινή χρήση συνδέσμων, να προσκαλέσετε άτομα και να ελέγξετε τις ρυθμίσεις του κατόχου, όπως να εμποδίσετε τους συναδέλφους να αλλάζουν πρόσβαση και να προσθέτουν νέα άτομα .
Αν θέλετε να μοιραστείτε ένα αντίγραφο των Συμβουλών σας Google 10 για τη Διαχείριση των Κοινόχρηστα αρχείων στο Google Drive 10 Συμβουλές για τη διαχείριση των Κοινόχρηστα αρχεία στο Google Drive Πάρτε το Google Drive πέρα από ένα σύστημα αποθήκευσης αρχείων με τις πολλές συμβουλές και κόλπα που προσφέρει σε πραγματικό χρόνο συνεργασία. Ακολουθούν δέκα συμβουλές για τη διαχείριση των αρχείων σας στο Google Drive. Διαβάστε περισσότερα με πολλούς συνεργάτες, επειδή δεν θέλετε να κάνουν αλλαγές στο αρχικό έγγραφο, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε αυτό το τέχνασμα "Δημιουργία αντιγράφου" Χρησιμοποιήστε το τέχνασμα "Δημιουργία αντιγραφής" κατά την κοινή χρήση των εγγράφων του Google Drive Χρησιμοποιήστε αυτό το "Κάντε ένα αντίγραφο "Trick Όταν μοιράζεστε έγγραφα Google Drive Αν θέλετε οι συνεργάτες να δημιουργούν αυτόματα αντίγραφα των εγγράφων της Google όταν λαμβάνουν συνδέσεις κοινής χρήσης, εδώ είναι ένα γρήγορο τέχνασμα που μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτή τη στιγμή. Διαβάστε περισσότερα για να εξοικονομήσετε κάποια δουλειά.
Πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στα Έγγραφα Google
Όταν κάνετε συχνές αλλαγές στα Έγγραφα Google ή αφού τα μοιραστείτε με άλλους, θα θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές.
Ιστορικό εκδόσεων
Τα Έγγραφα Google το κάνουν αυτόματα παρακολουθώντας το ιστορικό εκδόσεων του εγγράφου σας. Μεταβείτε στο Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων> Δείτε το ιστορικό εκδόσεων για να αναπτύξετε ένα μενού που περιλαμβάνει όλες τις αλλαγές που παρακολούθησε το Google για το έγγραφό σας. Θα δείτε πότε πραγματοποιήθηκαν οι αλλαγές, ποιος τους έκανε, και όλοι τους επισημαίνονται στο έγγραφο.
Μπορείτε ακόμη και να ονομάσετε την τρέχουσα έκδοση για να επαναφέρετε εύκολα τις αλλαγές που έγιναν στη συνέχεια. Μεταβείτε στο Αρχείο> Ιστορικό εκδόσεων> Ονομασία τρέχουσας έκδοσης, πληκτρολογήστε ένα όνομα και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση . Εναλλακτικά, μεταβείτε στο μενού ιστορικού εκδόσεων και κάντε κλικ στην ημερομηνία ή το όνομα μιας έκδοσης για να το μετονομάσετε. Στο μενού ιστορικού εκδόσεων, μπορείτε στη συνέχεια να ενεργοποιήσετε μια ρύθμιση που θα εμφανίζει μόνο ονομαστικές εκδόσεις (δείτε την παραπάνω εικόνα).
Το ιστορικό εκδόσεων είναι η βασική μορφή παρακολούθησης αλλαγών. Μπορείτε να επαναφέρετε τις εκδόσεις ενός εγγράφου επιλέγοντάς το και κάνοντας κλικ στο κουμπί Επαναφορά αυτής της έκδοσης . Αυτό που δεν μπορείτε να κάνετε είναι να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε μεμονωμένες αλλαγές σε κάθε έκδοση. Αν αυτή είναι η λειτουργικότητα που επιθυμείτε, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια διαφορετική λειτουργία: τρόπους.
Λειτουργία προτάσεων
Τα Έγγραφα Google υποστηρίζουν τρεις διαφορετικές λειτουργίες: Επεξεργασία, Προβολή και Προβολή . Η επεξεργασία είναι η προεπιλεγμένη λειτουργία. Για να μεταβείτε σε διαφορετική λειτουργία, μεταβείτε στην προβολή> Λειτουργία ή κάντε κλικ στο εικονίδιο με το στυλό στην άκρη δεξιά του μενού εργαλείων. Για να ελέγξετε μεμονωμένες αλλαγές, χρησιμοποιήστε τη λειτουργία υποβολής προτάσεων .
Όταν κάνετε αλλαγές στη λειτουργία Προτεινόμενη, θα δείτε ένα σχόλιο στη δεξιά πλευρά του εγγράφου, με την επιλογή αποδοχής ή απόρριψης της πρότασης. Μπορείτε επίσης να γράψετε μια απάντηση για να συζητήσετε κάθε αλλαγή. Όλες οι αλλαγές που έγιναν σε αυτόν τον τρόπο παρακολουθούνται μεμονωμένα στην αντίστοιχη έκδοση του εγγράφου στο ιστορικό εκδόσεων. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε την επιλογή να ελέγξετε και να επαναφέρετε τις απορριφθείσες αλλαγές, αν και θα πρέπει να επαναφέρετε αυτήν την έκδοση του εγγράφου, πράγμα που σημαίνει ότι θα χάνατε όλες τις ακόλουθες αλλαγές.
Συμβουλή: Για να αναγκάσετε τους συνεργάτες σας να χρησιμοποιήσουν τη λειτουργία Προτάσεις, ορίστε την πρόσβασή τους για να σχολιάσουν κατά την κοινή χρήση του εγγράφου.
Πώς να εκτυπώσετε από τα Έγγραφα Google
Η εκτύπωση από τα Έγγραφα Google λειτουργεί ακριβώς όπως την εκτύπωση οποιουδήποτε άλλου εγγράφου στον υπολογιστή σας. Για να εκτυπώσετε ένα έγγραφο Google, ανοίξτε το έγγραφο και, στη συνέχεια, μεταβείτε στο Αρχείο> Εκτύπωση ή πατήστε τη συντόμευση πληκτρολογίου Ctrl + P ή κάντε κλικ στο εικονίδιο εκτύπωσης στο μενού εργαλείων.
Κάθε μία από αυτές τις ενέργειες θα ανοίξει το μενού εκτύπωσης. Από εδώ, επιλέξτε τον εκτυπωτή και τις ρυθμίσεις και εκτυπώστε όπως θα κάνατε κανονικά.
Πώς να επεξεργαστείτε τα Έγγραφα Google εκτός σύνδεσης
Για να επεξεργαστείτε τα Έγγραφα Google εκτός σύνδεσης, πρέπει να πληρούνται ορισμένες βασικές προϋποθέσεις. Πρώτον, πρέπει να είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο κατά τη διάρκεια της ρύθμισης της σύνδεσης χωρίς σύνδεση. Επίσης, πρέπει να χρησιμοποιείτε το Google Chrome έξω από την κατάσταση ανώνυμης περιήγησης, να εγκαταστήσετε και να ενεργοποιήσετε την επέκταση του Chrome για τα Έγγραφα χωρίς σύνδεση Google και να έχετε αρκετό ελεύθερο χώρο αποθήκευσης για να αποθηκεύσετε τα αρχεία σας.
Μόλις τελειώσετε, κατευθυνθείτε στο docs.google.com, κάντε κλικ στο μενού χάμπουργκερ στην επάνω δεξιά γωνία, μεταβείτε στις Ρυθμίσεις και βεβαιωθείτε ότι ο ρυθμιστής δίπλα στο στοιχείο Εκτός σύνδεσης είναι στη θέση " Ενεργοποίηση" (δείτε το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης).
Τώρα, κάθε έγγραφο στο οποίο αρχίζετε να εργάζεστε θα είναι επίσης διαθέσιμος εκτός σύνδεσης στον υπολογιστή σας. τουλάχιστον προσωρινά. Το εικονίδιο φλας δίπλα στο όνομα του εγγράφου υποδηλώνει ότι είστε εκτός σύνδεσης. Οποιεσδήποτε αλλαγές πραγματοποιείτε θα συγχρονιστούν μόλις συνδεθείτε ξανά στο διαδίκτυο.
Με την επέκταση του Google Docs Offline, μπορείτε να ελέγξετε τη λίστα όλων των εγγράφων σας στο docs.google.com, ακόμη και όταν είστε εκτός σύνδεσης. Όλα τα έγγραφα που είναι μόνιμα διαθέσιμα εκτός σύνδεσης θα φέρουν ένα εικονίδιο επιλογής. Κάντε κλικ στο μενού τριών σημείων για να ελέγξετε την επιλογή Διαθέσιμο εκτός σύνδεσης .
Η επέκταση των Εγγράφων Google εκτός σύνδεσης θα αποθηκεύει προσωρινά όλα τα έγγραφα που ανοίγετε. Σε περίπτωση που χάσετε τη σύνδεσή σας στο διαδίκτυο, θα έχετε πρόσβαση ακόμη και σε εκείνα τα έγγραφα που δεν είναι άμεσα διαθέσιμα εκτός σύνδεσης. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να διαθέσετε οριστικά το έγγραφο εκτός σύνδεσης, ακόμα κι αν δεν είστε συνδεδεμένοι στο διαδίκτυο. Εν τω μεταξύ, τα έγγραφα που δεν είναι προσωρινά αποθηκευμένα και δεν είναι διαθέσιμα εκτός σύνδεσης θα εμφανιστούν σιωπηρά.
Για να δημιουργήσετε αντίγραφα ασφαλείας και να συγχρονίσετε αρχεία Εγγράφων Google στον υπολογιστή ή στο κινητό σας, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το εργαλείο Δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας και συγχρονισμού του Google Drive.
Έγγραφα Google, τώρα υπό τον έλεγχό σας
Τώρα γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία του τρόπου χρήσης των Εγγράφων Google. Ώρα για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τα χαρακτηριστικά της που σχετίζονται με επιχειρηματικά έγγραφα, δοκιμάστε την φωνητική πληκτρολόγηση στα Έγγραφα Google, μάθετε πώς μπορείτε να προσθέσετε κινούμενα GIF στα έγγραφά σας και τις διαφάνειες σας ή ανακαλύψτε περισσότερα κόλπα των Εγγράφων Google 10 Συμβουλές Google Docs που λαμβάνουν δευτερόλεπτα και σας εξοικονομούν χρόνο 10 Συμβουλές για Έγγραφα Google που παίρνουν δευτερόλεπτα και σας εξοικονομούν χρόνο Όταν βυθίζετε τα βάθη της μονάδας δίσκου, η σωστή λειτουργία μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε έγγραφα με επαγγελματική εμφάνιση. Οι συμβουλές ταχύτητας θα σας βοηθήσουν να το κάνετε αυτό πολύ πιο γρήγορα. Διαβάστε περισσότερα .